Software de logística para empresas de alquiler: optimiza entregas y recogidas

Índice

Por qué la logística de alquiler sin software produce costes que nadie calcula
Software logística empresa alquiler entregas recogidas: las funcionalidades que transforman la operativa
Cómo elgestionador.com integra el software de logística en el ERP de alquiler
Comparativa: logística sin software vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre software de logística para empresas de alquiler
Conclusión: el software de logística correcto convierte las entregas en una ventaja competitiva

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">Un software de log&iacute;stica para empresas de alquiler es una plataforma digital que permite planificar, coordinar y ejecutar las operaciones de transporte de activos &mdash;entregas al cliente, recogidas al finalizar el alquiler y cualquier movimiento entre ubicaciones&mdash; de forma integrada con la disponibilidad del inventario, los contratos de cada cliente y el ciclo de facturaci&oacute;n. Su funci&oacute;n es eliminar la descoordinaci&oacute;n que caracteriza a las empresas que gestionan sus entregas y recogidas de forma manual: los activos que salen sin documentaci&oacute;n del estado, las rutas ineficientes que consumen tiempo y combustible, las recogidas que nadie program&oacute; correctamente y los retrasos que el cliente descubre cuando ya est&aacute; esperando sin poder hacer nada.</p>
<p dir="ltr">Para las empresas de alquiler de veh&iacute;culos, maquinaria, caravanas o equipos que realizan entregas y recogidas en las instalaciones del cliente o en la obra, el coste log&iacute;stico puede representar entre el 8 % y el 15 % del ingreso de cada operaci&oacute;n. Un software de log&iacute;stica que optimiza esos movimientos puede reducir ese porcentaje de forma significativa, mientras mejora simult&aacute;neamente la puntualidad y la documentaci&oacute;n de cada operaci&oacute;n. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, plataforma ERP especializada en empresas de alquiler, la coordinaci&oacute;n de entregas y recogidas est&aacute; integrada de forma nativa con el calendario de disponibilidad y el ciclo contractual. La<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818"> Ley 18/2022 de Creaci&oacute;n y Crecimiento de Empresas</a> incentiva precisamente esta digitalizaci&oacute;n operativa como palanca de competitividad. Y si quieres entender c&oacute;mo el software de log&iacute;stica se conecta con el control del almac&eacute;n, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-alquiler/gestion-de-almacen-en-empresas-de-alquiler-como-controlar-entradas-y-salidas-de-activos"> gesti&oacute;n de almac&eacute;n en empresas de alquiler: c&oacute;mo controlar entradas y salidas de activos</a> complementa perfectamente esta gu&iacute;a.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; la log&iacute;stica de alquiler sin software produce costes que nadie calcula</h2>
<p dir="ltr">La log&iacute;stica de entregas y recogidas en empresas de alquiler tiene costes que raramente se cuantifican de forma expl&iacute;cita porque se distribuyen en partidas que parecen inevitables: el combustible del veh&iacute;culo de transporte, el tiempo del conductor, los retrasos que alguien tiene que gestionar por tel&eacute;fono. Cuando se calculan correctamente, el margen de mejora que ofrece un software de log&iacute;stica es significativo.</p>
<h3 dir="ltr">Los cuatro costes que el software de log&iacute;stica puede reducir</h3>
<h4 dir="ltr">Coste 1: rutas no optimizadas que consumen combustible y tiempo innecesarios</h4>
<p dir="ltr">Sin un sistema que agrupe geogr&aacute;ficamente las entregas y recogidas del d&iacute;a, el conductor realiza los trayectos en el orden en que alguien los anot&oacute;, no en el orden que minimiza la distancia total. En una empresa con cinco entregas diarias distribuidas en un radio de cincuenta kil&oacute;metros, una ruta no optimizada puede representar entre veinte y cuarenta kil&oacute;metros adicionales por jornada, con el coste de combustible, tiempo del conductor y desgaste del veh&iacute;culo que eso implica.</p>
<h4 dir="ltr">Coste 2: entregas sin documentaci&oacute;n del estado que generan disputas</h4>
<p dir="ltr">Cuando un activo llega al cliente sin un protocolo documentado de estado &mdash;checklist completado, fotograf&iacute;as del activo en el momento de la entrega&mdash; la empresa no tiene evidencias objetivas si el cliente alega posteriormente que el activo lleg&oacute; con da&ntilde;os preexistentes. Este coste no aparece en cada operaci&oacute;n, pero cuando aparece puede suponer la p&eacute;rdida completa de una fianza que la empresa ten&iacute;a derecho a retener.</p>
<h4 dir="ltr">Coste 3: recogidas no planificadas que alargan el ciclo del activo fuera del almac&eacute;n</h4>
<p dir="ltr">Cuando las recogidas al finalizar el alquiler no est&aacute;n planificadas con la misma precisi&oacute;n que las entregas, el activo puede permanecer d&iacute;as adicionales en las instalaciones del cliente esperando a que alguien lo recoja. Cada d&iacute;a adicional es un d&iacute;a que ese activo no puede estar disponible para una nueva reserva, con el lucro cesante que eso implica en temporada alta.</p>
<h4 dir="ltr">Coste 4: comunicaci&oacute;n reactiva que deteriora la percepci&oacute;n del cliente</h4>
<p dir="ltr">Sin comunicaciones autom&aacute;ticas que informen al cliente sobre el estado de su entrega &mdash;a qu&eacute; hora sale el activo del almac&eacute;n, cu&aacute;ndo llegar&aacute; aproximadamente&mdash;, el cliente que no tiene informaci&oacute;n llama para preguntar. Esas llamadas consumen tiempo del equipo y generan una percepci&oacute;n de desorganizaci&oacute;n que deteriora la experiencia del cliente independientemente de la calidad del activo que recibe.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Software log&iacute;stica empresa alquiler entregas recogidas: las funcionalidades que transforman la operativa</h2>
<p dir="ltr">Un software de log&iacute;stica para empresas de alquiler que realmente reduce costes y mejora la calidad de las operaciones de campo debe cubrir cuatro dimensiones integradas en el mismo sistema.</p>
<h3 dir="ltr">Planificaci&oacute;n de la agenda de entregas y recogidas</h3>
<h4 dir="ltr">Generaci&oacute;n autom&aacute;tica de la agenda del d&iacute;a a partir de las reservas confirmadas</h4>
<p dir="ltr">La primera funcionalidad de valor del software de log&iacute;stica integrado en elgestionador.com es la generaci&oacute;n autom&aacute;tica de la agenda operativa del d&iacute;a a partir de las reservas confirmadas: qu&eacute; activos deben entregarse, a qu&eacute; clientes, en qu&eacute; ubicaciones, en qu&eacute; ventanas horarias, y qu&eacute; activos deben recogerse al finalizar sus respectivos alquileres. Esta agenda, disponible para el responsable de log&iacute;stica sin que nadie la elabore manualmente, es la base sobre la que se organiza el trabajo del d&iacute;a.</p>
<h4 dir="ltr">Agrupaci&oacute;n geogr&aacute;fica para minimizar desplazamientos</h4>
<p dir="ltr">Con la agenda completa del d&iacute;a visible en el sistema, el responsable de log&iacute;stica puede organizar las operaciones de forma que los desplazamientos totales sean m&iacute;nimos: agrupar las entregas pr&oacute;ximas geogr&aacute;ficamente en el mismo trayecto del conductor, combinar una entrega con una recogida en la misma zona para evitar el regreso vac&iacute;o, y priorizar las operaciones con ventanas horarias m&aacute;s estrictas para planificarlas primero.</p>
<p dir="ltr">Esta optimizaci&oacute;n manual informada por los datos del sistema &mdash;que en muchas empresas no se hace porque no hay visi&oacute;n de conjunto de todas las operaciones del d&iacute;a&mdash; puede reducir los kil&oacute;metros totales del d&iacute;a entre un 20 % y un 30 %.</p>
<h4 dir="ltr">Alertas cuando una operaci&oacute;n tiene riesgo de no cumplirse en el horario acordado</h4>
<p dir="ltr">elgestionador.com puede identificar cuando la combinaci&oacute;n de operaciones del d&iacute;a tiene riesgo de producir retrasos: si hay demasiadas entregas concentradas en la misma franja horaria, si una ventana de tiempo entre operaciones es insuficiente para el trayecto necesario, o si un activo que deber&iacute;a estar listo para entregar todav&iacute;a est&aacute; en preparaci&oacute;n. Estas alertas permiten al responsable de log&iacute;stica actuar proactivamente &mdash;reorganizando el orden de las operaciones, comunicando al cliente un cambio de horario o asignando recursos adicionales&mdash; antes de que el retraso se produzca.</p>
<h3 dir="ltr">Ejecuci&oacute;n de operaciones desde el m&oacute;vil en campo</h3>
<h4 dir="ltr">El protocolo de entrega que se completa en el punto de la operaci&oacute;n</h4>
<p dir="ltr">El protocolo de entrega de elgestionador.com gu&iacute;a al conductor o t&eacute;cnico a trav&eacute;s de todos los pasos necesarios directamente desde su dispositivo m&oacute;vil en el punto de entrega: checklist del estado del activo, fotograf&iacute;as de cada zona relevante, registro de los valores de referencia &mdash;kil&oacute;metros, horas, nivel de combustible&mdash; y firma del cliente. Este proceso, completado en campo en el momento correcto, queda registrado en el sistema central en tiempo real y vinculado autom&aacute;ticamente al contrato del cliente.</p>
<h4 dir="ltr">Firma digital del cliente en el dispositivo del t&eacute;cnico</h4>
<p dir="ltr">La firma del cliente en el dispositivo m&oacute;vil del t&eacute;cnico en el momento de la entrega o la recogida es una de las transformaciones m&aacute;s visibles de la digitalizaci&oacute;n log&iacute;stica para el cliente. Sustituye la firma en papel &mdash;que requiere imprimir, transportar y archivar documentos&mdash; por una firma digital con todas las evidencias legales necesarias, completada en segundos sin papel.</p>
<h4 dir="ltr">Comunicaciones autom&aacute;ticas al cliente cuando se registra cada evento</h4>
<p dir="ltr">Cuando el t&eacute;cnico registra en elgestionador.com que ha salido del almac&eacute;n con el activo, el sistema env&iacute;a autom&aacute;ticamente al cliente una notificaci&oacute;n con el horario estimado de llegada. Cuando registra que la entrega est&aacute; completada, el cliente recibe la confirmaci&oacute;n. Estas comunicaciones autom&aacute;ticas, generadas por los eventos que el t&eacute;cnico registra desde su m&oacute;vil, eliminan las llamadas de coordinaci&oacute;n y mejoran la percepci&oacute;n del cliente sobre la organizaci&oacute;n de la empresa.</p>
<h3 dir="ltr">Gesti&oacute;n de recogidas integrada con el ciclo del contrato</h3>
<h4 dir="ltr">Programaci&oacute;n autom&aacute;tica de la recogida como parte del cierre del contrato</h4>
<p dir="ltr">Cuando un alquiler se acerca a su fecha de finalizaci&oacute;n, elgestionador.com puede activar autom&aacute;ticamente el proceso de programaci&oacute;n de la recogida: el activo aparece en la agenda de operaciones del d&iacute;a correspondiente con todas las instrucciones necesarias para el conductor. Esta programaci&oacute;n autom&aacute;tica elimina el riesgo de que una recogida no se planifique hasta el &uacute;ltimo momento, con el retraso en la liberaci&oacute;n del activo que eso implica.</p>
<h4 dir="ltr">Coordinaci&oacute;n entre recogidas y nuevas entregas para maximizar la eficiencia</h4>
<p dir="ltr">En empresas con alta rotaci&oacute;n de activos, la coordinaci&oacute;n entre las recogidas al finalizar un alquiler y las entregas para el siguiente es uno de los mayores desaf&iacute;os log&iacute;sticos. elgestionador.com muestra simult&aacute;neamente las recogidas programadas y las entregas del d&iacute;a, permitiendo al responsable de log&iacute;stica combinar operaciones cuando la proximidad geogr&aacute;fica lo hace eficiente: el conductor que va a entregar un activo en una zona puede recoger otro de la misma zona en el mismo trayecto, eliminando un desplazamiento adicional.</p>
<h4 dir="ltr">Inspecci&oacute;n de recogida con comparativa autom&aacute;tica del estado de entrega</h4>
<p dir="ltr">Cuando el conductor llega a recoger el activo al finalizar el alquiler, elgestionador.com muestra en su dispositivo las fotograf&iacute;as y el checklist del estado en la entrega, junto al formulario de inspecci&oacute;n de recogida. El conductor puede comparar de un vistazo el estado actual del activo con el estado documentado en la entrega, registrar cualquier diferencia con fotograf&iacute;as espec&iacute;ficas y activar el c&aacute;lculo autom&aacute;tico de los excesos de uso o da&ntilde;os detectados.</p>
<h3 dir="ltr">Visibilidad directiva en tiempo real</h3>
<h4 dir="ltr">El panel de operaciones que muestra el estado de todas las entregas y recogidas del d&iacute;a</h4>
<p dir="ltr">El responsable de log&iacute;stica y el equipo directivo pueden ver en el panel de elgestionador.com el estado de todas las operaciones del d&iacute;a en tiempo real: completadas, en curso y pendientes, con el conductor asignado a cada una y el estado de la documentaci&oacute;n. Esta visibilidad permite detectar desviaciones y actuar proactivamente sin necesidad de llamar constantemente a los conductores para saber en qu&eacute; punto est&aacute;n.</p>
<h4 dir="ltr">An&aacute;lisis de eficiencia log&iacute;stica para mejorar continuamente</h4>
<p dir="ltr">Los registros de tiempo de cada operaci&oacute;n &mdash;hora de salida del almac&eacute;n, hora de llegada al cliente, duraci&oacute;n de la entrega o recogida&mdash; acumulados en elgestionador.com permiten analizar la eficiencia log&iacute;stica de forma continua: cu&aacute;les son los tipos de operaci&oacute;n que consumen m&aacute;s tiempo del previsto, en qu&eacute; zonas geogr&aacute;ficas la log&iacute;stica es menos eficiente y qu&eacute; d&iacute;as de la semana tienen mayor concentraci&oacute;n de operaciones. Este an&aacute;lisis, disponible en el sistema sin trabajo manual de elaboraci&oacute;n, es la base para mejorar la planificaci&oacute;n log&iacute;stica de forma sistem&aacute;tica.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">C&oacute;mo elgestionador.com integra el software de log&iacute;stica en el ERP de alquiler</h2>
<p dir="ltr">elgestionador.com no es un software de log&iacute;stica independiente que hay que integrar con el sistema de reservas y la facturaci&oacute;n: es el ERP donde la log&iacute;stica est&aacute; integrada de forma nativa con todas las dem&aacute;s dimensiones del negocio. La reserva confirmada genera autom&aacute;ticamente la entrega en la agenda de operaciones. El protocolo de entrega completado en campo actualiza el estado del activo en el inventario. La inspecci&oacute;n de recogida activa el c&aacute;lculo de la factura final. Todo ocurre en el mismo sistema sin transferencias manuales de informaci&oacute;n entre herramientas.</p>
<h3 dir="ltr">La implementaci&oacute;n que produce eficiencia log&iacute;stica desde la primera semana</h3>
<p dir="ltr">La configuraci&oacute;n del m&oacute;dulo de log&iacute;stica de elgestionador.com &mdash;protocolos de entrega y recogida por tipo de activo, asignaci&oacute;n de conductores, comunicaciones autom&aacute;ticas&mdash; se completa en el proceso de implementaci&oacute;n general del sistema, en dos a cuatro semanas. Los resultados en eficiencia log&iacute;stica son visibles desde la primera semana: el equipo de campo trabaja con informaci&oacute;n estructurada desde el m&oacute;vil, las comunicaciones con el cliente son autom&aacute;ticas y el equipo directivo tiene visibilidad en tiempo real sin llamadas de coordinaci&oacute;n constantes.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Comparativa: log&iacute;stica sin software vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="194"><col width="174"><col width="234"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Proceso log&iacute;stico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin software</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Agenda de operaciones del d&iacute;a</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, elaborada por el responsable</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica desde las reservas confirmadas</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Optimizaci&oacute;n de rutas y trayectos</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin criterio sistem&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Agrupaci&oacute;n geogr&aacute;fica visible para planificaci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Protocolo de entrega en campo</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin est&aacute;ndar ni fotograf&iacute;as</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Guiado desde m&oacute;vil, fotos vinculadas al contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Firma del cliente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">En papel o sin firma</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Digital en el dispositivo del t&eacute;cnico</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Comunicaci&oacute;n al cliente sobre la entrega</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual o inexistente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica cuando el t&eacute;cnico registra el evento</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Programaci&oacute;n de recogidas</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, propensa a olvidos</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica como parte del cierre del contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Inspecci&oacute;n de recogida con comparativa</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin referencia del estado de entrega</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Comparativa autom&aacute;tica con fotograf&iacute;as</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Visibilidad directiva en tiempo real</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Solo con llamadas constantes</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Panel actualizado autom&aacute;ticamente</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Preguntas frecuentes sobre software de log&iacute;stica para empresas de alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema gestionar entregas con ventanas horarias estrictas impuestas por el cliente?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com permite registrar ventanas horarias espec&iacute;ficas para cada entrega, que se muestran en la agenda del responsable de log&iacute;stica y sobre las que el sistema puede generar alertas cuando el cumplimiento de esa ventana est&aacute; en riesgo por la acumulaci&oacute;n de otras operaciones del d&iacute;a.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el conductor acceder al sistema desde el m&oacute;vil para completar los protocolos en campo?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com est&aacute; completamente optimizado para su uso desde dispositivos m&oacute;viles. El conductor puede ver su agenda de operaciones del d&iacute;a, completar el protocolo de entrega con fotograf&iacute;as, obtener la firma del cliente y registrar la recogida directamente desde su m&oacute;vil, sin necesidad de volver a la oficina para registrar nada.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema coordinar operaciones con varios conductores simult&aacute;neamente?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com permite asignar operaciones a diferentes conductores desde el mismo panel de log&iacute;stica, con visibilidad individual de la agenda de cada conductor y vista consolidada para el responsable de operaciones.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Cu&aacute;nto puede reducirse el coste log&iacute;stico con el software de elgestionador.com?</h3>
<p dir="ltr">Las empresas de alquiler que implementan la planificaci&oacute;n log&iacute;stica de elgestionador.com reportan reducciones de los kil&oacute;metros totales del d&iacute;a de entre el 15 % y el 30 % gracias a la agrupaci&oacute;n geogr&aacute;fica sistem&aacute;tica de operaciones, y mejoras de entre el 25 % y el 40 % en el tiempo dedicado a la planificaci&oacute;n log&iacute;stica diaria.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;La Ley 18/2022 ayuda a justificar la inversi&oacute;n en software de log&iacute;stica?</h3>
<p dir="ltr">La<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818"> Ley 18/2022</a> incluye medidas de apoyo a la digitalizaci&oacute;n de pymes, con incentivos para inversiones en tecnolog&iacute;a que mejoren la eficiencia operativa. La implementaci&oacute;n de elgestionador.com como sistema de gesti&oacute;n log&iacute;stica puede encuadrarse en esas medidas, reduciendo el coste neto de la inversi&oacute;n.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Conclusi&oacute;n: el software de log&iacute;stica correcto convierte las entregas en una ventaja competitiva</h2>
<p dir="ltr">En el sector del alquiler, la calidad de la log&iacute;stica de entregas y recogidas es tan determinante para la percepci&oacute;n del cliente como la calidad del activo alquilado. Una empresa que entrega puntualmente con documentaci&oacute;n completa, comunica de forma proactiva cualquier cambio de horario y recoge con una inspecci&oacute;n que protege los intereses de ambas partes genera una reputaci&oacute;n que sus competidores sin esa operativa no pueden igualar.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona ese software de log&iacute;stica integrado en el ERP especializado en alquiler: planificaci&oacute;n autom&aacute;tica de entregas y recogidas, protocolos documentados desde el m&oacute;vil en campo, comunicaciones autom&aacute;ticas al cliente y visibilidad directiva en tiempo real, todo en el mismo sistema sin herramientas adicionales.</p>
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