Control de obra en tiempo real: tecnología para seguir avance, costes y personal

Índice

Las tres dimensiones del control de obra en tiempo real para empresas de alquiler
Control obra tiempo real avance costes personal: las herramientas que lo hacen posible
Comparativa: control de obra sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre control de obra en tiempo real para empresas de alquiler
Conclusión: el control de obra en tiempo real es el que cierra la brecha entre lo que ocurre en el campo y lo que el sistema sabe en la oficina

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">El control de obra en tiempo real para una empresa de alquiler de maquinaria de construcci&oacute;n es la capacidad de saber en cualquier momento &mdash;sin llamar a nadie, sin esperar informes manuales&mdash; qu&eacute; est&aacute; pasando con cada activo desplegado en cada obra de sus clientes: si la excavadora lleva las horas de hor&oacute;metro que deber&iacute;a seg&uacute;n el avance previsto, si el conductor ha completado la entrega del generador en la obra del pol&iacute;gono y ha registrado el estado del equipo, si el contrato de la plataforma elevadora sigue dentro del presupuesto acordado o si ya hay indicios de que se va a necesitar una extensi&oacute;n. Un control de obra bien implementado en la empresa arrendadora no depende de que el constructor llame para informar ni de que el conductor vuelva a la oficina para registrar lo ocurrido: depende de que el sistema recoja autom&aacute;ticamente los datos relevantes desde el campo en el momento en que ocurren.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler de maquinaria de construcci&oacute;n, el control de obra en tiempo real resuelve uno de los problemas operativos m&aacute;s habituales del sector: la brecha de informaci&oacute;n entre lo que ocurre en las obras de los clientes y lo que el sistema de gesti&oacute;n de la empresa refleja. Cuando esa brecha existe &mdash;y en empresas sin sistema integrado siempre existe&mdash;, las decisiones se toman con informaci&oacute;n incompleta o desactualizada, y los errores que produce esa desinformaci&oacute;n se manifiestan en facturas incorrectas, conflictos de disponibilidad no detectados y p&eacute;rdidas de material no imputadas. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, plataforma ERP especializada en empresas de alquiler, el control de obra en tiempo real se apoya en el acceso m&oacute;vil del equipo de campo al mismo sistema que usa la oficina, en los protocolos de registro desde el campo y en las alertas autom&aacute;ticas que detectan situaciones que requieren atenci&oacute;n sin que nadie tenga que buscarlas. El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> Real Decreto-ley 8/2019, sobre registro de jornada</a>, establece la obligaci&oacute;n de registro de jornada para los conductores y t&eacute;cnicos de campo, convirtiendo el control del personal en una obligaci&oacute;n legal adem&aacute;s de una necesidad operativa. Si quieres entender c&oacute;mo la planificaci&oacute;n correcta de las obras prepara el terreno para que este control sea posible, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-alquiler/planificacion-de-obras-con-alquiler-de-maquinaria-guia-para-coordinarlo-todo-sin-errores"> planificaci&oacute;n de obras con alquiler de maquinaria: gu&iacute;a para coordinarlo todo sin errores</a> proporciona ese contexto previo.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Las tres dimensiones del control de obra en tiempo real para empresas de alquiler</h2>
<p dir="ltr">El control de obra en tiempo real para una empresa de alquiler de maquinaria tiene tres dimensiones que, en el sistema correcto, se gestionan de forma integrada y no como procesos separados.</p>
<h3 dir="ltr">Dimensi&oacute;n 1: seguimiento del avance de los activos en obras activas</h3>
<p dir="ltr">El avance de un activo en obra &mdash;cu&aacute;nto ha trabajado, en qu&eacute; condiciones y si el ritmo es coherente con el plazo del contrato&mdash; es el dato que permite detectar situaciones problem&aacute;ticas con antelaci&oacute;n suficiente para actuar: la m&aacute;quina que lleva una semana sin registrar actividad puede indicar que la obra est&aacute; parada por alguna raz&oacute;n que el constructor no ha comunicado, lo que puede afectar al calendario de disponibilidad de ese equipo para la obra siguiente.</p>
<h3 dir="ltr">Dimensi&oacute;n 2: control de costes acumulados en cada contrato de obra</h3>
<p dir="ltr">Los costes acumulados de cada contrato de obra &mdash;la tarifa del alquiler por los d&iacute;as de uso registrados, las extensiones concedidas, el combustible consumido si aplica&mdash; determinan si la obra va a terminar dentro del presupuesto acordado o si hay una desviaci&oacute;n que hay que gestionar. Sin un sistema que calcule ese coste acumulado autom&aacute;ticamente y lo compare con el presupuesto en tiempo real, la empresa arrendadora solo descubre la desviaci&oacute;n cuando elabora la factura de liquidaci&oacute;n &mdash; cuando ya es tarde para gestionar proactivamente.</p>
<h3 dir="ltr">Dimensi&oacute;n 3: control del personal de campo y su jornada</h3>
<p dir="ltr">Los conductores que hacen entregas, los t&eacute;cnicos que hacen verificaciones peri&oacute;dicas y los equipos de desmontaje son personal de la empresa de alquiler que trabaja en campo la mayor parte de su jornada. Sin un sistema de control de obra que registre su jornada desde el campo, la empresa no puede saber en tiempo real qui&eacute;n est&aacute; trabajando, d&oacute;nde est&aacute; y qu&eacute; ha completado hasta ese momento &mdash; y no cumple con la obligaci&oacute;n de registro de jornada del<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> RDL 8/2019</a>.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Control obra tiempo real avance costes personal: las herramientas que lo hacen posible</h2>
<h3 dir="ltr">Herramienta 1: el panel de obras activas con estado en tiempo real</h3>
<h4 dir="ltr">La vista consolidada de toda la flota en campo</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el panel de obras activas muestra en tiempo real el estado de todos los activos que est&aacute;n en campo: qu&eacute; m&aacute;quinas est&aacute;n en obra con su fecha de contrato y la fecha de vencimiento pr&oacute;xima, cu&aacute;les tienen el coste acumulado pr&oacute;ximo al l&iacute;mite del presupuesto acordado, cu&aacute;les tienen el contrato ya vencido sin que se haya registrado el desmontaje, y cu&aacute;les tienen una alerta de inactividad porque llevan varios d&iacute;as sin ning&uacute;n registro de actividad.</p>
<p dir="ltr">Esa vista, que en el control de obra sin sistema integrado requerir&iacute;a revisar uno a uno todos los contratos activos, est&aacute; disponible en elgestionador.com en tiempo real desde cualquier dispositivo del responsable &mdash; en la oficina, en campo o en cualquier otra ubicaci&oacute;n &mdash; con la misma informaci&oacute;n en cada momento.</p>
<h4 dir="ltr">Las alertas autom&aacute;ticas que detectan situaciones sin supervisi&oacute;n constante</h4>
<p dir="ltr">elgestionador.com puede configurar alertas autom&aacute;ticas que detectan situaciones que requieren atenci&oacute;n sin que nadie tenga que buscarlas manualmente:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Alerta de contrato pr&oacute;ximo a vencer: cuando un contrato est&aacute; a diez d&iacute;as de su fecha de devoluci&oacute;n prevista, la empresa puede contactar con el constructor para confirmar si la fase ha terminado o si necesita extensi&oacute;n.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Alerta de inactividad: cuando un expediente lleva m&aacute;s de un n&uacute;mero configurable de d&iacute;as sin ning&uacute;n registro de actividad, puede indicar una paralizaci&oacute;n no comunicada o un equipo olvidado en una obra terminada.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Alerta de presupuesto: cuando el coste acumulado de una obra supera el 80 % del presupuesto acordado, permite gestionar la conversaci&oacute;n con el constructor antes del cierre.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Alerta de hor&oacute;metro: cuando el hor&oacute;metro registrado en la &uacute;ltima visita indica un ritmo de uso por encima de lo esperado, puede se&ntilde;alar un riesgo de que el constructor supere el presupuesto de maquinaria en esa fase.</p>
</li>
</ol>
<h4 dir="ltr">El indicador de avance por obra que compara previsto vs. real</h4>
<p dir="ltr">Para obras con hitos de avance definidos &mdash;n&uacute;mero de m&sup3; excavados, n&uacute;mero de plantas de estructura completadas, metros lineales de fachada rehabilitada&mdash;, elgestionador.com puede configurar el seguimiento de esos indicadores vinculados al expediente de la obra. Cuando el t&eacute;cnico que visita la obra registra el avance real en su visita peri&oacute;dica, el sistema compara ese avance con el previsto seg&uacute;n el cronograma del constructor, mostrando si la obra va al ritmo esperado o si hay un retraso que puede afectar al per&iacute;odo total de uso de la maquinaria alquilada.</p>
<h3 dir="ltr">Herramienta 2: control de costes por obra desde el expediente</h3>
<h4 dir="ltr">El coste acumulado que se actualiza solo</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el coste acumulado de cada obra se actualiza autom&aacute;ticamente cada d&iacute;a que el contrato est&aacute; activo: la tarifa diaria o semanal de cada activo multiplicada por los d&iacute;as de uso transcurridos desde la entrega registrada, m&aacute;s las extensiones concedidas a sus tarifas correspondientes, m&aacute;s el combustible registrado si aplica. Ese coste acumulado, disponible en tiempo real desde el expediente de la obra, es el dato que permite al responsable saber en cualquier momento cu&aacute;nto lleva facturado esa obra y cu&aacute;nto queda para el cierre estimado.</p>
<h4 dir="ltr">La comparativa coste real vs. presupuesto en tiempo real</h4>
<p dir="ltr">Cuando el presupuesto m&aacute;ximo de la obra est&aacute; registrado en elgestionador.com, el sistema puede mostrar en tiempo real la comparativa entre ese presupuesto y el coste acumulado real, con un indicador visual que se&ntilde;ala si la obra est&aacute; dentro del presupuesto, si se est&aacute; acercando al l&iacute;mite o si ya lo ha superado. Esa comparativa en tiempo real &mdash; en lugar de la comparativa al final de la obra cuando ya es tarde para actuar &mdash; es la herramienta de control de obra que m&aacute;s directamente impacta en la relaci&oacute;n con el constructor: la empresa arrendadora que detecta una desviaci&oacute;n y la gestiona proactivamente antes de que el constructor la descubra en la factura final tiene una relaci&oacute;n de confianza completamente diferente a la que llega a sorprenderle con un sobrecoste no anticipado.</p>
<h4 dir="ltr">El desglose de costes por fase para el an&aacute;lisis de rentabilidad</h4>
<p dir="ltr">Para obras con m&uacute;ltiples fases &mdash; cada una con sus propios equipos y su propio presupuesto parcial &mdash;, elgestionador.com puede desglosar el coste acumulado por fase del proyecto, de modo que el an&aacute;lisis de rentabilidad de la empresa arrendadora puede hacerse a nivel de fase y no solo a nivel de obra completa. Esa granularidad permite identificar qu&eacute; fases son las m&aacute;s rentables para la empresa, cu&aacute;les tienen mayor tasa de extensiones de plazo que erosionan el margen y cu&aacute;les producen m&aacute;s disputas en la facturaci&oacute;n.</p>
<h3 dir="ltr">Herramienta 3: control del personal de campo con registro de jornada integrado</h3>
<h4 dir="ltr">El fichaje desde el m&oacute;vil que cumple el RDL 8/2019</h4>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> RDL 8/2019</a> exige el registro diario de la jornada de cada trabajador, incluyendo el horario de inicio y fin, con car&aacute;cter obligatorio para todas las empresas independientemente del sector. Para los conductores y t&eacute;cnicos de una empresa de alquiler de maquinaria que trabajan en campo la mayor parte de su jornada, ese registro debe poder hacerse desde el mismo dispositivo que usan para gestionar sus operaciones de campo.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el empleado en campo registra el inicio y fin de su jornada desde su m&oacute;vil, con la hora exacta y la ubicaci&oacute;n GPS si est&aacute; configurada, cumpliendo el<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> RDL 8/2019</a> sin ning&uacute;n proceso adicional y sin que el empleado tenga que desplazarse a las instalaciones solo para fichar.</p>
<h4 dir="ltr">La agenda de operaciones del d&iacute;a que el t&eacute;cnico ve en su m&oacute;vil</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el t&eacute;cnico o conductor que trabaja en campo ve en su dispositivo al inicio de su jornada la agenda de operaciones del d&iacute;a: qu&eacute; entregas tiene que hacer, en qu&eacute; obras, con qu&eacute; informaci&oacute;n de cada una. Esa agenda, generada autom&aacute;ticamente desde los contratos activos del sistema, elimina la necesidad de que alguien llame al conductor para explicarle su jornada del d&iacute;a &mdash; y garantiza que cada operaci&oacute;n est&aacute; planificada y registrada en el sistema.</p>
<h4 dir="ltr">El seguimiento de operaciones completadas en tiempo real</h4>
<p dir="ltr">Cuando el conductor completa una entrega o el t&eacute;cnico termina una visita de verificaci&oacute;n, ese registro en elgestionador.com actualiza el estado de la operaci&oacute;n en tiempo real. El responsable en la oficina puede ver en cualquier momento qu&eacute; operaciones del d&iacute;a han sido completadas, cu&aacute;les est&aacute;n en curso y cu&aacute;les todav&iacute;a est&aacute;n pendientes &mdash; sin llamar a nadie para obtener esa informaci&oacute;n.</p>
<h3 dir="ltr">Herramienta 4: registro fotogr&aacute;fico de campo como evidencia del estado en tiempo real</h3>
<h4 dir="ltr">Las fotograf&iacute;as que llegan al expediente desde el campo en el momento en que se toman</h4>
<p dir="ltr">Cuando el conductor registra la entrega de una m&aacute;quina en la obra desde su m&oacute;vil, las fotograf&iacute;as del estado del equipo llegan autom&aacute;ticamente al expediente de esa obra en elgestionador.com &mdash; vinculadas con la marca temporal del momento exacto en que se tomaron. No hay que esperar a que el conductor vuelva a la oficina para descargar las fotos de su tel&eacute;fono: est&aacute;n disponibles en el sistema en el mismo momento en que se toman.</p>
<p dir="ltr">Esa disponibilidad inmediata de la evidencia fotogr&aacute;fica en el expediente es la herramienta de control de obra m&aacute;s directamente relacionada con la protecci&oacute;n de la empresa en disputas sobre el estado de los equipos: si el constructor llama una hora despu&eacute;s de la entrega para decir que la m&aacute;quina lleg&oacute; da&ntilde;ada, el responsable puede acceder a las fotograf&iacute;as de esa misma ma&ntilde;ana en segundos.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Comparativa: control de obra sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="205"><col width="169"><col width="228"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Dimensi&oacute;n del control</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Estado de todos los activos en campo en tiempo real</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin panel centralizado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Panel de obras activas actualizado autom&aacute;ticamente</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Alerta de contratos pr&oacute;ximos a vencer</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin detecci&oacute;n autom&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica con la antelaci&oacute;n configurada</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Coste acumulado por obra en tiempo real</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin c&aacute;lculo autom&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Actualizado diariamente desde los datos del contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Comparativa coste real vs. presupuesto</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin herramienta de comparaci&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Visible desde el expediente con alerta de desviaci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Fichaje de conductores y t&eacute;cnicos de campo (RDL 8/2019)</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">En papel o sin registro fiable</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Desde el m&oacute;vil con hora exacta y ubicaci&oacute;n GPS</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Agenda de operaciones del d&iacute;a para el equipo de campo</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Por llamada o WhatsApp</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Generada autom&aacute;ticamente en el dispositivo del empleado</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Operaciones completadas visibles en tiempo real</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin visibilidad hasta que el conductor llama</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Actualizadas al completar cada registro en campo</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Fotograf&iacute;as de entrega disponibles en el expediente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Al volver a la oficina, con retraso</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Inmediatas desde el campo, vinculadas al expediente</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Preguntas frecuentes sobre control de obra en tiempo real para empresas de alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema detectar cuando una obra est&aacute; paralizada sin que el constructor avise?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com puede configurar una alerta de inactividad que avisa al responsable cuando un expediente de obra lleva un n&uacute;mero configurable de d&iacute;as sin ning&uacute;n registro de actividad &mdash; sin visitas, sin comunicaciones, sin solicitudes. Esa alerta puede ser la primera se&ntilde;al de que la obra est&aacute; parada por problemas del constructor, permitiendo actuar antes de que la situaci&oacute;n genere un conflicto.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Qu&eacute; establece exactamente el RDL 8/2019 sobre el registro de jornada para los conductores de campo?</h3>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> RDL 8/2019</a> establece que todas las empresas deben registrar diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo el horario de inicio y fin, independientemente de si trabajan en las instalaciones o en campo. Para los conductores y t&eacute;cnicos de una empresa de alquiler que trabajan en obras de construcci&oacute;n, ese registro debe poder hacerse desde su ubicaci&oacute;n de trabajo &mdash; sin necesidad de desplazarse a la oficina &mdash; lo que requiere exactamente el acceso m&oacute;vil que proporciona elgestionador.com.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el responsable ver en tiempo real d&oacute;nde est&aacute; cada conductor de campo?</h3>
<p dir="ltr">elgestionador.com puede configurar el registro de ubicaci&oacute;n GPS en el fichaje y en los registros de campo, de modo que el responsable puede ver la ubicaci&oacute;n aproximada de cada empleado de campo en el momento de su &uacute;ltimo registro. Esa visibilidad permite gestionar imprevistos en campo sin llamar a cada conductor individualmente.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo se gestiona en el sistema cuando un equipo tiene una incidencia en campo durante la obra?</h3>
<p dir="ltr">El conductor o t&eacute;cnico que detecta una incidencia en campo puede registrarla desde su m&oacute;vil en elgestionador.com directamente desde el expediente de la obra: la descripci&oacute;n de la incidencia, las fotograf&iacute;as relevantes y la hora del registro. Esa incidencia queda vinculada al expediente de la obra y es visible en tiempo real para el responsable en la oficina, que puede actuar de inmediato sin esperar a que el conductor vuelva.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema de control de obra usarse tambi&eacute;n para gestionar el personal de almac&eacute;n?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. El control de jornada y la gesti&oacute;n de operaciones de elgestionador.com aplica tanto al personal de campo como al personal de almac&eacute;n. Los mismos protocolos de fichaje y registro de operaciones que usan los conductores en campo pueden usarse por el personal de almac&eacute;n para registrar entradas y salidas de activos, verificaciones de estado y preparaciones de entregas.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Conclusi&oacute;n: el control de obra en tiempo real es el que cierra la brecha entre lo que ocurre en el campo y lo que el sistema sabe en la oficina</h2>
<p dir="ltr">El control de obra en tiempo real en una empresa de alquiler de maquinaria no requiere que el responsable est&eacute; f&iacute;sicamente en cada obra: requiere que el sistema recoja autom&aacute;ticamente los datos relevantes &mdash; costes acumulados, hor&oacute;metros, estado de los activos, jornada del personal &mdash; desde el campo, en el momento en que ocurren, sin depender de que alguien recuerde actualizarlos manualmente. Con elgestionador.com, esa brecha de informaci&oacute;n desaparece: los datos del campo llegan al expediente de cada obra en tiempo real, las alertas detectan las situaciones que requieren atenci&oacute;n antes de que se conviertan en problemas, y el panel de obras activas proporciona al responsable la visi&oacute;n completa del estado de toda la flota en campo desde cualquier dispositivo.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona esa tecnolog&iacute;a de control de obra en tiempo real integrada en el ERP especializado en alquiler: panel de obras activas con alertas autom&aacute;ticas, control de costes acumulados con comparativa vs. presupuesto, registro de jornada del personal de campo conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2019-3481"> RDL 8/2019</a>, agenda de operaciones en el m&oacute;vil del equipo de campo y fotograf&iacute;as de evidencia vinculadas al expediente en tiempo real. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
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