Número de factura simplificada en alquiler: cuándo usarla y cómo numerarla bien

Índice

Cuándo puede emitirse la factura simplificada en el alquiler
Número de factura simplificada alquiler cuándo usar numeración: el sistema correcto
Comparativa: gestión del número de factura simplificada en alquiler sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre el número de factura simplificada en el alquiler
Conclusión: el número de factura simplificada en el alquiler tiene las mismas exigencias de correlatividad que la completa — y automatizarla es lo que garantiza que esa correlatividad se mantiene en el pico de temporada

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">El n&uacute;mero de factura simplificada en el sector del alquiler es el identificador que corresponde a un tipo de documento espec&iacute;fico &mdash; la factura simplificada &mdash;, que el<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> Real Decreto 1619/2012</a> permite emitir en determinados supuestos como alternativa a la factura completa. En el alquiler de bicicletas, kayaks, patinetes, equipos de playa, disfraces o cualquier activo de alquiler directo al consumidor final, la factura simplificada es el documento que se emite en el mostrador cuando el cliente paga al contado y no necesita una factura completa para deducirse el IVA. El n&uacute;mero de factura simplificada tiene sus propias reglas: debe ser correlativo dentro de su propia serie &mdash; separada de la serie de facturas completas &mdash;, y debe cumplir con los campos m&iacute;nimos del<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>. Usarla donde no procede o numerarla como si fuera una factura completa son los dos errores m&aacute;s frecuentes del sector.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler al consumidor final &mdash; empresas de alquiler de equipos deportivos, de bicicletas, de kayaks, de motos de playa, de material de camping, de equipos de sonido para particulares &mdash;, este art&iacute;culo cubre tres preguntas concretas: cu&aacute;ndo puede emitirse la factura simplificada, cu&aacute;ndo no puede usarse y hay que emitir la completa, y c&oacute;mo debe estructurarse el n&uacute;mero de factura simplificada para que la numeraci&oacute;n sea correcta conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, todo ese proceso est&aacute; automatizado.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Cu&aacute;ndo puede emitirse la factura simplificada en el alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">Los tres supuestos del RD 1619/2012 que permiten la factura simplificada</h3>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a> establece que la factura simplificada puede emitirse en los siguientes supuestos:</p>
<h4 dir="ltr">Supuesto 1: el importe de la operaci&oacute;n no supera los 400 euros con IVA incluido</h4>
<p dir="ltr">El supuesto m&aacute;s frecuente en el alquiler al consumidor: cuando el importe total del contrato de alquiler &mdash; incluyendo el IVA &mdash;, no supera los 400 euros, la empresa puede emitir factura simplificada sin que el cliente pueda exigir la completa.</p>
<p dir="ltr">En el alquiler de bicicletas, kayaks, patinetes, equipos de playa o material de camping para contratos de uno a tres d&iacute;as, casi todos los contratos con particulares entran en ese umbral. Una bicicleta de monta&ntilde;a a 45 &euro;/d&iacute;a durante tres d&iacute;as son 135 &euro; base imponible + 28,35 &euro; de IVA = 163,35 &euro; total &mdash; muy por debajo del umbral de 400 &euro;.</p>
<p dir="ltr">La empresa puede optar por emitir factura simplificada para todos esos contratos &mdash; y en elgestionador.com, el sistema puede configurarse para que los contratos por debajo del umbral generen autom&aacute;ticamente factura simplificada, reservando la factura completa para los que lo superan o para los clientes con CIF.</p>
<h4 dir="ltr">Supuesto 2: la operaci&oacute;n de facturaci&oacute;n es de venta al por menor o a consumidor final</h4>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a> tambi&eacute;n permite la factura simplificada cuando la naturaleza de la actividad es la venta al por menor o al consumidor final &mdash; independientemente del importe. Este supuesto es el que cubre las empresas de alquiler de equipos deportivos o de ocio que operan en modo mostrador: la empresa de alquiler de kayaks en el puerto, la empresa de alquiler de bicicletas en el destino tur&iacute;stico, el puesto de alquiler de material de playa.</p>
<p dir="ltr">Para que este supuesto sea aplicable, la actividad debe haberse autorizado expresamente por la Agencia Tributaria o estar incluida en las actividades del art&iacute;culo 4 del<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>. El asesor fiscal debe confirmar la aplicabilidad para el tipo espec&iacute;fico de alquiler.</p>
<h4 dir="ltr">Supuesto 3: la factura es de correcci&oacute;n de una factura simplificada anterior</h4>
<p dir="ltr">Cuando una factura simplificada contiene un error y debe corregirse, la correcci&oacute;n puede emitirse tambi&eacute;n como factura simplificada rectificativa &mdash; con su propio n&uacute;mero de factura de la serie de simplificadas rectificativas.</p>
<h3 dir="ltr">Los supuestos en que la factura simplificada NO puede usarse &mdash; la regla m&aacute;s importante</h3>
<h4 dir="ltr">La prohibici&oacute;n cuando el destinatario es un empresario o profesional con CIF</h4>
<p dir="ltr">Aqu&iacute; est&aacute; el error m&aacute;s frecuente en el sector del alquiler: emitir factura simplificada a un cliente que tiene CIF y quiere deducirse el IVA. Conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>, la factura simplificada no puede emitirse cuando el destinatario de la operaci&oacute;n es un empresario o profesional que act&uacute;a como tal &mdash; es decir, cuando el cliente va a usar el alquiler en el ejercicio de su actividad econ&oacute;mica y necesita deducirse el IVA soportado.</p>
<p dir="ltr">Si el cliente da su CIF en el mostrador &mdash; sea porque es aut&oacute;nomo, sea porque alquila a nombre de su empresa &mdash;, la empresa de alquiler est&aacute; obligada a emitir una factura completa con todos los campos del<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>: NIF del emisor y del receptor, datos completos del receptor, base imponible desglosada e IVA separado.</p>
<p dir="ltr">Una factura simplificada emitida a un cliente con CIF que quiere deducirse el IVA es un documento que ese cliente no puede usar para la deducci&oacute;n &mdash; y la empresa que la ha emitido ha incumplido la obligaci&oacute;n de emitir la factura correcta.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cuando el perfil del cliente tiene un CIF registrado, el sistema bloquea autom&aacute;ticamente la opci&oacute;n de factura simplificada y genera la factura completa.</p>
<h4 dir="ltr">La prohibici&oacute;n en operaciones intracomunitarias y exportaciones</h4>
<p dir="ltr">La factura simplificada tampoco puede usarse cuando el destinatario est&aacute; en otro Estado miembro de la UE o cuando la operaci&oacute;n es una exportaci&oacute;n fuera de la UE. En el alquiler al consumidor final en Espa&ntilde;a, esos supuestos son infrecuentes &mdash; pero para la empresa de alquiler en destinos tur&iacute;sticos con clientela internacional, el cliente extranjero que alquila una bicicleta puede ser un empresario europeo con VAT number que necesita factura completa.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">N&uacute;mero de factura simplificada alquiler cu&aacute;ndo usar numeraci&oacute;n: el sistema correcto</h2>
<h3 dir="ltr">La serie independiente para las facturas simplificadas</h3>
<h4 dir="ltr">Por qu&eacute; las simplificadas deben tener su propia serie separada de las completas</h4>
<p dir="ltr">El n&uacute;mero de factura simplificada debe pertenecer a una serie propia &mdash; independiente de la serie de facturas completas. Mezclar simplificadas y completas en la misma serie es un error de numeraci&oacute;n que complica la contabilidad y la revisi&oacute;n del asesor:</p>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Las facturas completas tienen campos que las simplificadas no tienen &mdash; NIF del receptor, datos del receptor.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Las declaraciones tributarias tratan de forma diferente ambos tipos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">El asesor necesita poder identificar r&aacute;pidamente qu&eacute; documentos son simplificadas y cu&aacute;les son completas.</p>
</li>
</ul>
<p dir="ltr">La soluci&oacute;n m&aacute;s habitual en el sector del alquiler es usar la serie "FS" para las facturas simplificadas &mdash; "FS-2026-0001", "FS-2026-0002", etc. &mdash;, diferenciada de la serie "A" o "B" de las facturas completas.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, la serie FS est&aacute; configurada desde los par&aacute;metros de numeraci&oacute;n del sistema &mdash; y se asigna autom&aacute;ticamente a todos los documentos del tipo "factura simplificada" sin que nadie tenga que seleccionarla manualmente.</p>
<h3 dir="ltr">Los campos obligatorios de la factura simplificada &mdash; los que no pueden faltar</h3>
<h4 dir="ltr">El contenido m&iacute;nimo que exige el RD 1619/2012</h4>
<p dir="ltr">La factura simplificada tiene menos campos obligatorios que la completa &mdash; pero los que tiene son igualmente exigibles. Conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14796"> RD 1619/2012</a>, la factura simplificada debe incluir:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">El n&uacute;mero de factura &mdash; correlativo dentro de la serie FS, con el formato "FS-2026-XXXX".</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">La fecha de expedici&oacute;n &mdash; la fecha en que se emite la factura, que puede ser la misma que la del alquiler o la del d&iacute;a siguiente si el cobro se procesa al cierre.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">La identificaci&oacute;n del emisor &mdash; NIF de la empresa de alquiler, denominaci&oacute;n o nombre completo, domicilio fiscal.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">La identificaci&oacute;n de los bienes o servicios &mdash; descripci&oacute;n del servicio: "Alquiler de bicicleta de monta&ntilde;a &mdash; 3 d&iacute;as", con el per&iacute;odo o las fechas del contrato.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">El tipo impositivo &mdash; el 21 % de IVA aplicable al alquiler.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">La contraprestaci&oacute;n total &mdash; el importe total con el IVA incluido. La simplificada no necesita desglosar la base imponible y el IVA por separado &mdash; puede indicar solo el total con menci&oacute;n al tipo aplicado.</p>
</li>
</ol>
<p dir="ltr">Lo que la simplificada no necesita incluir &mdash; y que la completa s&iacute; exige &mdash;, es la identificaci&oacute;n del receptor: nombre, apellidos o raz&oacute;n social y NIF del cliente.</p>
<h4 dir="ltr">El &uacute;nico campo adicional que convierte la simplificada en "casi completa"</h4>
<p dir="ltr">El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a> establece que si el destinatario de la factura simplificada solicita que se incluyan sus datos de identificaci&oacute;n &mdash; para sus propios registros, no para deducirse el IVA (que en ese caso requerir&iacute;a ya la factura completa) &mdash;, la empresa puede a&ntilde;adir esos datos sin que eso convierta el documento en factura completa. Esa versi&oacute;n "enriquecida" de la simplificada es especialmente &uacute;til para los clientes particulares que quieren tener sus datos en el documento aunque no sean empresarios ni vayan a deducirse nada.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, esa opci&oacute;n est&aacute; disponible como un campo adicional configurable en la plantilla de factura simplificada &mdash; que el empleado del mostrador puede activar cuando el cliente lo solicita.</p>
<h3 dir="ltr">La correlatividad del n&uacute;mero de factura simplificada &mdash; las mismas reglas que la completa</h3>
<h4 dir="ltr">El reinicio anual y la ausencia de saltos</h4>
<p dir="ltr">El n&uacute;mero de factura simplificada est&aacute; sujeto a las mismas reglas de correlatividad que el de la factura completa conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>: sin saltos, sin duplicaciones, con reinicio opcional al inicio de cada ejercicio fiscal.</p>
<p dir="ltr">En el alquiler al consumidor final en temporada alta, la serie FS puede generar varios cientos de documentos en un mes &mdash; todos con n&uacute;mero de factura correlativo dentro de la serie. Sin un sistema que asigne ese n&uacute;mero autom&aacute;ticamente, el riesgo de saltos o duplicaciones es alto especialmente en los picos de temporada donde varios empleados del mostrador pueden estar generando facturas simult&aacute;neamente.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el n&uacute;mero de factura simplificada se asigna autom&aacute;ticamente con el siguiente n&uacute;mero disponible de la serie FS en el momento en que la factura se genera &mdash; sin posibilidad de saltos ni duplicaciones, independientemente de cu&aacute;ntos empleados est&eacute;n emitiendo facturas simult&aacute;neamente.</p>
<h3 dir="ltr">Las simplificadas en el modelo 303 &mdash; el tratamiento correcto</h3>
<h4 dir="ltr">Las simplificadas en el IVA devengado de la declaraci&oacute;n trimestral</h4>
<p dir="ltr">Las facturas simplificadas forman parte del IVA devengado de la empresa &mdash; exactamente igual que las facturas completas. El total de IVA de las simplificadas del trimestre debe incluirse en el modelo 303 del per&iacute;odo, en la base imponible correspondiente al tipo del 21 %.</p>
<p dir="ltr">La diferencia con las facturas completas es que las simplificadas generalmente se consolidan en un apunte global en la contabilidad &mdash; especialmente cuando hay un volumen alto de operaciones de mostrador al d&iacute;a &mdash;, en lugar de registrarse individualmente. Ese m&eacute;todo de registro es v&aacute;lido conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a> siempre que los documentos originales sean conservados y accesibles.</p>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, el resumen trimestral de IVA incluye autom&aacute;ticamente el desglose de las facturas simplificadas y las completas en apartados diferenciados &mdash; facilitando la preparaci&oacute;n del modelo 303 por el asesor.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Comparativa: gesti&oacute;n del n&uacute;mero de factura simplificada en alquiler sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="199"><col width="185"><col width="218"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Aspecto</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Serie FS separada de las facturas completas</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Selecci&oacute;n manual por el empleado del mostrador</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica desde el tipo de cliente configurado</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Bloqueo de la simplificada cuando el cliente tiene CIF</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Dependiente de que alguien lo recuerde</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Bloqueo autom&aacute;tico si el perfil del cliente tiene CIF</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">N&uacute;mero correlativo sin saltos en picos de temporada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Riesgo alto con m&uacute;ltiples empleados simult&aacute;neos</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Asignaci&oacute;n autom&aacute;tica sin posibilidad de duplicaci&oacute;n</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Datos del receptor opcionales en la simplificada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Campo manual en cada documento</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Campo configurable en la plantilla FS del sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Resumen de simplificadas para el modelo 303</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Compilaci&oacute;n manual del asesor</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Desglose autom&aacute;tico en el resumen trimestral de IVA</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Preguntas frecuentes sobre el n&uacute;mero de factura simplificada en el alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el cliente particular exigir una factura completa en lugar de la simplificada?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. El<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a> establece que el destinatario puede exigir la factura completa cuando lo solicite &mdash; incluso si la operaci&oacute;n entra dentro de los supuestos que permiten la simplificada. En elgestionador.com, el empleado del mostrador puede cambiar el tipo de documento a "factura completa" cuando el cliente lo solicita &mdash; generando el documento correcto con el n&uacute;mero de factura de la serie correspondiente.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede la empresa de alquiler optar por emitir siempre facturas completas y no usar nunca las simplificadas?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. Emitir siempre facturas completas es una opci&oacute;n v&aacute;lida y elimina cualquier duda sobre cu&aacute;ndo procede la simplificada. El coste es que la factura completa requiere siempre los datos del receptor &mdash; lo que en el alquiler de mostrador al consumidor final implica pedir el NIF a cada cliente. Muchas empresas de alquiler al consumidor optan por la simplificada precisamente para agilizar el proceso en el mostrador.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Las facturas simplificadas deben conservarse el mismo tiempo que las completas?</h3>
<p dir="ltr">S&iacute;. El plazo de conservaci&oacute;n m&iacute;nimo es de cuatro a&ntilde;os conforme a la normativa tributaria, y de seis a&ntilde;os conforme al C&oacute;digo de Comercio. En elgestionador.com, todos los documentos &mdash; simplificadas y completas &mdash; se conservan indefinidamente en el sistema.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Conclusi&oacute;n: el n&uacute;mero de factura simplificada en el alquiler tiene las mismas exigencias de correlatividad que la completa &mdash; y automatizarla es lo que garantiza que esa correlatividad se mantiene en el pico de temporada</h2>
<p dir="ltr">El n&uacute;mero de factura simplificada en el sector del alquiler es un documento t&eacute;cnicamente m&aacute;s sencillo que la factura completa &mdash; pero tiene las mismas exigencias de numeraci&oacute;n correlativa, la misma obligaci&oacute;n de conservaci&oacute;n y el mismo peso en la declaraci&oacute;n de IVA. El error m&aacute;s frecuente &mdash; emitirla a clientes con CIF que necesitan deducirse el IVA &mdash;, o la confusi&oacute;n de series entre simplificadas y completas, son problemas que elgestionador.com resuelve autom&aacute;ticamente desde la configuraci&oacute;n del sistema.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona esa gesti&oacute;n autom&aacute;tica del n&uacute;mero de factura simplificada en el alquiler integrada en el ERP especializado: serie FS separada con correlatividad garantizada, bloqueo autom&aacute;tico para clientes con CIF, campo de datos del receptor configurable, resumen trimestral de IVA con desglose de simplificadas y completas, y conservaci&oacute;n indefinida de todos los documentos conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
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