Software de gestión de almacenes para alquiler: controla entradas, salidas y stock en tiempo real

Índice

Por qué el software de gestión de almacenes del alquiler es diferente al de la logística convencional
Software gestión almacenes alquiler entradas salidas stock: las funciones que importan
Por qué el ERP integrado es mejor que el WMS separado para el alquiler
Comparativa: gestión de almacén sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre software de gestión de almacenes para alquiler
Conclusión: el software de gestión de almacenes correcto para el alquiler es el que está integrado con el contrato, el cliente y la factura desde el primer movimiento

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">El software de gesti&oacute;n de almacenes para empresas de alquiler es el sistema que registra autom&aacute;ticamente cada entrada y salida de activos del almac&eacute;n &mdash; cuando un tractor sale hacia la finca de un agricultor, cuando una caravana vuelve de un alquiler de verano, cuando un andamio regresa de una obra &mdash; y mantiene actualizado en tiempo real el inventario disponible: cu&aacute;ntas unidades de cada tipo est&aacute;n en el almac&eacute;n listas para alquilar, cu&aacute;ntas est&aacute;n en campo con clientes y cu&aacute;ntas est&aacute;n en estado "no disponible" por incidencias pendientes de resolver. Sin ese software de gesti&oacute;n de almacenes, el inventario de una empresa de alquiler vive en la memoria del propietario, en una hoja de c&aacute;lculo que alguien actualiza cuando se acuerda, o en ning&uacute;n sitio &mdash; y las consecuencias son las que todos los propietarios del sector conocen: activos que se creen disponibles cuando no lo est&aacute;n, activos que llevan semanas en una obra sin que nadie lo haya detectado, y decisiones de adquisici&oacute;n de flota tomadas sin saber exactamente cu&aacute;ntas unidades hay realmente en operaci&oacute;n.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler de maquinaria, equipos, veh&iacute;culos, caravanas u otros activos, el software de gesti&oacute;n de almacenes especializado para alquiler no es un sistema de log&iacute;stica industrial: es el sistema que mantiene la visibilidad de la flota en tiempo real y que conecta esa visibilidad con los contratos, la facturaci&oacute;n y la atenci&oacute;n al cliente. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, esa funcionalidad no es un m&oacute;dulo separado: es el n&uacute;cleo del ERP, porque en el alquiler de activos f&iacute;sicos el almac&eacute;n y la operativa comercial no pueden separarse. El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884"> Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad</a>, establece los principios de valoraci&oacute;n y registro del inmovilizado material que el sistema debe respetar. Si quieres entender c&oacute;mo el control de almac&eacute;n alimenta la trazabilidad completa del ciclo de vida de cada activo, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/trazabilidad-de-productos-en-empresas-de-alquiler-control-total-del-ciclo-de-vida-del-activo"> trazabilidad de productos en empresas de alquiler: control total del ciclo de vida del activo</a> proporciona ese marco completo.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; el software de gesti&oacute;n de almacenes del alquiler es diferente al de la log&iacute;stica convencional</h2>
<h3 dir="ltr">Las particularidades que hacen inadecuados los sistemas WMS gen&eacute;ricos para el alquiler</h3>
<p dir="ltr">Los sistemas de software de gesti&oacute;n de almacenes dise&ntilde;ados para la log&iacute;stica convencional &mdash; los que gestionan pal&eacute;s en un almac&eacute;n de distribuci&oacute;n, picking de pedidos de comercio electr&oacute;nico o control de inventario de materias primas &mdash; parten de un supuesto que en el alquiler no se cumple: que cuando algo sale del almac&eacute;n, sale para no volver. En el alquiler, todo lo que sale vuelve &mdash; con un estado diferente al que ten&iacute;a cuando sali&oacute;, posiblemente con da&ntilde;os imputables a un cliente espec&iacute;fico, y siempre vinculado a un contrato que determina cu&aacute;ndo tiene que volver.</p>
<p dir="ltr">Esa diferencia fundamental &mdash; el activo de alquiler vuelve al almac&eacute;n &mdash; hace que el software de gesti&oacute;n de almacenes para el sector del alquiler necesite funciones que los sistemas WMS gen&eacute;ricos no tienen: el registro del estado del activo en la salida y en la entrada, la vinculaci&oacute;n de cada movimiento a un contrato espec&iacute;fico y a un cliente identificado, la gesti&oacute;n de los estados intermedios &mdash; activo en campo, activo en verificaci&oacute;n, activo disponible &mdash;, y la alerta cuando un activo lleva m&aacute;s tiempo del previsto fuera del almac&eacute;n sin que haya una devoluci&oacute;n registrada.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Software gesti&oacute;n almacenes alquiler entradas salidas stock: las funciones que importan</h2>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 1: el panel de stock en tiempo real por categor&iacute;a y por unidad</h3>
<h4 dir="ltr">La vista de disponibilidad que responde la pregunta m&aacute;s frecuente del sector</h4>
<p dir="ltr">La pregunta m&aacute;s frecuente en una empresa de alquiler &mdash; "&iquest;tenemos disponible un [tipo de activo] para la semana que viene?" &mdash; deber&iacute;a tener una respuesta en segundos. En el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com, esa respuesta est&aacute; en el panel de disponibilidad: una vista que muestra, para cada categor&iacute;a de activo, cu&aacute;ntas unidades est&aacute;n disponibles en el almac&eacute;n en este momento, cu&aacute;ntas est&aacute;n en campo con contratos activos y cu&aacute;ntas est&aacute;n en estado "no disponible" por incidencias.</p>
<p dir="ltr">Esa vista, que en el software de gesti&oacute;n de almacenes sin integraci&oacute;n con la operativa de alquiler requerir&iacute;a cruzar manualmente el inventario f&iacute;sico con el listado de contratos activos, est&aacute; disponible en elgestionador.com en tiempo real sin ning&uacute;n trabajo adicional &mdash; porque cada contrato confirmado descuenta autom&aacute;ticamente los activos del stock disponible, y cada devoluci&oacute;n registrada los devuelve.</p>
<h4 dir="ltr">El desglose por unidad individual para el seguimiento espec&iacute;fico</h4>
<p dir="ltr">Dentro de la vista agregada por categor&iacute;a, el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com permite tambi&eacute;n el desglose por unidad individual: el estado de cada caravana con su n&uacute;mero de identificaci&oacute;n, de cada excavadora con su n&uacute;mero de serie, de cada generador con su c&oacute;digo interno. Ese nivel de detalle es el que permite responder preguntas espec&iacute;ficas &mdash; "&iquest;d&oacute;nde est&aacute; la excavadora Caterpillar 320 n&uacute;mero de serie X?" &mdash; con la misma velocidad que las preguntas agregadas.</p>
<h4 dir="ltr">Las alertas de activos en estado no disponible durante m&aacute;s de un tiempo configurable</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cuando un activo lleva en estado "no disponible" m&aacute;s de un tiempo configurable &mdash; dos d&iacute;as, una semana &mdash;, el sistema genera una alerta autom&aacute;tica al responsable. Esa alerta evita que los activos se queden bloqueados en el inventario por incidencias que nadie ha resuelto &mdash; un problema especialmente frecuente en empresas con muchas unidades en la flota y equipo peque&ntilde;o, donde es f&aacute;cil que una incidencia "se olvide" entre la presi&oacute;n operativa de la temporada alta.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 2: el registro de salidas &mdash; la entrega del activo al cliente</h3>
<h4 dir="ltr">El movimiento de salida que actualiza el stock autom&aacute;ticamente</h4>
<p dir="ltr">Cuando se confirma un contrato de alquiler y se programa la entrega, el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com registra el movimiento de salida del activo: el activo pasa de estado "disponible en almac&eacute;n" a estado "en campo &mdash; contrato X &mdash; cliente Y &mdash; fecha de devoluci&oacute;n prevista Z". Ese movimiento ocurre en el sistema en el momento en que el conductor ejecuta el protocolo de entrega desde su m&oacute;vil en el lugar de la entrega &mdash; no cuando alguien en la oficina actualiza manualmente el inventario.</p>
<p dir="ltr">Esa actualizaci&oacute;n autom&aacute;tica en el momento de la entrega real &mdash; no en el momento en que se programa &mdash; garantiza que el stock disponible en el sistema refleja siempre la realidad f&iacute;sica del almac&eacute;n, sin retrasos ni discrepancias producidas por actualizaciones manuales tard&iacute;as.</p>
<h4 dir="ltr">El registro del estado del activo en la salida: fotograf&iacute;as y hor&oacute;metro</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el movimiento de salida del activo del almac&eacute;n incluye el registro completo del estado del activo en ese momento: las fotograf&iacute;as del estado desde m&uacute;ltiples &aacute;ngulos &mdash; tomadas por el conductor desde su m&oacute;vil en el momento de la entrega &mdash;, el hor&oacute;metro o el contador de kil&oacute;metros si aplica, y la lista de accesorios incluidos en esa salida. Ese registro de estado en la salida es el punto de referencia para comparar con el estado en la entrada &mdash; cuando el activo vuelva al almac&eacute;n.</p>
<h4 dir="ltr">La orden de transporte vinculada al movimiento de salida</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el movimiento de salida del activo genera autom&aacute;ticamente la orden de transporte para el conductor: la direcci&oacute;n de entrega, la hora comprometida, las instrucciones espec&iacute;ficas de acceso, los datos del cliente receptor. Esa orden, disponible en el m&oacute;vil del conductor antes de salir del almac&eacute;n, elimina la necesidad de que alguien le explique por tel&eacute;fono d&oacute;nde tiene que ir y qu&eacute; tiene que entregar.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 3: el registro de entradas &mdash; la devoluci&oacute;n del activo al almac&eacute;n</h3>
<h4 dir="ltr">El movimiento de entrada que actualiza el stock y el estado del activo</h4>
<p dir="ltr">Cuando el cliente devuelve el activo al almac&eacute;n &mdash; o cuando el equipo de recogida lo recoge en campo &mdash;, el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com registra el movimiento de entrada: el activo pasa de estado "en campo" a estado "en verificaci&oacute;n" &mdash; mientras se comprueba su estado &mdash; y despu&eacute;s a estado "disponible" si pasa la verificaci&oacute;n sin incidencias, o a estado "no disponible" si hay alguna incidencia que resolver.</p>
<p dir="ltr">Ese proceso de tres estados &mdash; en campo, en verificaci&oacute;n, disponible &mdash; es la diferencia entre el software de gesti&oacute;n de almacenes dise&ntilde;ado para el alquiler y el que simplemente registra entradas y salidas sin considerar el tiempo de preparaci&oacute;n entre contratos.</p>
<h4 dir="ltr">La comparativa autom&aacute;tica del estado en la entrada vs. el estado en la salida</h4>
<p dir="ltr">El software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com compara autom&aacute;ticamente las fotograf&iacute;as del estado del activo en la entrada con las de la salida correspondiente: el empleado que recibe el activo en el almac&eacute;n tiene disponible en su dispositivo las fotograf&iacute;as de cuando ese activo sali&oacute;, y puede identificar visualmente cualquier diferencia relevante &mdash; un nuevo da&ntilde;o, un accesorio faltante, un nivel de combustible diferente al de la entrega.</p>
<p dir="ltr">Esa comparativa autom&aacute;tica &mdash; que sin sistema integrado requerir&iacute;a buscar las fotograf&iacute;as de la salida en el correo o en el tel&eacute;fono del conductor que hizo la entrega, posiblemente semanas atr&aacute;s &mdash; est&aacute; disponible en elgestionador.com en un clic desde el expediente del contrato.</p>
<h4 dir="ltr">La generaci&oacute;n autom&aacute;tica de la factura de liquidaci&oacute;n al registrar la entrada</h4>
<p dir="ltr">Cuando el activo regresa al almac&eacute;n y se registra el movimiento de entrada en elgestionador.com, el sistema genera autom&aacute;ticamente la factura de liquidaci&oacute;n del contrato correspondiente &mdash; con el per&iacute;odo de uso real calculado desde la fecha de salida registrada hasta la fecha de entrada registrada, los cargos por extensiones si las hubo, y los cargos por da&ntilde;os detectados en la comparativa de estado. Esa factura se genera sin ning&uacute;n trabajo manual adicional del equipo de administraci&oacute;n.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 4: el stock de accesorios y consumibles vinculado a la flota</h3>
<h4 dir="ltr">El control del stock de accesorios que acompa&ntilde;an a los activos principales</h4>
<p dir="ltr">Adem&aacute;s del control de los activos principales de la flota, el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com gestiona el stock de los accesorios y consumibles que acompa&ntilde;an a esos activos: las cucharas de excavadora, los kits de seguridad de andamio, los candados de las bicicletas, los cascos de las motos, el combustible inicial de los generadores. Ese stock de accesorios se descuenta autom&aacute;ticamente cuando sale con el activo principal y se acredita cuando vuelve con la devoluci&oacute;n.</p>
<p dir="ltr">El control de ese stock de accesorios &mdash; que en el software de gesti&oacute;n de almacenes sin integraci&oacute;n con la operativa de alquiler suele gestionarse manualmente o no gestionarse &mdash; es la herramienta que permite imputar correctamente los accesorios faltantes al cliente responsable y reponerlos cuando el stock se reduce por debajo del m&iacute;nimo configurable.</p>
<h4 dir="ltr">Las alertas de stock m&iacute;nimo de accesorios y consumibles</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cada categor&iacute;a de accesorios tiene configurado un stock m&iacute;nimo &mdash; el n&uacute;mero m&iacute;nimo de unidades que deben estar en el almac&eacute;n antes de activar la alerta de reposici&oacute;n. Cuando el stock de cucharas de excavadora cae por debajo de ese m&iacute;nimo &mdash; porque varios han salido con activos y no han vuelto &mdash;, el sistema genera la alerta autom&aacute;tica al responsable de almac&eacute;n para que gestione la reposici&oacute;n antes de que la falta de accesorios impida completar una entrega.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Por qu&eacute; el ERP integrado es mejor que el WMS separado para el alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">La ineficiencia de gestionar el almac&eacute;n en un sistema y la facturaci&oacute;n en otro</h3>
<p dir="ltr">Muchas empresas de alquiler intentan resolver el control de su flota con un sistema de software de gesti&oacute;n de almacenes gen&eacute;rico que registra entradas y salidas, y un sistema de facturaci&oacute;n separado donde registran los contratos y las facturas. Esa combinaci&oacute;n de dos sistemas independientes produce sistem&aacute;ticamente el mismo problema: la informaci&oacute;n de uno no est&aacute; en el otro, y alguien tiene que transcribir los movimientos de almac&eacute;n al sistema de facturaci&oacute;n y viceversa. Esa transcripci&oacute;n produce errores, produce retrasos y consume tiempo del equipo que podr&iacute;a dedicarse a la operativa del negocio.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el software de gesti&oacute;n de almacenes est&aacute; completamente integrado con la gesti&oacute;n de contratos, la facturaci&oacute;n y la trazabilidad de activos: cuando se registra una salida de almac&eacute;n, el contrato correspondiente se activa autom&aacute;ticamente; cuando se registra una entrada, la factura de liquidaci&oacute;n se genera autom&aacute;ticamente. No hay ninguna transcripci&oacute;n manual entre sistemas.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Comparativa: gesti&oacute;n de almac&eacute;n sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="212"><col width="171"><col width="218"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Proceso de gesti&oacute;n de almac&eacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Stock disponible en tiempo real por categor&iacute;a</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin visibilidad sistem&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Panel actualizado con cada movimiento</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Registro de salida vinculado al contrato</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, con retraso</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tico al confirmar la entrega en campo</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Estado del activo en la salida documentado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin registro fotogr&aacute;fico sistem&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Fotograf&iacute;as vinculadas al movimiento desde el m&oacute;vil</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Alerta de activo fuera del almac&eacute;n m&aacute;s tiempo del previsto</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin detecci&oacute;n autom&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Alerta configurable por tipo de activo y per&iacute;odo</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Registro de entrada con comparativa de estado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin comparativa sistem&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica con las fotograf&iacute;as de la salida</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Generaci&oacute;n de factura al registrar la entrada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, por el equipo de administraci&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica al registrar el movimiento de entrada</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Control de stock de accesorios</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin integraci&oacute;n con la flota</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Vinculado a cada activo, con alerta de stock m&iacute;nimo</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Integraci&oacute;n con contratos y facturaci&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Transcripci&oacute;n manual entre sistemas</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Completamente integrado en el mismo sistema</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Preguntas frecuentes sobre software de gesti&oacute;n de almacenes para alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede elgestionador.com gestionar almacenes en m&uacute;ltiples ubicaciones?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com gestiona flotas distribuidas en m&uacute;ltiples almacenes o puntos de operaci&oacute;n desde una &uacute;nica plataforma, con visibilidad unificada del stock total y la posibilidad de filtrar por ubicaci&oacute;n espec&iacute;fica. Los movimientos de activos entre almacenes tambi&eacute;n pueden registrarse como eventos en el historial del activo.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo gestiona el sistema los activos que salen de un almac&eacute;n y vuelven a otro diferente?</h3>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el movimiento de salida registra el almac&eacute;n de origen y el movimiento de entrada puede registrarse en cualquier almac&eacute;n de la empresa. El sistema actualiza el stock de cada ubicaci&oacute;n autom&aacute;ticamente y mantiene el historial del activo con el registro completo de todos sus movimientos entre almacenes.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema gestionar el stock de accesorios fungibles que se consumen durante el alquiler?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com puede gestionar tanto los accesorios reutilizables &mdash; que salen con el activo y vuelven en la devoluci&oacute;n &mdash; como los consumibles que se entregan al cliente y no se recuperan. Los primeros se gestionan como stock rotante; los segundos se descuentan del stock al salir y pueden configurarse con un precio de venta que se a&ntilde;ade autom&aacute;ticamente a la factura del contrato.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Qu&eacute; establece el Plan General de Contabilidad sobre el registro de los movimientos del almac&eacute;n en una empresa de alquiler?</h3>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884"> RD 1514/2007, Plan General de Contabilidad</a>, establece que los activos de la flota de una empresa de alquiler se clasifican como inmovilizado material &mdash; no como existencias &mdash; y que su valoraci&oacute;n debe reflejar el precio de adquisici&oacute;n menos la amortizaci&oacute;n acumulada. Los movimientos de almac&eacute;n no producen reconocimiento de ingreso por s&iacute; mismos &mdash; el ingreso se reconoce cuando se presta el servicio de alquiler &mdash;, pero el registro correcto de esos movimientos es la base del control de activos que el asesor contable necesita para las cuentas anuales.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Conclusi&oacute;n: el software de gesti&oacute;n de almacenes correcto para el alquiler es el que est&aacute; integrado con el contrato, el cliente y la factura desde el primer movimiento</h2>
<p dir="ltr">El software de gesti&oacute;n de almacenes para una empresa de alquiler no puede limitarse a registrar entradas y salidas: tiene que vincular cada movimiento al contrato que lo justifica, al cliente que lo origina, al estado del activo en ese momento y a la factura que se generar&aacute; al cierre. Con elgestionador.com, esa integraci&oacute;n existe desde el primer d&iacute;a: el movimiento de salida activa el contrato, el movimiento de entrada genera la factura, y el panel de stock refleja en tiempo real el resultado de todos esos movimientos sin ning&uacute;n trabajo manual de sincronizaci&oacute;n.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona ese software de gesti&oacute;n de almacenes integrado en el ERP especializado en alquiler: panel de stock en tiempo real por categor&iacute;a y por unidad, registro de salidas con fotograf&iacute;as y orden de transporte autom&aacute;tica, registro de entradas con comparativa de estado y generaci&oacute;n autom&aacute;tica de factura, control de accesorios con alertas de stock m&iacute;nimo, y gesti&oacute;n de m&uacute;ltiples almacenes desde una &uacute;nica plataforma. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
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