Tutorial: cómo generar pedidos de compra desde el módulo Compras en elgestionador.com

Índice

Por qué es importante gestionar correctamente los pedidos de compra
Cómo acceder al módulo Compras en elgestionador.com
Paso 1: Crear un nuevo pedido de compra
Paso 2: Añadir los productos al pedido
Paso 3: Revisar y confirmar el pedido
Paso 4: Enviar el pedido al proveedor
Paso 5: Registrar la recepción de los productos
Paso 6: Asociar la factura del proveedor
Paso 7: Cerrar el pedido
Cómo realizar un seguimiento de los pedidos
Ventajas de generar pedidos desde el ERP
Consejos para optimizar el uso del módulo Compras
Alquilar equipos con elgestionador.com
¿Necesitas un software de gestión?

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<html><body>En el d&iacute;a a d&iacute;a de una empresa de alquiler, las compras son una parte esencial del negocio. Desde la reposici&oacute;n de herramientas hasta la adquisici&oacute;n de nueva maquinaria o consumibles, mantener un control claro y ordenado sobre los pedidos de compra es clave para evitar sobrecostes y asegurar que el inventario est&eacute; siempre listo para trabajar.
El m&oacute;dulo Compras de <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a> te permite automatizar y simplificar este proceso, centralizando toda la informaci&oacute;n en un mismo lugar. Con solo unos clics, puedes crear, aprobar y gestionar pedidos de provisi&oacute;n con trazabilidad completa y sin depender de documentos externos o hojas de c&aacute;lculo.
En este tutorial te explicamos paso a paso c&oacute;mo generar pedidos de compras ERP alquiler, con instrucciones claras para crear pedidos de provisi&oacute;n dentro del m&oacute;dulo compras del ERP en empresas de alquiler, desde el primer registro hasta el seguimiento final.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; es importante gestionar correctamente los pedidos de compra</h2>
Cada pedido de compra representa una inversi&oacute;n y un compromiso con un proveedor. Si no se gestionan adecuadamente, pueden surgir errores: duplicidades, retrasos en las entregas, confusiones de precios o incluso falta de stock justo cuando m&aacute;s lo necesitas.
En el sector del alquiler, donde la disponibilidad de maquinaria y equipos es cr&iacute;tica, un error en la gesti&oacute;n de compras puede generar p&eacute;rdidas de tiempo y de dinero.
Por eso, elgestionador.com ha dise&ntilde;ado un m&oacute;dulo de Compras que permite:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Registrar y aprobar pedidos en minutos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Vincularlos directamente al <a href="https://www.elgestionador.com/guias/de-elgestionadorcom/como-configuras-la-pesta%C3%B1a-inventario">inventario</a>. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Controlar su estado en tiempo real. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Facilitar la comunicaci&oacute;n entre administraci&oacute;n, almac&eacute;n y proveedores. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Evitar errores de <a href="https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/manual-iva-2021/capitulo-10-obligac-formales-suj-registro/obligaciones-materia-facturacion/contenido-factura.html">facturaci&oacute;n</a> o recepci&oacute;n. 
</li>
</ul>
De esta forma, el sistema se convierte en un aliado estrat&eacute;gico para mantener el control de tus gastos, prever necesidades y asegurar que tu inventario est&eacute; siempre actualizado.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">C&oacute;mo acceder al m&oacute;dulo Compras en elgestionador.com</h2>
Para comenzar, inicia sesi&oacute;n en tu cuenta de elgestionador.com y dir&iacute;gete al men&uacute; principal. Entre las pesta&ntilde;as principales &mdash;Inicio, Operaciones, Inventario, Clientes&mdash; encontrar&aacute;s Compras.
Haz clic para acceder al panel principal del m&oacute;dulo. Aqu&iacute; ver&aacute;s una vista general con todos los pedidos creados hasta la fecha, su estado (pendiente, en curso, recibido o cerrado), el proveedor asociado y la fecha de emisi&oacute;n.
En la parte superior derecha, encontrar&aacute;s el bot&oacute;n &ldquo;+ Nuevo pedido&rdquo;, que ser&aacute; el punto de partida para crear un nuevo registro.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Paso 1: Crear un nuevo pedido de compra</h2>
Al seleccionar &ldquo;+ Nuevo pedido&rdquo;, se abrir&aacute; un formulario de alta en el que deber&aacute;s introducir los datos b&aacute;sicos del pedido.
Los campos principales incluyen:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Proveedor: selecciona el proveedor desde la lista existente o a&ntilde;&aacute;delo si es nuevo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
N&uacute;mero de pedido: se genera autom&aacute;ticamente, pero puedes personalizarlo seg&uacute;n tu formato interno. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Fecha de emisi&oacute;n: la fecha actual se asigna por defecto, aunque puedes modificarla. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Estado inicial: puedes dejarlo como &ldquo;Pendiente&rdquo; o &ldquo;En proceso&rdquo;, seg&uacute;n tu flujo de trabajo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Notas o comentarios internos: a&ntilde;ade informaci&oacute;n relevante, como plazos de entrega o condiciones especiales. 
</li>
</ul>
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Paso 2: A&ntilde;adir los productos al pedido</h2>
Una vez creado el pedido, el siguiente paso es a&ntilde;adir los art&iacute;culos que deseas comprar.
Haz clic en &ldquo;A&ntilde;adir producto&rdquo; dentro del formulario. Se abrir&aacute; un men&uacute; desplegable con todos los productos disponibles en tu cat&aacute;logo de inventario.
Por cada l&iacute;nea de producto, deber&aacute;s completar los siguientes campos:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Nombre o referencia del art&iacute;culo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cantidad a comprar. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Precio unitario. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Impuestos aplicables (IVA u otros). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Importe total (calculado autom&aacute;ticamente). 
</li>
</ul>
Si el art&iacute;culo no existe a&uacute;n en el inventario, puedes a&ntilde;adirlo temporalmente como &ldquo;producto nuevo&rdquo;. Posteriormente, al recibirlo, se integrar&aacute; autom&aacute;ticamente en el m&oacute;dulo de Inventario con todos sus datos actualizados.
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Paso 3: Revisar y confirmar el pedido</h2>
Antes de confirmar, revisa cuidadosamente todos los datos:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Que las cantidades y precios sean correctos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Que el proveedor sea el adecuado. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Que los impuestos se hayan aplicado correctamente. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Que el total coincida con el presupuesto asignado. 
</li>
</ul>
Una vez verificado, haz clic en &ldquo;Guardar y confirmar&rdquo;. El pedido pasar&aacute; autom&aacute;ticamente al estado &ldquo;Pendiente de recepci&oacute;n&rdquo;.
Desde ese momento, el sistema genera un n&uacute;mero de pedido &uacute;nico y crea una ficha vinculada al proveedor, lo que facilita el seguimiento futuro.
Si trabajas con varios niveles de aprobaci&oacute;n, elgestionador.com permite establecer flujos de validaci&oacute;n. As&iacute;, los pedidos pueden requerir autorizaci&oacute;n de un responsable antes de enviarse al proveedor.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Paso 4: Enviar el pedido al proveedor</h2>
Una vez confirmado el pedido, puedes enviarlo directamente desde el ERP. Haz clic en &ldquo;Enviar al proveedor&rdquo; para generar el documento correspondiente.
El sistema te permite exportarlo en PDF o enviarlo por correo electr&oacute;nico sin salir del entorno de elgestionador.com.
El documento incluye toda la informaci&oacute;n necesaria:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Datos de tu empresa. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Detalles del pedido (art&iacute;culos, precios, cantidades). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Fecha de entrega estimada. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Condiciones de pago y observaciones. 
</li>
</ul>
Adem&aacute;s, el ERP guarda autom&aacute;ticamente una copia del pedido enviado, lo que te garantiza trazabilidad completa en caso de revisi&oacute;n o auditor&iacute;a.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-6">Paso 5: Registrar la recepci&oacute;n de los productos</h2>
Cuando el proveedor realiza la entrega, vuelve al m&oacute;dulo Compras y localiza el pedido correspondiente. Haz clic sobre &eacute;l y selecciona la opci&oacute;n &ldquo;Registrar recepci&oacute;n&rdquo;.
Aqu&iacute; podr&aacute;s:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Confirmar las cantidades recibidas. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Indicar si hay diferencias (faltantes, sobrantes o productos da&ntilde;ados). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
A&ntilde;adir observaciones o incidencias. 
</li>
</ul>
Una vez validado, el sistema actualiza autom&aacute;ticamente el Inventario, a&ntilde;adiendo las nuevas unidades o actualizando las existentes.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-7">Paso 6: Asociar la factura del proveedor</h2>
Una vez recibidos los productos, el siguiente paso es registrar la factura correspondiente.
Desde la ficha del pedido, selecciona la opci&oacute;n &ldquo;Vincular factura&rdquo; y adjunta el documento. El sistema asociar&aacute; autom&aacute;ticamente la factura al pedido, reflejando el importe y los impuestos correspondientes en el m&oacute;dulo de Facturaci&oacute;n.
Esto evita errores de contabilizaci&oacute;n y asegura que todas las compras est&eacute;n correctamente documentadas.
 
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-8">Paso 7: Cerrar el pedido</h2>
Una vez confirmadas las entregas y asociada la factura, puedes marcar el pedido como &ldquo;Cerrado&rdquo;.
Esto indica que el proceso est&aacute; completado y que los productos ya forman parte del inventario operativo. El sistema guardar&aacute; toda la informaci&oacute;n (pedido, recepci&oacute;n, factura, observaciones) en el historial del proveedor.
El cierre del pedido tambi&eacute;n actualiza autom&aacute;ticamente los indicadores del m&oacute;dulo de Compras, como:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Coste total del pedido. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Tiempo medio de entrega. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cumplimiento del presupuesto. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Proveedor con mejor desempe&ntilde;o. 
</li>
</ul>
Estos datos te permitir&aacute;n generar informes m&aacute;s precisos y optimizar futuras adquisiciones.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-9">C&oacute;mo realizar un seguimiento de los pedidos</h2>
Una vez que tienes varios pedidos en curso, el m&oacute;dulo Compras te ofrece diferentes vistas para controlarlos f&aacute;cilmente:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Por estado: pendientes, en curso, recibidos o cerrados. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Por proveedor: para analizar relaciones y plazos de entrega. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Por fecha: &uacute;til para planificar pagos o presupuestos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Por importe: para controlar gastos y evitar desviaciones. 
</li>
</ul>
Los indicadores visuales del sistema (colores y etiquetas) te ayudan a identificar r&aacute;pidamente qu&eacute; pedidos requieren atenci&oacute;n o revisi&oacute;n.
Adem&aacute;s, los informes autom&aacute;ticos de elgestionador.com te permiten analizar el rendimiento de tus proveedores y evaluar si los tiempos y costes est&aacute;n dentro de los m&aacute;rgenes previstos.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-10">Ventajas de generar pedidos desde el ERP</h2>
Gestionar tus compras directamente desde el ERP ofrece ventajas evidentes frente a hacerlo de forma manual o en hojas de c&aacute;lculo:
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Control total y trazabilidad: cada pedido queda vinculado a un proveedor, una factura y un producto. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Ahorro de tiempo: automatiza tareas repetitivas y reduce errores. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Actualizaci&oacute;n autom&aacute;tica del inventario: cada recepci&oacute;n se refleja en tiempo real. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Mejor comunicaci&oacute;n interna: todos los departamentos trabajan sobre la misma informaci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
An&aacute;lisis financiero m&aacute;s preciso: los informes permiten conocer el gasto por periodo, categor&iacute;a o proveedor. 
</li>
</ol>
En elgestionador.com, el m&oacute;dulo de Compras est&aacute; completamente integrado con el resto del sistema, lo que garantiza coherencia y eficiencia en todo el flujo operativo.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-11">Consejos para optimizar el uso del m&oacute;dulo Compras</h2>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Planifica tus pedidos: analiza los informes de inventario para anticiparte a la falta de stock. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Centraliza la comunicaci&oacute;n con proveedores: usa el ERP para enviar pedidos, registrar incidencias y guardar facturas. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Establece l&iacute;mites de aprobaci&oacute;n: as&iacute; evitas gastos innecesarios o duplicados. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Revisa los informes trimestrales: detecta tendencias, renegocia precios y eval&uacute;a proveedores con datos reales. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Conecta Compras con Operaciones: de esta forma, el personal de campo sabr&aacute; cu&aacute;ndo llegan los materiales o equipos que necesita. 
</li>
</ul>
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-12">Alquilar equipos con elgestionador.com</h2>
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