Software de gestión de almacenes para alquiler de herramientas: organiza, controla y reduce pérdidas

Índice

Los problemas específicos del alquiler de herramientas que el software debe resolver
Software gestión almacenes alquiler herramientas pérdidas: las funciones que marcan la diferencia
Comparativa: gestión del almacén de herramientas sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre software de gestión de almacenes para alquiler de herramientas
Conclusión: el software de gestión de almacenes correcto para el alquiler de herramientas es el que controla las piezas más pequeñas con la misma precisión que las máquinas más grandes

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">El software de gesti&oacute;n de almacenes para el alquiler de herramientas es el sistema que permite a una empresa del sector saber en todo momento qu&eacute; herramientas est&aacute;n disponibles en el almac&eacute;n, cu&aacute;les est&aacute;n en campo con clientes, cu&aacute;les forman parte de un kit en uso, y cu&aacute;les han desaparecido sin que nadie haya registrado el motivo. El alquiler de herramientas &mdash; taladros, radiales, martillos el&eacute;ctricos, compresores, herramientas de carpinter&iacute;a, kits completos para obra &mdash; tiene una particularidad que lo diferencia del alquiler de maquinaria grande o de veh&iacute;culos: los activos son peque&ntilde;os, numerosos, f&aacute;ciles de perder o de cambiar entre kits, y tienen un valor unitario bajo que hace que muchos propietarios no implementen sistemas de control rigurosos. Esa falta de control es exactamente la causa de las p&eacute;rdidas sistem&aacute;ticas que reducen el margen del negocio.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de ferreter&iacute;as con servicio de alquiler, tiendas de bricolaje, empresas especializadas en alquiler de herramientas para obra o para particulares, el software de gesti&oacute;n de almacenes correcto no es el que gestiona los activos grandes: es el que controla los peque&ntilde;os, identifica cu&aacute;ndo falta una broca de un set, detecta qu&eacute; cliente devolvi&oacute; un kit incompleto, y genera el cargo correcto sin que el empleado del mostrador tenga que hacer el inventario completo del kit en el momento de la devoluci&oacute;n bajo la presi&oacute;n de la cola de clientes. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, esa funcionalidad est&aacute; integrada en el ERP especializado en alquiler. El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884"> Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad</a>, establece los criterios contables aplicables. Si quieres entender las funciones generales que debe tener el software de gesti&oacute;n de almacenes en cualquier tipo de alquiler, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/software-de-gestion-de-almacenes-funciones-imprescindibles-para-empresas-de-alquiler"> software de gesti&oacute;n de almacenes: funciones imprescindibles para empresas de alquiler</a> proporciona ese marco completo.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Los problemas espec&iacute;ficos del alquiler de herramientas que el software debe resolver</h2>
<h3 dir="ltr">Problema 1: las p&eacute;rdidas de unidades peque&ntilde;as que nadie registra</h3>
<p dir="ltr">El alquiler de herramientas tiene una tasa de p&eacute;rdida de unidades peque&ntilde;as &mdash; brocas, discos de corte, puntas de destornillador, clavijas, llaves allen &mdash; que en muchas empresas supera el 15-20 % por temporada, sin que haya un registro preciso de cu&aacute;ndo desapareci&oacute; cada unidad y con qu&eacute; cliente. Esas p&eacute;rdidas se asumen como "coste del negocio" cuando en realidad son cargas imputables a clientes espec&iacute;ficos que no pueden reclamarse porque nadie document&oacute; que esa unidad estaba en el kit cuando sali&oacute;.</p>
<p dir="ltr">La ra&iacute;z del problema no es la mala fe de los clientes &mdash; muchas de esas p&eacute;rdidas son inadvertidas, el cliente no se da cuenta de que ha dejado una broca en la obra &mdash;, sino la falta de un sistema que registre exactamente qu&eacute; piezas sal&iacute;an en cada kit y qu&eacute; piezas volv&iacute;an. Sin ese registro, ning&uacute;n cargo es reclamable.</p>
<h3 dir="ltr">Problema 2: los kits de herramientas que vuelven incompletos sin que nadie lo detecte en el mostrador</h3>
<p dir="ltr">Cuando el cliente devuelve el kit de herramientas en el mostrador &mdash; habitualmente con prisa, al final de la obra, cansado &mdash;, el empleado tiene que verificar que todas las piezas del kit han vuelto. Sin un sistema que muestre exactamente qu&eacute; piezas estaban en ese kit cuando sali&oacute;, esa verificaci&oacute;n depende de la memoria del empleado o de una lista en papel que puede estar desactualizada. El resultado m&aacute;s frecuente es que el kit se acepta "a ojo" y las piezas faltantes se descubren d&iacute;as despu&eacute;s cuando alguien prepara ese kit para el siguiente cliente.</p>
<h3 dir="ltr">Problema 3: las herramientas que se mezclan entre kits diferentes</h3>
<p dir="ltr">En el almac&eacute;n de herramientas de alquiler con alta rotaci&oacute;n, las herramientas de diferentes kits pueden mezclarse: la radial del kit A se devuelve con el kit B, el martillo del kit C aparece en el caj&oacute;n del kit D. Sin un software de gesti&oacute;n de almacenes que identifique cada herramienta individualmente &mdash; por n&uacute;mero de serie, por etiqueta, por c&oacute;digo QR &mdash;, esa mezcla es pr&aacute;cticamente inevitable y produce que los kits se descompongan progresivamente hasta que ninguno est&aacute; completo.</p>
<h3 dir="ltr">Problema 4: la disponibilidad que nadie conoce con certeza</h3>
<p dir="ltr">"&iquest;Tienes disponible el taladro percutor para el fin de semana?" &mdash; En el alquiler de herramientas sin sistema, esa pregunta tiene una respuesta incierta: alguien va a mirar al almac&eacute;n, cuenta las unidades que ve, y da un s&iacute; o un no que puede no reflejar la realidad porque algunas de esas unidades est&aacute;n en kit con otros activos comprometidos.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Software gesti&oacute;n almacenes alquiler herramientas p&eacute;rdidas: las funciones que marcan la diferencia</h2>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 1: la ficha individual de cada herramienta con identificaci&oacute;n &uacute;nica</h3>
<h4 dir="ltr">La identificaci&oacute;n por n&uacute;mero de serie o c&oacute;digo QR de cada herramienta</h4>
<p dir="ltr">El primer paso para eliminar las p&eacute;rdidas en el alquiler de herramientas es identificar cada herramienta de forma &uacute;nica &mdash; con su n&uacute;mero de serie del fabricante si lo tiene, o con un c&oacute;digo QR de la empresa si no lo tiene. Esa identificaci&oacute;n &uacute;nica es la que permite al software de gesti&oacute;n de almacenes saber que la radial n&uacute;mero de serie X est&aacute; en el kit A comprometido para el cliente Y hasta el viernes, y que la radial n&uacute;mero de serie Z est&aacute; disponible en el almac&eacute;n.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cada herramienta tiene su ficha individual con esa identificaci&oacute;n &uacute;nica. El empleado puede escanear el c&oacute;digo QR de la herramienta desde su m&oacute;vil para ver inmediatamente su estado: disponible, en campo con qu&eacute; contrato, en kit con qu&eacute; activo principal.</p>
<h4 dir="ltr">El etiquetado de herramientas peque&ntilde;as con c&oacute;digo QR resistente</h4>
<p dir="ltr">Para las herramientas peque&ntilde;as &mdash; brocas de alta calidad, llaves de vaso, puntas de impacto &mdash; que no tienen n&uacute;mero de serie del fabricante, elgestionador.com permite gestionar el stock como unidades de la misma categor&iacute;a &mdash; no por unidad individual &mdash; con control de cantidad: cu&aacute;ntas brocas del tipo X hay en el kit, cu&aacute;ntas vuelven, cu&aacute;ntas faltan. Ese control por cantidad &mdash; m&aacute;s pr&aacute;ctico que el control individual para consumibles de bajo valor &mdash; produce el cargo correcto sin necesidad de etiquetar cada broca individualmente.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 2: la gesti&oacute;n de kits como unidad de alquiler compleja</h3>
<h4 dir="ltr">El kit configurado con todas sus piezas en el sistema</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, un kit de herramientas es una unidad de alquiler compuesta: el kit tiene una identificaci&oacute;n propia &mdash; "Kit taladrador completo A" &mdash;, y dentro de este kit est&aacute;n configuradas todas sus piezas: la m&aacute;quina principal, las brocas por tipo y cantidad, los accesorios, el malet&iacute;n o la caja. Cuando el kit sale del almac&eacute;n, el sistema registra la salida de todos sus componentes como parte de ese kit.</p>
<h4 dir="ltr">La verificaci&oacute;n del kit al devolver &mdash; &iacute;tem por &iacute;tem desde la pantalla</h4>
<p dir="ltr">Cuando el cliente devuelve el kit, el empleado abre el expediente del contrato en elgestionador.com desde la tablet del mostrador y ve la lista exacta de componentes que salieron con ese kit. Va verificando &iacute;tem por &iacute;tem &mdash; "la m&aacute;quina: s&iacute;, el cable: s&iacute;, la broca de 10mm: no aparece, la broca de 12mm: s&iacute;" &mdash; y marcando cada componente. Al terminar la verificaci&oacute;n, el sistema calcula autom&aacute;ticamente qu&eacute; falta y qu&eacute; cargo corresponde seg&uacute;n el precio configurado para cada tipo de componente.</p>
<p dir="ltr">Ese proceso &mdash; que en la gesti&oacute;n sin sistema requiere que el empleado recuerde o busque en papel qu&eacute; deber&iacute;a haber en el kit &mdash; ocurre en elgestionador.com en menos de dos minutos con la lista completa en pantalla.</p>
<h4 dir="ltr">El cargo autom&aacute;tico por componentes faltantes</h4>
<p dir="ltr">Cuando la verificaci&oacute;n del kit detecta componentes faltantes, elgestionador.com calcula autom&aacute;ticamente el cargo al cliente: el precio de reposici&oacute;n de la broca de 10mm que no volvi&oacute;, el precio del accesorio que falta, el descuento por el malet&iacute;n da&ntilde;ado. Ese cargo se a&ntilde;ade autom&aacute;ticamente a la factura de liquidaci&oacute;n del contrato, con el desglose de cada componente faltante o da&ntilde;ado.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 3: el panel de disponibilidad con visibilidad por herramienta y por kit</h3>
<h4 dir="ltr">La disponibilidad real que incluye las herramientas comprometidas en kits</h4>
<p dir="ltr">En el software de gesti&oacute;n de almacenes de elgestionador.com, la disponibilidad no se muestra solo a nivel de "cu&aacute;ntas radiales hay en el almac&eacute;n": muestra cu&aacute;ntas est&aacute;n disponibles libres, cu&aacute;ntas est&aacute;n en kits comprometidos para contratos activos, y cu&aacute;ntas est&aacute;n en kits con contratos futuros ya confirmados. Esa disponibilidad real &mdash; que en el alquiler de herramientas sin sistema frecuentemente produce sobre-reservas porque alguien no supo que cierta herramienta ya estaba comprometida en un kit &mdash;, evita los conflictos de disponibilidad que da&ntilde;an la relaci&oacute;n con el cliente.</p>
<h4 dir="ltr">La alerta de kit incompleto antes de confirmar la reserva</h4>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cuando se intenta confirmar una reserva de un kit espec&iacute;fico y alguno de sus componentes no est&aacute; disponible &mdash; porque falta en el almac&eacute;n despu&eacute;s de una devoluci&oacute;n con p&eacute;rdidas no repuestas &mdash;, el sistema genera una alerta antes de confirmar: "El kit A no est&aacute; completo &mdash; falta la broca de 8mm. &iquest;Confirmar igualmente o esperar a completar el kit?"</p>
<p dir="ltr">Esa alerta evita el caso m&aacute;s frustrante del alquiler de herramientas: el cliente que llega a recoger su kit y descubre que le faltan piezas que nadie detect&oacute; antes de confirmar la reserva.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 4: el hist&oacute;rico de p&eacute;rdidas por cliente y por tipo de herramienta</h3>
<h4 dir="ltr">La identificaci&oacute;n de los clientes con mayor tasa de devoluciones incompletas</h4>
<p dir="ltr">Con el registro sistem&aacute;tico de las devoluciones incompletas en elgestionador.com, la empresa puede identificar a lo largo del tiempo qu&eacute; clientes tienen una tasa de devoluciones incompletas significativamente superior a la media: el cliente que en tres alquileres consecutivos ha devuelto kits con piezas faltantes tiene un perfil de riesgo diferente al cliente que siempre devuelve completo. Con esa informaci&oacute;n, la empresa puede tomar decisiones preventivas: dep&oacute;sito adicional para ese cliente, verificaci&oacute;n m&aacute;s exhaustiva en la devoluci&oacute;n, o simplemente gestionar esa relaci&oacute;n con m&aacute;s cuidado.</p>
<h4 dir="ltr">La identificaci&oacute;n de las herramientas con mayor tasa de p&eacute;rdida</h4>
<p dir="ltr">Con el historial de p&eacute;rdidas por tipo de herramienta, elgestionador.com permite identificar qu&eacute; tipos de piezas desaparecen con m&aacute;s frecuencia &mdash; habitualmente las m&aacute;s peque&ntilde;as y m&aacute;s f&aacute;ciles de perder inadvertidamente &mdash;, y tomar decisiones de gesti&oacute;n: aumentar el stock de esas piezas para poder reponerlas r&aacute;pidamente, incluir un cargo expl&iacute;cito por esas piezas en el contrato para que el cliente sea consciente del valor, o proporcionar envases espec&iacute;ficos para esas piezas que dificulten su p&eacute;rdida.</p>
<h3 dir="ltr">Funci&oacute;n 5: el stock de herramientas de reposici&oacute;n con alertas de m&iacute;nimo</h3>
<h4 dir="ltr">El control de stock de piezas de repuesto para kits</h4>
<p dir="ltr">Cuando los kits de herramientas pierden piezas sistem&aacute;ticamente &mdash; brocas, discos, accesorios &mdash;, la empresa necesita un stock de repuesto para completar los kits antes de que salgan al siguiente cliente. En elgestionador.com, ese stock de repuesto puede gestionarse con alertas de m&iacute;nimo: cuando el stock de brocas de 10mm cae por debajo de diez unidades, el sistema genera la alerta autom&aacute;tica para que el responsable realice el pedido de reposici&oacute;n.</p>
<p dir="ltr">Esa gesti&oacute;n del stock de repuesto &mdash; que en el alquiler de herramientas sin sistema produce frecuentemente situaciones en que no hay brocas para completar el kit porque nadie se acord&oacute; de hacer el pedido &mdash;, garantiza que los kits siempre est&aacute;n completos antes de salir al cliente.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Comparativa: gesti&oacute;n del almac&eacute;n de herramientas sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="215"><col width="133"><col width="254"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Proceso de gesti&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Identificaci&oacute;n individual de cada herramienta</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin identificaci&oacute;n &uacute;nica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">N&uacute;mero de serie o c&oacute;digo QR en cada ficha</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Composici&oacute;n del kit en el sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin registro sistem&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Configurado &iacute;tem por &iacute;tem con cantidades</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Verificaci&oacute;n del kit en la devoluci&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">A ojo o con lista en papel</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">&Iacute;tem por &iacute;tem desde la pantalla del mostrador</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Cargo autom&aacute;tico por componentes faltantes</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Estimado o no aplicado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Calculado autom&aacute;ticamente desde los precios configurados</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Disponibilidad real incluyendo kits comprometidos</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin visibilidad de kits</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Panel actualizado con kits comprometidos excluidos</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Alerta de kit incompleto antes de confirmar reserva</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin alerta autom&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Alerta al intentar confirmar con componente no disponible</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Hist&oacute;rico de p&eacute;rdidas por cliente y herramienta</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin datos sistem&aacute;ticos</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Desde el historial de devoluciones del sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Stock de repuesto con alertas de m&iacute;nimo</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin control autom&aacute;tico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Alerta autom&aacute;tica al caer por debajo del m&iacute;nimo configurado</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Preguntas frecuentes sobre software de gesti&oacute;n de almacenes para alquiler de herramientas</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede elgestionador.com gestionar kits de herramientas con piezas intercambiables entre kits?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. En elgestionador.com, las piezas que son comunes a varios kits pueden gestionarse como un stock compartido &mdash; en lugar de asignarse fijamente a un kit espec&iacute;fico. El sistema controla la disponibilidad de esas piezas compartidas y evita que se confirmen m&aacute;s kits de los que pueden completarse con el stock disponible.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo debe valorarse el stock de herramientas de alquiler conforme al Plan General de Contabilidad?</h3>
<p dir="ltr">Conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884"> RD 1514/2007, Plan General de Contabilidad</a>, las herramientas de alquiler se clasifican como inmovilizado material &mdash; no como existencias &mdash; y se valoran al precio de adquisici&oacute;n menos la amortizaci&oacute;n acumulada. Los accesorios y piezas de repuesto que no se alquilan directamente sino que se usan para completar kits pueden tener una clasificaci&oacute;n diferente seg&uacute;n su uso. El asesor contable debe determinar la clasificaci&oacute;n correcta para cada tipo de activo.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el sistema gestionar el alquiler de herramientas a empresas constructoras con contratos de larga duraci&oacute;n?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. elgestionador.com gestiona tanto el alquiler de corta duraci&oacute;n &mdash; el taladro por un fin de semana &mdash; como los contratos de larga duraci&oacute;n con empresas constructoras, con facturaci&oacute;n peri&oacute;dica configurada y seguimiento del inventario de herramientas en campo durante todo el per&iacute;odo del contrato.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo gestiona el sistema las herramientas que se pierden definitivamente y hay que dar de baja?</h3>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cuando una herramienta se confirma como perdida definitivamente &mdash; despu&eacute;s de que el cargo al cliente ha sido aplicado o descartado &mdash;, puede registrarse la baja definitiva del activo desde su ficha. El historial de la baja queda registrado, y el asesor contable puede gestionar el tratamiento contable de esa baja conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884"> RD 1514/2007</a>.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Conclusi&oacute;n: el software de gesti&oacute;n de almacenes correcto para el alquiler de herramientas es el que controla las piezas m&aacute;s peque&ntilde;as con la misma precisi&oacute;n que las m&aacute;quinas m&aacute;s grandes</h2>
<p dir="ltr">En el alquiler de herramientas, las p&eacute;rdidas econ&oacute;micas m&aacute;s significativas no vienen de las m&aacute;quinas grandes que todo el mundo controla &mdash; vienen de las piezas peque&ntilde;as que nadie controla porque "son baratas". Pero en volumen de temporada alta, la acumulaci&oacute;n de brocas, discos y accesorios faltantes que nadie carg&oacute; a nadie puede representar varios miles de euros de p&eacute;rdidas anuales no documentadas. Con elgestionador.com, cada pieza de cada kit est&aacute; registrada, cada devoluci&oacute;n incompleta genera un cargo autom&aacute;tico, y cada p&eacute;rdida queda en el historial del cliente que la produjo.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona ese software de gesti&oacute;n de almacenes especializado integrado en el ERP para alquiler de herramientas: fichas individuales con c&oacute;digo QR, kits configurados &iacute;tem por &iacute;tem, verificaci&oacute;n de devoluci&oacute;n desde la pantalla del mostrador, cargo autom&aacute;tico por faltantes, panel de disponibilidad real excluyendo kits comprometidos, hist&oacute;rico de p&eacute;rdidas por cliente y por tipo, y alertas de stock m&iacute;nimo de piezas de repuesto. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
<p dir="ltr">Solicita una demo gratuita en <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a> y descubre c&oacute;mo organizar, controlar y reducir las p&eacute;rdidas en tu almac&eacute;n de alquiler de herramientas. Automatiza tu empresa de alquiler con el mejor ERP del sector. Desc&uacute;brelo aqu&iacute;.</p></body></html>