Alquiler de bicicletas urbanas: cómo gestionar tu flota tras el verano con tecnología

Índice

Por qué el alquiler de bicicletas tiene la operativa más intensa del sector
Alquiler de bicicletas urbanas gestión flota: las funciones que no pueden faltar
Comparativa: gestión de alquiler de bicicletas sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre gestión de flota de alquiler de bicicletas urbanas
Conclusión: la flota de alquiler de bicicletas urbanas bien gestionada es la que llega a septiembre con datos para decidir, no con sensaciones

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">El alquiler de bicicletas urbanas es uno de los negocios de alquiler con mayor volumen de contratos por unidad de tiempo: una flota de cincuenta bicicletas en una ciudad tur&iacute;stica puede generar m&aacute;s de doscientos contratos diarios en pleno agosto, cada uno con su reserva, su contrato, su cobro y su devoluci&oacute;n. Gestionar ese volumen con hojas de c&aacute;lculo y apuntes manuales es viable durante los primeros contratos del d&iacute;a; cuando llegan los primeros conflictos &mdash; dos clientes que dicen haber reservado la misma bicicleta, una devoluci&oacute;n con da&ntilde;o cuyo estado no est&aacute; documentado, una factura emitida con el importe incorrecto &mdash; el sistema manual empieza a fallar sistem&aacute;ticamente. El alquiler de bicicletas bien gestionado tras el verano &mdash; cuando hay que cerrar la temporada, inventariar el estado real de la flota y preparar el a&ntilde;o siguiente &mdash; requiere exactamente el mismo sistema que lo habr&iacute;a hecho m&aacute;s f&aacute;cil durante todo el verano.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler de bicicletas urbanas, el final del verano es el momento de hacer el balance de la temporada y de tomar las decisiones que condicionan la siguiente: qu&eacute; bicicletas han sufrido da&ntilde;os que reducen su vida &uacute;til, qu&eacute; tarifas han funcionado mejor, cu&aacute;ntos contratos han generado incidencias y por qu&eacute; raz&oacute;n. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, plataforma ERP especializada en empresas de alquiler, todos esos datos est&aacute;n disponibles autom&aacute;ticamente desde el historial de operaciones del sistema &mdash; sin reconstruirlos manualmente &mdash;, y el proceso de cierre de temporada y preparaci&oacute;n de la siguiente es una revisi&oacute;n de panel, no un trabajo de archivo. El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11722"> Real Decreto Legislativo 6/2015, Ley de Tr&aacute;fico</a>, regula los requisitos de circulaci&oacute;n de bicicletas que deben reflejarse en el contrato de alquiler.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; el alquiler de bicicletas tiene la operativa m&aacute;s intensa del sector</h2>
<h3 dir="ltr">Las tres caracter&iacute;sticas que hacen especialmente exigente la gesti&oacute;n del alquiler de bicicletas</h3>
<h4 dir="ltr">Caracter&iacute;stica 1: el volumen de contratos por activo es el m&aacute;s alto del sector</h4>
<p dir="ltr">Una excavadora puede tener cuatro o cinco contratos al a&ntilde;o. Una caravana puede tener quince o veinte en la temporada. Una bicicleta de alquiler urbano puede tener trescientos o cuatrocientos contratos en una sola temporada &mdash; uno o dos al d&iacute;a durante los meses de alta demanda. Esa frecuencia de rotaci&oacute;n hace que cada error en el proceso &mdash; la bicicleta que sale sin contrato firmado, la devoluci&oacute;n que no queda registrada, el cobro que no coincide con la tarifa del per&iacute;odo &mdash; se multiplique por el n&uacute;mero de contratos del d&iacute;a.</p>
<h4 dir="ltr">Caracter&iacute;stica 2: los contratos son cortos y el margen de error es m&iacute;nimo</h4>
<p dir="ltr">Un contrato de alquiler de bicicletas puede durar dos horas, medio d&iacute;a o un d&iacute;a. En ese tiempo, el cliente recibe la bicicleta, la usa y la devuelve &mdash; y la bicicleta debe estar disponible para el siguiente cliente. Si el proceso de check-in y check-out no es &aacute;gil, se forman colas, los clientes se impacientan y la experiencia de servicio se deteriora. Si la devoluci&oacute;n no est&aacute; correctamente documentada, los da&ntilde;os de un cliente pueden cargarse al siguiente.</p>
<h4 dir="ltr">Caracter&iacute;stica 3: los da&ntilde;os son frecuentes y dif&iacute;ciles de imputar sin documentaci&oacute;n</h4>
<p dir="ltr">Las bicicletas de alquiler sufren da&ntilde;os con una frecuencia mucho mayor que otros activos: pinchazos, ara&ntilde;azos, frenos desajustados, luces rotas. Sin un registro fotogr&aacute;fico del estado en la entrega y en la devoluci&oacute;n para cada contrato, es pr&aacute;cticamente imposible imputar correctamente cada da&ntilde;o al cliente que lo caus&oacute;. El resultado habitual de la gesti&oacute;n sin documentaci&oacute;n sistem&aacute;tica es que la empresa asume los costes de los da&ntilde;os que deber&iacute;a haber cargado a los clientes responsables.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Alquiler de bicicletas urbanas gesti&oacute;n flota: las funciones que no pueden faltar</h2>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 1: inventario de flota en tiempo real con estado de cada bicicleta</h3>
<h4 dir="ltr">El panel que muestra qu&eacute; bicicletas est&aacute;n disponibles, en alquiler o en revisi&oacute;n</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el panel de inventario de la flota de alquiler de bicicletas muestra en tiempo real el estado de cada unidad: cu&aacute;les est&aacute;n disponibles para alquilar, cu&aacute;les est&aacute;n actualmente en alquiler con su hora estimada de devoluci&oacute;n, y cu&aacute;les est&aacute;n en estado "no disponible" porque han sido devueltas con alguna incidencia que hay que resolver antes de volver a alquilarlas.</p>
<p dir="ltr">Ese panel, que en el alquiler de bicicletas sin sistema integrado se gestiona con pizarras f&iacute;sicas o con hojas de papel que se quedan desactualizadas en cuanto hay cualquier cambio, est&aacute; actualizado en elgestionador.com autom&aacute;ticamente con cada operaci&oacute;n registrada.</p>
<h4 dir="ltr">La identificaci&oacute;n &uacute;nica de cada bicicleta para el seguimiento individual</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cada bicicleta tiene su ficha propia con un identificador &uacute;nico &mdash; el n&uacute;mero de cuadro, el c&oacute;digo interno de la empresa o cualquier otro identificador que la empresa use &mdash;, su fotograf&iacute;a de referencia y su historial completo de contratos e incidencias. Ese seguimiento individual permite detectar cu&aacute;les son las bicicletas con mayor tasa de incidencias &mdash; posiblemente las m&aacute;s antiguas o las de peor calidad &mdash;, cu&aacute;les son las m&aacute;s solicitadas y cu&aacute;les llevan m&aacute;s tiempo sin alquilarse.</p>
<h4 dir="ltr">Las alertas de bicicletas en estado no disponible m&aacute;s all&aacute; de cierto tiempo</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, se puede configurar una alerta autom&aacute;tica cuando una bicicleta lleva m&aacute;s de un tiempo configurable en estado "no disponible" &mdash; porque fue devuelta con una incidencia que nadie ha resuelto todav&iacute;a. Esa alerta evita que las bicicletas se queden bloqueadas en el inventario sin que nadie se encargue de ponerlas en condiciones para volver al servicio.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 2: proceso de check-in y check-out &aacute;gil desde el m&oacute;vil</h3>
<h4 dir="ltr">El contrato digital que el cliente firma en el punto de recogida</h4>
<p dir="ltr">En el alquiler de bicicletas, el proceso de check-in debe ser r&aacute;pido &mdash; el cliente que llega con ganas de salir a pedalear no quiere esperar diez minutos mientras alguien rellena un formulario en papel. En elgestionador.com, el contrato de alquiler se genera en segundos desde el cat&aacute;logo: se selecciona la bicicleta, la tarifa, el per&iacute;odo y los datos del cliente &mdash; o se recuperan de su perfil si ya ha alquilado anteriormente &mdash; y el cliente firma digitalmente desde el propio dispositivo de la tienda o desde su m&oacute;vil.</p>
<p dir="ltr">Ese proceso, que en el alquiler de bicicletas convencional requiere rellenar un formulario f&iacute;sico en papel, firmarlo y archivarlo, se completa en menos de dos minutos con elgestionador.com, con el contrato almacenado digitalmente y vinculado a la bicicleta espec&iacute;fica.</p>
<h4 dir="ltr">La fotograf&iacute;a del estado de la bicicleta en la entrega como protecci&oacute;n ante da&ntilde;os</h4>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11722"> RDL 6/2015, Ley de Tr&aacute;fico</a>, establece las responsabilidades del conductor de la bicicleta &mdash; en este caso el cliente &mdash; por los da&ntilde;os que produzca durante el uso. Para que la empresa pueda hacer valer esas responsabilidades cuando el cliente devuelve la bicicleta con da&ntilde;os, necesita evidencia de que esos da&ntilde;os no exist&iacute;an en el momento de la entrega.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, la fotograf&iacute;a del estado de la bicicleta en la entrega &mdash; tomada desde el m&oacute;vil del empleado en el mostrador en menos de treinta segundos &mdash; se vincula autom&aacute;ticamente al contrato con marca temporal. Cuando el cliente devuelve la bicicleta, la comparaci&oacute;n con esa fotograf&iacute;a es objetiva e instant&aacute;nea.</p>
<h4 dir="ltr">El check-out expr&eacute;s que cierra el contrato y libera la bicicleta al inventario</h4>
<p dir="ltr">Cuando el cliente devuelve la bicicleta, el proceso de check-out en elgestionador.com es igualmente &aacute;gil: el empleado escanea el c&oacute;digo de la bicicleta o la selecciona en el panel, confirma el estado de devoluci&oacute;n con una fotograf&iacute;a si hay algo que documentar, y cierra el contrato. En ese momento, la bicicleta vuelve autom&aacute;ticamente al inventario disponible &mdash; o pasa a estado "no disponible" si el empleado ha registrado alguna incidencia &mdash; y la factura de liquidaci&oacute;n se genera autom&aacute;ticamente si la tarifa era por tiempo de uso real.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 3: gesti&oacute;n de tarifas variables seg&uacute;n duraci&oacute;n y tipo de cliente</h3>
<h4 dir="ltr">La estructura de tarifas del alquiler de bicicletas urbanas</h4>
<p dir="ltr">El alquiler de bicicletas urbanas tiene habitualmente una estructura de tarifas diferenciada seg&uacute;n la duraci&oacute;n del alquiler: tarifa por horas, tarifa por medio d&iacute;a, tarifa por d&iacute;a completo y tarifa por semana. En elgestionador.com, esa estructura de tarifas est&aacute; configurada por tipo de activo y el sistema aplica autom&aacute;ticamente la tarifa correcta seg&uacute;n el per&iacute;odo de uso registrado.</p>
<p dir="ltr">Para las empresas de alquiler de bicicletas que tienen tarifas diferenciadas para clientes turistas vs. residentes, para clientes que traen acreditaci&oacute;n de hotel, o para grupos &mdash; habitualmente con un descuento sobre la tarifa individual &mdash;, esas tarifas tambi&eacute;n pueden configurarse como categor&iacute;as separadas en elgestionador.com.</p>
<h4 dir="ltr">El cargo autom&aacute;tico por extensi&oacute;n de tiempo no comunicada</h4>
<p dir="ltr">Una de las incidencias m&aacute;s habituales en el alquiler de bicicletas es el cliente que reserva por dos horas y devuelve por cuatro &mdash; sin haber comunicado la extensi&oacute;n. En elgestionador.com, cuando el cliente supera el tiempo contratado, el sistema puede generar autom&aacute;ticamente el cargo adicional seg&uacute;n la tarifa de extensi&oacute;n configurada, aplic&aacute;ndolo a la factura de liquidaci&oacute;n sin que el empleado tenga que calcularlo manualmente.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 4: cierre de temporada con an&aacute;lisis completo de la flota</h3>
<h4 dir="ltr">El informe de rendimiento por bicicleta al cierre de temporada</h4>
<p dir="ltr">Al final del verano, elgestionador.com puede generar un informe de rendimiento de cada bicicleta de la flota: cu&aacute;ntos contratos ha tenido, cu&aacute;ntos d&iacute;as ha estado alquilada, cu&aacute;nta facturaci&oacute;n ha generado, cu&aacute;ntas incidencias ha acumulado. Ese informe, disponible autom&aacute;ticamente desde el historial de operaciones del sistema, es la base de las decisiones de renovaci&oacute;n de flota para la siguiente temporada.</p>
<h4 dir="ltr">La identificaci&oacute;n de bicicletas candidatas a retirada o renovaci&oacute;n</h4>
<p dir="ltr">Con el informe de rendimiento, el propietario puede identificar con datos precisos qu&eacute; bicicletas han acumulado un nivel de incidencias que hace conveniente su retirada del servicio activo, y cu&aacute;les han tenido una ocupaci&oacute;n tan alta que justificar&iacute;a ampliar la flota con unidades similares. Esa decisi&oacute;n, que sin datos suele tomarse por intuici&oacute;n, con elgestionador.com se toma con informaci&oacute;n objetiva.</p>
<h4 dir="ltr">El an&aacute;lisis de tarifas: qu&eacute; modalidades han generado m&aacute;s ingresos</h4>
<p dir="ltr">El historial de contratos de la temporada en elgestionador.com permite analizar qu&eacute; tarifas han sido las m&aacute;s utilizadas &mdash; horas, medio d&iacute;a, d&iacute;a completo &mdash; y cu&aacute;les han generado m&aacute;s ingresos por bicicleta disponible. Ese an&aacute;lisis puede llevar a ajustar la estructura de tarifas para la siguiente temporada: si la tarifa de medio d&iacute;a es la m&aacute;s solicitada pero la de d&iacute;a completo genera m&aacute;s ingresos por unidad de flota, puede valer la pena incentivar los alquileres de d&iacute;a completo con una tarifa m&aacute;s atractiva.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Comparativa: gesti&oacute;n de alquiler de bicicletas sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="220"><col width="150"><col width="232"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Proceso de gesti&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Estado de la flota en tiempo real</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Pizarra f&iacute;sica, desactualizada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Panel digital actualizado con cada operaci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Check-in con contrato digital y firma</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Formulario en papel, lento</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Contrato en menos de 2 minutos, firma digital</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Fotograf&iacute;a del estado en la entrega vinculada al contrato</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin documentaci&oacute;n sistem&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Desde el m&oacute;vil, vinculada autom&aacute;ticamente al contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Check-out con cierre autom&aacute;tico del contrato</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, con riesgo de errores</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">El cierre libera la bicicleta al inventario autom&aacute;ticamente</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Cargo autom&aacute;tico por extensi&oacute;n de tiempo</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin detecci&oacute;n autom&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Calculado y a&ntilde;adido a la factura autom&aacute;ticamente</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Informe de rendimiento por bicicleta al cierre de temporada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin datos organizados</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tico desde el historial de operaciones</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Identificaci&oacute;n de bicicletas candidatas a retirada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Por intuici&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con datos objetivos de incidencias y ocupaci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">An&aacute;lisis de tarifas m&aacute;s utilizadas</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin an&aacute;lisis sistem&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Desde el historial de contratos filtrado por tipo de tarifa</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Preguntas frecuentes sobre gesti&oacute;n de flota de alquiler de bicicletas urbanas</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Qu&eacute; obliga el RDL 6/2015 respecto a las bicicletas de alquiler?</h3>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11722"> RDL 6/2015, Ley de Tr&aacute;fico</a>, establece los requisitos de equipamiento obligatorio de las bicicletas que circulan por v&iacute;as urbanas &mdash; luces delantera y trasera, reflectores, timbre &mdash; y la responsabilidad del conductor por el cumplimiento de las normas de circulaci&oacute;n durante el uso. El contrato de alquiler de bicicletas debe incluir la declaraci&oacute;n de que el cliente conoce y acepta cumplir esas normas durante el per&iacute;odo de alquiler.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede elgestionador.com gestionar alquileres de bicicletas el&eacute;ctricas con tarifa diferenciada?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com puede gestionar flotas mixtas &mdash; bicicletas convencionales y el&eacute;ctricas &mdash; con tarifas diferenciadas por tipo de activo. Cada categor&iacute;a tiene su propia estructura de tarifas, y el sistema aplica la tarifa correcta autom&aacute;ticamente seg&uacute;n el tipo de bicicleta seleccionada en el contrato.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo se gestiona en el sistema cuando un cliente pierde un accesorio incluido con la bicicleta?</h3>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, los accesorios incluidos con la bicicleta &mdash; el candado, el casco si lo ofrece la empresa, las alforjas &mdash; pueden configurarse como elementos verificados en el check-out. Si el cliente devuelve la bicicleta sin alguno de esos accesorios, el empleado lo registra en el sistema y el cargo autom&aacute;tico se a&ntilde;ade a la factura de liquidaci&oacute;n seg&uacute;n el precio configurado para cada accesorio.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema gestionar reservas anticipadas de bicicletas para grupos?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com permite registrar reservas anticipadas para grupos &mdash; por ejemplo, una ruta de empresa de veinte personas que reserva veinte bicicletas para el s&aacute;bado siguiente &mdash;, bloqueando esas unidades en el calendario de disponibilidad para esa fecha y generando el contrato grupal con la tarifa de grupo configurada.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Conclusi&oacute;n: la flota de alquiler de bicicletas urbanas bien gestionada es la que llega a septiembre con datos para decidir, no con sensaciones</h2>
<p dir="ltr">La temporada de alquiler de bicicletas urbanas m&aacute;s intensa ha terminado. Lo que queda es la informaci&oacute;n sobre c&oacute;mo ha ido: cu&aacute;les son las bicicletas que han rendido mejor, cu&aacute;les necesitan revisi&oacute;n, qu&eacute; tarifas han funcionado, cu&aacute;ntos da&ntilde;os se han podido imputar correctamente a los clientes responsables y cu&aacute;ntos se han asumido por falta de documentaci&oacute;n. Con elgestionador.com, toda esa informaci&oacute;n est&aacute; en el sistema &mdash; organizada, accesible y exportable &mdash; porque ha sido registrada autom&aacute;ticamente durante toda la temporada con cada contrato procesado.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona esa infraestructura de gesti&oacute;n del alquiler de bicicletas integrada en el ERP especializado en alquiler: panel de flota en tiempo real, check-in y check-out &aacute;giles con contratos digitales, fotograf&iacute;as vinculadas al contrato, cargos autom&aacute;ticos por extensi&oacute;n o da&ntilde;os, e informes de rendimiento por bicicleta al cierre de la temporada. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
<p dir="ltr">Solicita una demo gratuita en <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a> y descubre c&oacute;mo gestionar tu flota de alquiler de bicicletas urbanas con tecnolog&iacute;a. Automatiza tu empresa de alquiler con el mejor ERP del sector. Desc&uacute;brelo aqu&iacute;.</p></body></html>