Retenciones de IRPF en empresas de alquiler: cuándo aplicarlas y cómo declararlas

Índice

Las tres situaciones en que una empresa de alquiler aplica retenciones IRPF
Cómo se declaran las retenciones IRPF en los modelos tributarios
Comparativa: gestión de retenciones IRPF sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre retenciones IRPF en empresas de alquiler
Conclusión: las retenciones IRPF en alquiler son una obligación que se gestiona bien cuando se tiene la información correcta organizada desde el principio

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">Las retenciones IRPF en el contexto de una empresa de alquiler son los importes que la empresa retiene de determinados pagos realizados a proveedores, colaboradores o empleados &mdash;en concepto de pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas F&iacute;sicas del perceptor&mdash; y que debe ingresar posteriormente en la Agencia Tributaria en nombre de esas personas. La empresa de alquiler act&uacute;a como intermediaria fiscal: cuando paga a un profesional aut&oacute;nomo por un servicio, retiene un porcentaje de esa factura &mdash;generalmente el 15 %&mdash;, le paga solo el importe neto, e ingresa la retenci&oacute;n en Hacienda. El perceptor descuenta esa retenci&oacute;n en su declaraci&oacute;n de IRPF anual como pago anticipado de su impuesto.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler, las retenciones IRPF generan confusi&oacute;n en tres situaciones habituales: cu&aacute;ndo est&aacute;n obligados a retener en las facturas que reciben de sus proveedores profesionales, si el alquiler de inmuebles &mdash;el local donde almacenan la flota&mdash; est&aacute; sujeto a retenci&oacute;n, y c&oacute;mo gestionar las retenciones del personal empleado. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, plataforma ERP especializada en empresas de alquiler, la facturaci&oacute;n de los servicios y los datos del personal est&aacute;n registrados de forma que el asesor fiscal tiene acceso a la informaci&oacute;n necesaria para calcular y declarar correctamente las retenciones IRPF sin trabajo adicional de recopilaci&oacute;n. La<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006, del Impuesto sobre la Renta de las Personas F&iacute;sicas</a>, regula las retenciones aplicables a los distintos tipos de rentas que una empresa de alquiler puede generar o pagar. Si quieres entender el cuadro fiscal completo de las obligaciones de las empresas de alquiler &mdash;del que el IVA y las retenciones IRPF son los dos elementos m&aacute;s habituales&mdash;, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-economia/iva-en-el-alquiler-de-maquinaria-y-vehiculos-tipos-aplicables-y-como-gestionarlo"> IVA en el alquiler de maquinaria y veh&iacute;culos: tipos aplicables y c&oacute;mo gestionarlo</a> proporciona ese complemento.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Las tres situaciones en que una empresa de alquiler aplica retenciones IRPF</h2>
<p dir="ltr">Las retenciones IRPF en una empresa de alquiler se producen en tres situaciones claramente diferenciadas, cada una con sus reglas propias sobre el tipo de retenci&oacute;n y el modelo de declaraci&oacute;n.</p>
<h3 dir="ltr">Situaci&oacute;n 1: retenciones sobre las facturas de profesionales aut&oacute;nomos</h3>
<h4 dir="ltr">Cu&aacute;ndo la empresa debe retener en las facturas que recibe</h4>
<p dir="ltr">Cuando la empresa de alquiler contrata a un aut&oacute;nomo que le presta servicios profesionales &mdash;el asesor contable que gestiona la contabilidad, el abogado que redacta los contratos tipo, el t&eacute;cnico inform&aacute;tico que configura el software, el fot&oacute;grafo que hace las fotos de la flota para la web&mdash;, esa factura est&aacute; sujeta a retenci&oacute;n del IRPF conforme a la<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006</a> si el aut&oacute;nomo ejerce una actividad profesional &mdash;no empresarial.</p>
<p dir="ltr">La diferencia entre actividad profesional y empresarial a efectos de retenci&oacute;n es relevante: los aut&oacute;nomos que realizan actividades empresariales &mdash;el fontanero, el carpintero, el transportista&mdash; no est&aacute;n sujetos a retenci&oacute;n en sus facturas; los que realizan actividades profesionales &mdash;el abogado, el arquitecto, el consultor, el dise&ntilde;ador&mdash; s&iacute; est&aacute;n sujetos a retenci&oacute;n, y sus facturas deben incluir la menci&oacute;n de la retenci&oacute;n aplicable.</p>
<h4 dir="ltr">El tipo de retenci&oacute;n del 15 % que aplica en la mayor&iacute;a de los casos</h4>
<p dir="ltr">El tipo general de retenciones IRPF sobre actividades profesionales es el 15 %, conforme a la<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006</a>. Ese tipo se aplica sobre la base imponible de la factura &mdash;antes de IVA. Si el aut&oacute;nomo factura mil euros de honorarios m&aacute;s 210 euros de IVA al 21 %, la retenci&oacute;n del 15 % se aplica sobre los mil euros &mdash;ciento cincuenta euros de retenci&oacute;n&mdash;, de modo que la empresa paga al aut&oacute;nomo mil sesenta euros (1.000 + 210 &minus; 150) y ingresa ciento cincuenta euros en Hacienda en nombre del aut&oacute;nomo.</p>
<p dir="ltr">Existe un tipo reducido del 7 % para aut&oacute;nomos que inician su actividad &mdash;aplicable en el a&ntilde;o de inicio y en los dos siguientes si el aut&oacute;nomo as&iacute; lo comunica en su factura. La empresa retiene el tipo que el aut&oacute;nomo indica en su factura, y no es responsabilidad de la empresa verificar si ese tipo es el correcto para ese aut&oacute;nomo.</p>
<h4 dir="ltr">La obligaci&oacute;n de la empresa: retener, pagar e ingresar en Hacienda</h4>
<p dir="ltr">Cuando la empresa recibe una factura de un profesional aut&oacute;nomo con retenci&oacute;n, su obligaci&oacute;n es triple:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Retener el importe indicado en la factura &mdash;no pagar la factura completa sino el neto.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Ingresar el importe retenido en Hacienda en los plazos establecidos &mdash;trimestralmente en el modelo 111.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Declarar el resumen anual de retenciones practicadas en el modelo 190 &mdash;al cierre del a&ntilde;o.</p>
</li>
</ol>
<p dir="ltr">Si la empresa paga la factura &iacute;ntegra sin retener &mdash;porque no sabe que debe hacerlo, o porque el aut&oacute;nomo se lo pide as&iacute;&mdash;, la obligaci&oacute;n de ingresar la retenci&oacute;n sigue siendo de la empresa, aunque ya haya pagado al aut&oacute;nomo. El incumplimiento de esa obligaci&oacute;n puede generar sanciones.</p>
<h3 dir="ltr">Situaci&oacute;n 2: retenciones sobre el alquiler del local o las instalaciones</h3>
<h4 dir="ltr">Cu&aacute;ndo el alquiler del local est&aacute; sujeto a retenci&oacute;n</h4>
<p dir="ltr">Si la empresa de alquiler arrienda el local donde almacena y gestiona la flota a una persona f&iacute;sica &mdash;un particular que le alquila una nave o un almac&eacute;n&mdash;, ese alquiler de inmueble est&aacute; sujeto a retenci&oacute;n del IRPF conforme a la<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006</a>. La empresa es el arrendatario que retiene de la renta que paga al arrendador.</p>
<p dir="ltr">Esa situaci&oacute;n &mdash;la retenci&oacute;n sobre el alquiler de un inmueble que la empresa utiliza como local de negocio&mdash; es menos conocida que las retenciones sobre facturas de profesionales, pero es igualmente obligatoria cuando el arrendador es una persona f&iacute;sica.</p>
<h4 dir="ltr">El tipo de retenci&oacute;n del 19 % sobre el alquiler de inmuebles</h4>
<p dir="ltr">La retenci&oacute;n sobre rendimientos del capital inmobiliario &mdash;el alquiler de inmuebles de personas f&iacute;sicas&mdash; es del 19 % conforme a la<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006</a>, aplicable sobre la base del arrendamiento sin IVA. Si la empresa paga mil euros al mes por el alquiler del almac&eacute;n, retiene ciento noventa euros y paga ochocientos diez euros al arrendador, ingresando los ciento noventa euros en Hacienda trimestralmente en el modelo 115.</p>
<h4 dir="ltr">Las excepciones: cu&aacute;ndo no hay obligaci&oacute;n de retener</h4>
<p dir="ltr">La obligaci&oacute;n de retener sobre el alquiler de inmuebles no aplica cuando el arrendador es una persona jur&iacute;dica &mdash;una sociedad que alquila el inmueble&mdash;, ya que las sociedades tributan por el Impuesto sobre Sociedades y no por el IRPF. En ese caso, la empresa paga la renta completa sin retenci&oacute;n. Es importante que la empresa verifique antes del primer pago si el arrendador es persona f&iacute;sica o jur&iacute;dica para aplicar correctamente la retenci&oacute;n desde el inicio.</p>
<h3 dir="ltr">Situaci&oacute;n 3: retenciones sobre las n&oacute;minas del personal empleado</h3>
<h4 dir="ltr">La retenci&oacute;n sobre el salario como obligaci&oacute;n del empleador</h4>
<p dir="ltr">Cuando la empresa de alquiler tiene trabajadores en plantilla, est&aacute; obligada a practicar retenciones IRPF sobre cada n&oacute;mina: retiene el porcentaje que corresponde a cada empleado seg&uacute;n su situaci&oacute;n personal y familiar &mdash;salario anual, n&uacute;mero de hijos, discapacidad, situaci&oacute;n familiar&mdash; y lo ingresa en Hacienda mensualmente en el modelo 111.</p>
<p dir="ltr">Esas retenciones sobre n&oacute;minas no afectan al importe bruto del salario &mdash;el empleado percibe el salario neto despu&eacute;s de la retenci&oacute;n&mdash;, pero s&iacute; afectan significativamente a la gesti&oacute;n de la tesorer&iacute;a de la empresa: en los meses de mayor n&oacute;mina &mdash;incluidas las pagas extraordinarias&mdash; las retenciones ingresadas en Hacienda pueden ser importes significativos.</p>
<h4 dir="ltr">El c&aacute;lculo de la retenci&oacute;n de n&oacute;minas: la responsabilidad del asesor laboral</h4>
<p dir="ltr">El porcentaje de retenci&oacute;n de cada empleado no es un tipo fijo: se calcula individualmente para cada trabajador en funci&oacute;n de su situaci&oacute;n personal y puede variar cada a&ntilde;o si cambia su situaci&oacute;n familiar. Ese c&aacute;lculo es responsabilidad del asesor laboral de la empresa, que lo determina al inicio de cada a&ntilde;o y lo actualiza cuando el trabajador comunica cambios en su situaci&oacute;n.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">C&oacute;mo se declaran las retenciones IRPF en los modelos tributarios</h2>
<h3 dir="ltr">El modelo 111: declaraci&oacute;n trimestral de retenciones sobre rendimientos del trabajo y actividades profesionales</h3>
<h4 dir="ltr">Qu&eacute; incluye el modelo 111</h4>
<p dir="ltr">El modelo 111 es la declaraci&oacute;n trimestral donde la empresa de alquiler ingresa en Hacienda las retenciones IRPF practicadas durante el trimestre sobre:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Las n&oacute;minas del personal empleado.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Las facturas de profesionales aut&oacute;nomos.</p>
</li>
</ol>
<p dir="ltr">Los plazos de presentaci&oacute;n del modelo 111 son los mismos que los del modelo 303 de IVA: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero del a&ntilde;o siguiente.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, las facturas recibidas de proveedores con retenci&oacute;n est&aacute;n registradas con el importe retenido, de modo que el resumen del modelo 111 est&aacute; disponible para el asesor fiscal sin trabajo adicional de recopilaci&oacute;n.</p>
<h4 dir="ltr">El modelo 190: resumen anual de retenciones sobre rendimientos del trabajo</h4>
<p dir="ltr">El modelo 190 es el resumen anual de todas las retenciones IRPF practicadas durante el a&ntilde;o sobre rendimientos del trabajo y de actividades profesionales, desglosado por perceptor con sus datos identificativos. Se presenta en enero del a&ntilde;o siguiente y permite a la Agencia Tributaria cruzar los datos con las declaraciones de IRPF de los perceptores.</p>
<h3 dir="ltr">El modelo 115: declaraci&oacute;n trimestral de retenciones sobre alquileres de inmuebles</h3>
<h4 dir="ltr">Qu&eacute; incluye el modelo 115 y su periodicidad</h4>
<p dir="ltr">El modelo 115 es la declaraci&oacute;n trimestral donde la empresa ingresa en Hacienda las retenciones IRPF practicadas sobre los arrendamientos de inmuebles a personas f&iacute;sicas. Se presenta en los mismos plazos que el modelo 111. Al cierre del a&ntilde;o, el modelo 180 es el resumen anual de esas retenciones sobre alquileres.</p>
<h3 dir="ltr">La importancia de separar correctamente los conceptos en la contabilidad</h3>
<p dir="ltr">Para que el asesor fiscal pueda preparar correctamente los modelos 111 y 115, necesita que la empresa tenga perfectamente separados en su contabilidad y en sus registros de facturas:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Los pagos a profesionales aut&oacute;nomos con su retenci&oacute;n aplicada.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Los pagos de alquiler de inmuebles con su retenci&oacute;n aplicada.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Las n&oacute;minas del personal con sus retenciones mensuales.</p>
</li>
</ol>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, las facturas recibidas de proveedores est&aacute;n organizadas por tipo, y los pagos de alquiler del local pueden registrarse con la retenci&oacute;n correspondiente, facilitando esa separaci&oacute;n que el asesor necesita al cierre de cada trimestre.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Comparativa: gesti&oacute;n de retenciones IRPF sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="199"><col width="189"><col width="214"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Tipo de retenci&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Retenci&oacute;n sobre facturas de profesionales</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, riesgo de olvidar retener</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Facturas registradas con importe retenido</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Identificaci&oacute;n de aut&oacute;nomos con retenci&oacute;n obligatoria</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Dependiente del conocimiento del empleado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Configurable por tipo de proveedor en el sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Retenci&oacute;n sobre alquiler del local (19 %)</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual, riesgo de omisi&oacute;n</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Registrable en el sistema como pago con retenci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Resumen trimestral para el modelo 111</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Elaborado manualmente por el asesor</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Disponible desde el registro de facturas del sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Resumen anual para el modelo 190</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin datos organizados sistem&aacute;ticamente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Exportable desde el historial de facturas del per&iacute;odo</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Separaci&oacute;n de retenciones de trabajo vs. profesionales</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin separaci&oacute;n autom&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Configurable por categor&iacute;a de proveedor</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Preguntas frecuentes sobre retenciones IRPF en empresas de alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Una empresa de alquiler que arrienda maquinaria a otras empresas tiene que retener en sus facturas?</h3>
<p dir="ltr">No. Las retenciones IRPF sobre el alquiler de bienes muebles &mdash;la maquinaria, los veh&iacute;culos, las herramientas que la empresa de alquiler arrienda a sus clientes&mdash; solo aplican si el arrendador es una persona f&iacute;sica y el arrendatario es una empresa o profesional obligado a retener. Si la empresa de alquiler arrienda su maquinaria a otras empresas, los clientes empresariales no retienen en sus pagos porque el alquiler de bienes muebles no est&aacute; sujeto a retenci&oacute;n conforme a la<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764"> Ley 35/2006</a> &mdash;s&iacute; est&aacute; sujeto a IVA, pero no a retenci&oacute;n de IRPF.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;C&oacute;mo sabe la empresa si una factura de un aut&oacute;nomo tiene retenci&oacute;n obligatoria?</h3>
<p dir="ltr">El propio aut&oacute;nomo es quien indica en su factura si est&aacute; sujeto a retenci&oacute;n y a qu&eacute; tipo. Si la factura incluye la menci&oacute;n "sujeto a retenci&oacute;n del 15 % de IRPF" y el importe de la retenci&oacute;n, la empresa est&aacute; obligada a retener. Si la factura no incluye esa menci&oacute;n &mdash;porque el aut&oacute;nomo desarrolla una actividad empresarial no sujeta a retenci&oacute;n&mdash;, la empresa no retiene. La empresa no es responsable de la calificaci&oacute;n correcta de la actividad del aut&oacute;nomo: retiene lo que el aut&oacute;nomo indica en su factura.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Qu&eacute; ocurre si la empresa paga una factura con retenci&oacute;n sin retener el importe?</h3>
<p dir="ltr">Si la empresa paga la factura &iacute;ntegra sin practicar la retenci&oacute;n obligatoria, la obligaci&oacute;n de ingresar esa retenci&oacute;n en Hacienda sigue siendo de la empresa. Hacienda puede exigir a la empresa el ingreso de la retenci&oacute;n no practicada m&aacute;s los intereses de demora, y puede imponer sanciones por el incumplimiento. El perceptor, por su parte, puede deducirse la retenci&oacute;n te&oacute;rica en su declaraci&oacute;n de IRPF aunque no la haya percibido efectivamente.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;A qu&eacute; tipo se retiene cuando el aut&oacute;nomo ha iniciado su actividad hace menos de tres a&ntilde;os?</h3>
<p dir="ltr">El aut&oacute;nomo que inicia su actividad puede comunicar a sus clientes que aplica el tipo reducido del 7 % durante el a&ntilde;o de inicio y los dos siguientes, mencionando en la factura. La empresa retiene el 7 % si el aut&oacute;nomo lo indica as&iacute;, sin necesidad de verificar la antig&uuml;edad de la actividad. Si el aut&oacute;nomo aplica el tipo reducido sin cumplir los requisitos, la responsabilidad es del aut&oacute;nomo, no de la empresa que retiene el tipo indicado en la factura.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Las retenciones sobre n&oacute;minas se ingresan mensual o trimestralmente?</h3>
<p dir="ltr">La periodicidad de ingreso de las retenciones sobre n&oacute;minas &mdash;y del modelo 111 correspondiente&mdash; puede ser mensual o trimestral dependiendo del volumen de la empresa. Las empresas con retenciones anuales superiores a determinados umbrales deben presentar el modelo 111 mensualmente; las que no alcanzan ese umbral lo presentan trimestralmente. El asesor fiscal determina la periodicidad correcta para cada empresa.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Conclusi&oacute;n: las retenciones IRPF en alquiler son una obligaci&oacute;n que se gestiona bien cuando se tiene la informaci&oacute;n correcta organizada desde el principio</h2>
<p dir="ltr">Las retenciones IRPF en una empresa de alquiler no son complejas en su c&aacute;lculo &mdash;el tipo del 15 % para profesionales y el 19 % para inmuebles son reglas simples&mdash;, pero s&iacute; requieren que la empresa tenga correctamente identificados los pagos sujetos a retenci&oacute;n, los importe retenidos registrados con precisi&oacute;n y la informaci&oacute;n organizada para que el asesor fiscal pueda preparar los modelos 111 y 115 trimestralmente sin trabajo adicional de recopilaci&oacute;n. Con elgestionador.com, ese registro est&aacute; integrado en el mismo sistema que gestiona la facturaci&oacute;n y las operaciones del negocio.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona la infraestructura de registro de pagos con retenci&oacute;n integrada en el ERP especializado en alquiler: facturas de proveedores con el importe retenido registrado, exportaci&oacute;n del resumen trimestral para el asesor fiscal, y separaci&oacute;n correcta de los distintos tipos de retenci&oacute;n &mdash;profesionales, alquileres de inmuebles y n&oacute;minas&mdash; que el asesor necesita para los modelos 111 y 115. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
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