Cómo configurar la pestaña Inventario de elgestionador.com para tu empresa de alquiler

Índice

Qué es la pestaña Inventario de elgestionador.com
Primer paso: acceder al módulo de Inventario
Cómo añadir un nuevo artículo al inventario
Cómo controlar la disponibilidad y los estados
Cómo usar la vista detallada de cada producto
Cómo vincular el inventario a los contratos de alquiler
Cómo registrar movimientos y devoluciones
Cómo generar informes desde el Inventario
Ventajas de usar el Inventario de elgestionador.com
Conclusión: el control de tu empresa empieza en el inventario
Alquilar equipos con elgestionador.com
¿Necesitas un software de gestión?

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<html><body>En una empresa de alquiler, el inventario es mucho m&aacute;s que una lista de productos: es el coraz&oacute;n de la operativa diaria. Cada m&aacute;quina, herramienta o veh&iacute;culo que se alquila debe estar perfectamente identificado, controlado y disponible cuando el cliente lo necesita. Sin embargo, muchas empresas a&uacute;n gestionan esta informaci&oacute;n con hojas de c&aacute;lculo o sistemas poco conectados entre s&iacute;, lo que genera errores, duplicidades y p&eacute;rdida de tiempo.
Ah&iacute; es donde entra en juego el m&oacute;dulo Inventario de <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, una herramienta pensada espec&iacute;ficamente para el sector del alquiler que te permite centralizar todos tus equipos y materiales en una &uacute;nica plataforma digital.
En esta gu&iacute;a paso a paso para usar la secci&oacute;n de inventario del ERP en empresas de alquiler, te explicamos c&oacute;mo configurar correctamente la pesta&ntilde;a Inventario dentro del software, qu&eacute; funciones ofrece y c&oacute;mo aprovecharla para optimizar la gesti&oacute;n de tus productos, mejorar la trazabilidad y aumentar la rentabilidad.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Qu&eacute; es la pesta&ntilde;a Inventario de elgestionador.com</h2>
Dentro del panel principal del ERP, la pesta&ntilde;a Inventario es el espacio donde se gestiona todo lo relacionado con los equipos o materiales disponibles para alquilar. Desde aqu&iacute;, puedes registrar cada art&iacute;culo, controlar su disponibilidad y vincularlo a contratos en curso.
Lo que diferencia a elgestionador.com de otros sistemas es su enfoque especializado. No se trata de un m&oacute;dulo gen&eacute;rico de stock: est&aacute; dise&ntilde;ado <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-elgestionadorcom/el-erp-que-lleva-la-gestion-del-alquiler-al-siguiente-nivel">para empresas de alquiler</a>, con campos y funciones pensadas espec&iacute;ficamente para este tipo de negocio.
Desde esta pesta&ntilde;a, puedes:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Crear y editar art&iacute;culos de forma individual o masiva. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Consultar en tiempo real el estado de cada producto (disponible, alquilado, reservado o fuera de servicio). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Asignar productos a sedes o almacenes concretos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Filtrar por categor&iacute;a, proveedor, marca o tipo de material. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Consultar los contratos en los que ha participado cada art&iacute;culo. 
</li>
</ul>
En definitiva, el m&oacute;dulo Inventario act&uacute;a como el eje central de todo el software, ya que se conecta con otros apartados como Operaciones, Compras y <a href="https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/manual-iva-2021/capitulo-10-obligac-formales-suj-registro/obligaciones-materia-facturacion/contenido-factura.html">Facturaci&oacute;n</a>, permitiendo una gesti&oacute;n fluida y sin duplicar informaci&oacute;n.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Primer paso: acceder al m&oacute;dulo de Inventario</h2>
Al iniciar sesi&oacute;n en elgestionador.com, el panel principal muestra las secciones m&aacute;s importantes del sistema: Inicio, Operaciones, Compras, Facturaci&oacute;n y Inventario.
Para acceder, solo tienes que hacer clic en &ldquo;Inventario&rdquo; desde el men&uacute; lateral izquierdo. Autom&aacute;ticamente se abrir&aacute; una vista con todos los productos registrados en el sistema. En la parte superior, encontrar&aacute;s un buscador y varios filtros que te permiten localizar art&iacute;culos por nombre, categor&iacute;a, estado o ubicaci&oacute;n.
Esta vista general funciona como un panel de control de tus activos. Aqu&iacute; puedes ver de un vistazo el n&uacute;mero total de art&iacute;culos disponibles, los que est&aacute;n alquilados y los que est&aacute;n pendientes de devoluci&oacute;n.
Adem&aacute;s, cada l&iacute;nea de producto cuenta con indicadores de color que te ayudan a identificar r&aacute;pidamente su situaci&oacute;n:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Verde: disponible. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Rojo: actualmente alquilado. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Amarillo: reservado. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Gris: fuera de servicio o en revisi&oacute;n. 
</li>
</ul>
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">C&oacute;mo a&ntilde;adir un nuevo art&iacute;culo al inventario</h2>
El primer paso para configurar el inventario ERP alquiler es registrar tus ofertas dentro del sistema. Para ello, en la parte superior derecha de la pantalla encontrar&aacute;s el bot&oacute;n &ldquo;A&ntilde;adir nuevo&rdquo; o &ldquo;+ ofertas&rdquo;.
Al pulsarlo, se abrir&aacute; un formulario con los campos necesarios para dar de alta el art&iacute;culo. Los m&aacute;s importantes son:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Nombre del producto: una descripci&oacute;n clara del equipo (por ejemplo, &ldquo;Martillo el&eacute;ctrico Bosch GSH 7-45&rdquo;). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Categor&iacute;a: selecciona el tipo de producto (herramienta, maquinaria ligera, veh&iacute;culo, andamio, climatizador, etc.). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Referencia interna o n&uacute;mero de serie: ideal para equipos identificables individualmente. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Sede o almac&eacute;n: el lugar f&iacute;sico donde se encuentra. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cantidad disponible: si tienes varias unidades del mismo modelo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Precio de alquiler: la tarifa est&aacute;ndar por d&iacute;a, semana o mes (seg&uacute;n la configuraci&oacute;n de tu empresa) 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Descripci&oacute;n adicional: notas, caracter&iacute;sticas t&eacute;cnicas o accesorios incluidos. 
</li>
</ul>
Cuando guardas el art&iacute;culo, el sistema lo incorpora autom&aacute;ticamente al listado general y queda disponible para ser asignado a contratos o reservas.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">C&oacute;mo controlar la disponibilidad y los estados</h2>
El gran valor de la pesta&ntilde;a Inventario es su capacidad para mostrar en tiempo real el estado de cada art&iacute;culo. Gracias a la conexi&oacute;n con los m&oacute;dulos de Operaciones y Contratos, el sistema actualiza autom&aacute;ticamente la disponibilidad seg&uacute;n los movimientos registrados.
Por ejemplo:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cuando un art&iacute;culo se incluye en un contrato activo, pasa autom&aacute;ticamente a &ldquo;Alquilado&rdquo;. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Si un cliente ha confirmado una reserva, el equipo aparecer&aacute; como &ldquo;Reservado&rdquo; hasta la fecha acordada. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Al registrar la devoluci&oacute;n, vuelve a &ldquo;Disponible&rdquo;. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Si un equipo se marca como averiado o fuera de servicio, su estado cambia a &ldquo;No disponible&rdquo;, evitando errores en futuras reservas. 
</li>
</ul>
Toda esta informaci&oacute;n se actualiza de forma autom&aacute;tica y visible para todos los usuarios con acceso al sistema. Esto significa que el equipo comercial puede confirmar una reserva sin tener que consultar manualmente al almac&eacute;n, reduciendo tiempos de espera y errores de coordinaci&oacute;n.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">C&oacute;mo usar la vista detallada de cada producto</h2>
Haciendo clic sobre un art&iacute;culo concreto, accedes a su ficha individual, una de las secciones m&aacute;s completas y &uacute;tiles del m&oacute;dulo de inventario.
Desde esta vista puedes consultar y editar:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Su historial de alquileres. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Los contratos en los que ha participado. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Su ubicaci&oacute;n actual. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Las fechas de alta y devoluci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Notas internas o incidencias registradas. 
</li>
</ul>
Adem&aacute;s, la ficha muestra un resumen de los movimientos del producto, ofreciendo una trazabilidad total. Saber qu&eacute; clientes lo han alquilado y durante cu&aacute;nto tiempo te ayuda a evaluar su uso real y su rentabilidad.
Este registro hist&oacute;rico es muy &uacute;til para analizar el ciclo de vida de cada equipo y tomar decisiones de reposici&oacute;n o retirada basadas en datos objetivos.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">C&oacute;mo vincular el inventario a los contratos de alquiler</h2>
Una de las funcionalidades m&aacute;s potentes de elgestionador.com es la integraci&oacute;n autom&aacute;tica entre inventario y contratos.
Cuando creas un nuevo contrato en el m&oacute;dulo Operaciones, puedes seleccionar los art&iacute;culos directamente desde el inventario. El sistema te mostrar&aacute; &uacute;nicamente los equipos disponibles en esas fechas, evitando duplicidades o sobrealquileres.
Una vez a&ntilde;adido el producto, este queda bloqueado hasta la finalizaci&oacute;n del contrato, y su estado se actualiza autom&aacute;ticamente. Adem&aacute;s, al generar la factura, el sistema toma los datos del inventario (nombre, tarifa, cantidad, categor&iacute;a) para rellenar los campos de forma autom&aacute;tica.
De esta manera, todo el flujo &mdash;desde la reserva hasta la facturaci&oacute;n&mdash; se desarrolla sin necesidad de duplicar informaci&oacute;n.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-6">C&oacute;mo registrar movimientos y devoluciones</h2>
Cuando un cliente devuelve un equipo, puedes registrar la devoluci&oacute;n directamente desde el contrato o desde la propia pesta&ntilde;a Inventario.
En la ficha del producto, selecciona la opci&oacute;n &ldquo;Registrar devoluci&oacute;n&rdquo;, indica la fecha y, si lo deseas, a&ntilde;ade observaciones sobre el estado del art&iacute;culo. En cuanto confirmas, el sistema actualiza el estado a &ldquo;Disponible&rdquo; y refleja el cambio en el historial del producto.
Si el art&iacute;culo vuelve con alg&uacute;n da&ntilde;o o necesita revisi&oacute;n, puedes marcarlo como &ldquo;Fuera de servicio&rdquo; temporalmente para que no aparezca como disponible. Esto evita errores y mantiene la fiabilidad del inventario.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-7">C&oacute;mo generar informes desde el Inventario</h2>
El m&oacute;dulo Inventario incluye un sistema de informes autom&aacute;ticos que te permite analizar los datos clave de tu stock.
Desde la pesta&ntilde;a superior &ldquo;Informes&rdquo;, puedes visualizar estad&iacute;sticas como:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
N&uacute;mero total de productos activos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Art&iacute;culos m&aacute;s alquilados. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Tiempo medio de uso. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Ingresos generados por cada categor&iacute;a o producto. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Equipos sin rotaci&oacute;n en un periodo determinado. 
</li>
</ul>
Estos informes ayudan a identificar qu&eacute; productos son m&aacute;s rentables, cu&aacute;les est&aacute;n infrautilizados y qu&eacute; &aacute;reas necesitan ajustes. Toda la informaci&oacute;n puede exportarse a Excel o PDF para presentaciones o an&aacute;lisis m&aacute;s detallados.
 
Consejos pr&aacute;cticos para aprovechar al m&aacute;ximo la pesta&ntilde;a Inventario
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Configura bien las categor&iacute;as desde el principio. Una buena organizaci&oacute;n facilita todas las operaciones futuras. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Mant&eacute;n el inventario actualizado. Registra cada alta, baja o movimiento inmediatamente. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Utiliza descripciones completas. Incluye marca, modelo y caracter&iacute;sticas clave. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Revisa los informes regularmente. Analiza la rentabilidad por producto y ajusta tu estrategia. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Concede accesos adecuados. Controla qu&eacute; usuarios pueden editar o visualizar el inventario para evitar modificaciones accidentales. 
</li>
</ol>
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-8">Ventajas de usar el Inventario de elgestionador.com</h2>
Usar el m&oacute;dulo de inventario de elgestionador.com aporta ventajas que se sienten desde el primer d&iacute;a:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Ahorro de tiempo: los procesos se automatizan y todo se gestiona desde un solo lugar. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Reducci&oacute;n de errores: la sincronizaci&oacute;n autom&aacute;tica evita duplicidades o fallos humanos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Visi&oacute;n global: puedes conocer en segundos el estado exacto de tu stock. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Integraci&oacute;n total: el inventario se conecta con contratos, facturas y clientes. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Accesibilidad: toda la informaci&oacute;n est&aacute; disponible en la nube, desde cualquier dispositivo. 
</li>
</ul>
En definitiva, la pesta&ntilde;a Inventario no es solo un registro, sino una herramienta estrat&eacute;gica que mejora la organizaci&oacute;n interna, la rentabilidad y la satisfacci&oacute;n del cliente.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-9">Conclusi&oacute;n: el control de tu empresa empieza en el inventario</h2>
Un inventario desorganizado genera p&eacute;rdidas, retrasos y errores. Pero con un sistema digital como elgestionador.com, puedes tener todo tu cat&aacute;logo perfectamente controlado y sincronizado con el resto de &aacute;reas del negocio.
Configurar la pesta&ntilde;a Inventario es el primer paso para profesionalizar tu gesti&oacute;n y ganar eficiencia. Desde la creaci&oacute;n de productos hasta la generaci&oacute;n de informes, el m&oacute;dulo te ofrece una visi&oacute;n completa y actualizada de tus recursos.
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-10">Alquilar equipos con elgestionador.com</h2>
Con elgestionador.com podr&aacute;s administrar todos los alquileres de tus equipos, garantizando los mejores resultados, eficientes y bien mantenidos. Adem&aacute;s, nuestro equipo de expertos est&aacute; listo para asesorarte, asegurando que tu trabajo se realice de manera &oacute;ptima y sin interrupciones.
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-11">&iquest;Necesitas un software de gesti&oacute;n?</h2>
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