Paso a paso: cómo dar de alta productos en Inventario en elgestionador.com

Índice

Por qué es importante registrar correctamente los productos en el inventario
Accede al módulo de Inventario en elgestionador.com
Paso 1: Añadir un nuevo producto o equipo
Paso 2: Clasifica tus productos por categorías
Paso 3: Añade la ubicación del producto
Paso 4: Configura los precios y tarifas de alquiler
Paso 5: Agrega detalles técnicos y notas personalizadas
Paso 6: Guarda y verifica el registro
Paso 7: Comprueba el estado de los productos desde la vista general
Paso 8: Importa productos de forma masiva (opcional)
Paso 9: Edita o elimina productos cuando sea necesario
Paso 10: Genera informes de tu inventario
Ventajas de usar el módulo Inventario de elgestionador.com
Conclusión: tu inventario, tu punto de control

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<html><body>Cuando gestionas una empresa de alquiler, saber exactamente qu&eacute; productos tienes disponibles, cu&aacute;les est&aacute;n alquilados y en qu&eacute; condiciones se encuentran es fundamental para mantener el control operativo. En ese sentido, el m&oacute;dulo de Inventario de <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a> es una de las herramientas m&aacute;s potentes del sistema.
Permite registrar, clasificar y actualizar todos los equipos, herramientas o maquinaria que forman parte de tu negocio. Pero, para sacarle el m&aacute;ximo provecho, el primer paso es esencial: dar de alta correctamente tus productos dentro del software.
En esta gu&iacute;a te mostramos paso a paso c&oacute;mo dar de alta el <a href="https://www.elgestionador.com/guias/de-elgestionadorcom/como-configuras-la-pesta%C3%B1a-inventario">inventario en un ERP de&nbsp; alquiler</a>, con instrucciones detalladas para cargar productos y maquinaria en el m&oacute;dulo de inventario del ERP, explicando desde c&oacute;mo acceder al panel hasta c&oacute;mo mantenerlo actualizado y organizado.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; es importante registrar correctamente los productos en el inventario</h2>
El inventario es el coraz&oacute;n de una empresa de alquiler. Todo parte de ah&iacute;: los contratos, las facturas, la disponibilidad y la trazabilidad de los equipos.
Un registro incompleto o mal estructurado puede generar problemas de gesti&oacute;n, errores en la <a href="https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/manual-iva-2021/capitulo-10-obligac-formales-suj-registro/obligaciones-materia-facturacion/contenido-factura.html">facturaci&oacute;n</a> o, incluso, p&eacute;rdida de ingresos por confusiones en la disponibilidad de material.
Cuando utilizas elgestionador.com, el sistema te ofrece una vista clara y centralizada de todos tus productos, siempre actualizada y sincronizada con el resto de m&oacute;dulos. Esto significa que cualquier cambio realizado en el inventario se refleja autom&aacute;ticamente en los contratos, presupuestos o informes.
Por eso, dar de alta los productos correctamente no solo te ahorra tiempo, sino que garantiza una gesti&oacute;n fiable y profesional de todo tu cat&aacute;logo.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Accede al m&oacute;dulo de Inventario en elgestionador.com</h2>
Lo primero que debes hacer es iniciar sesi&oacute;n en tu cuenta de elgestionador.com. En el men&uacute; principal del software, encontrar&aacute;s varias pesta&ntilde;as como Operaciones, Compras, Clientes, Facturaci&oacute;n y, por supuesto, Inventario.
Haz clic en Inventario para acceder al panel principal. Aqu&iacute; ver&aacute;s una lista con todos los productos registrados, adem&aacute;s de filtros y buscadores que te permiten localizar art&iacute;culos por nombre, categor&iacute;a, estado o ubicaci&oacute;n.
La interfaz est&aacute; dise&ntilde;ada para ser intuitiva y f&aacute;cil de navegar. En la parte superior derecha, ver&aacute;s el bot&oacute;n &ldquo;+ A&ntilde;adir producto&rdquo;, que ser&aacute; el punto de partida para crear nuevos registros.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Paso 1: A&ntilde;adir un nuevo producto o equipo</h2>
Al pulsar &ldquo;+ A&ntilde;adir producto&rdquo;, se abrir&aacute; un formulario con los campos necesarios para registrar el nuevo art&iacute;culo dentro del sistema. Cada campo tiene un prop&oacute;sito espec&iacute;fico, y rellenarlos correctamente garantizar&aacute; un control completo del producto.
Los campos principales son:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Nombre del producto: identifica claramente el equipo (por ejemplo, &ldquo;Hormigonera 250L Gasolina&rdquo;). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Referencia interna: n&uacute;mero o c&oacute;digo propio que uses para localizar el producto en tu empresa. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Categor&iacute;a: selecciona el tipo de producto (herramientas el&eacute;ctricas, maquinaria, climatizaci&oacute;n, transporte, etc.). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Proveedor o marca: &uacute;til para llevar control de procedencia, garant&iacute;a o mantenimiento. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
N&uacute;mero de serie: si el equipo tiene un identificador &uacute;nico, a&ntilde;&aacute;delo aqu&iacute;. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Precio de alquiler: indica la tarifa base (por d&iacute;a, semana o mes, seg&uacute;n tu sistema). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cantidad disponible: ideal si tienes varias unidades del mismo modelo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Ubicaci&oacute;n o sede: selecciona el almac&eacute;n, nave o delegaci&oacute;n donde se encuentra el art&iacute;culo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Descripci&oacute;n o notas: a&ntilde;ade detalles como potencia, capacidad, peso o accesorios incluidos. 
</li>
</ul>
Una vez completado el formulario, haz clic en &ldquo;Guardar&rdquo;. El sistema registrar&aacute; el producto autom&aacute;ticamente y lo mostrar&aacute; en la vista general del inventario, listo para ser utilizado en contratos o presupuestos.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Paso 2: Clasifica tus productos por categor&iacute;as</h2>
El m&oacute;dulo de Inventario permite organizar los productos por categor&iacute;as, algo clave cuando tu cat&aacute;logo empieza a crecer.
Algunas categor&iacute;as recomendadas son:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Herramientas el&eacute;ctricas 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Maquinaria de obra 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Climatizaci&oacute;n y pintura 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Transporte y veh&iacute;culos 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Elevaci&oacute;n y carga 
</li>
</ul>
Una vez creadas las categor&iacute;as, podr&aacute;s asignarlas f&aacute;cilmente a cada producto nuevo. Esto te permitir&aacute; filtrar art&iacute;culos, generar informes por tipo de producto y aplicar condiciones espec&iacute;ficas a cada grupo.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Paso 3: A&ntilde;ade la ubicaci&oacute;n del producto</h2>
Una de las grandes ventajas del ERP de elgestionador.com es la posibilidad de asignar ubicaciones o sedes a cada producto.
Si tu empresa cuenta con varios almacenes o delegaciones, podr&aacute;s gestionar inventarios independientes y conocer con precisi&oacute;n d&oacute;nde se encuentra cada equipo.
Para ello, en el formulario de alta del producto, busca el campo &ldquo;Ubicaci&oacute;n&rdquo; y selecciona la sede correspondiente. Si a&uacute;n no la tienes creada, puedes a&ntilde;adirla directamente desde el men&uacute; Configuraci&oacute;n &rarr; Sedes y almacenes.
Esta funci&oacute;n es especialmente &uacute;til cuando tienes equipos que se mueven entre obras o delegaciones, ya que te permite mantener un registro exacto de su posici&oacute;n actual y su historial de movimientos.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Paso 4: Configura los precios y tarifas de alquiler</h2>
En el campo de Precio de alquiler, puedes definir la tarifa est&aacute;ndar que se aplicar&aacute; por cada producto.
Dependiendo de c&oacute;mo trabajes, puedes establecer precios por:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
D&iacute;a, para equipos de alta rotaci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Semana, para maquinaria de uso medio. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Mes, para alquileres de larga duraci&oacute;n. 
</li>
</ul>
Adem&aacute;s, si tu negocio aplica precios diferentes seg&uacute;n cliente o tipo de contrato, podr&aacute;s personalizar esas tarifas desde el m&oacute;dulo de Operaciones o Contratos, sin tener que modificar el inventario base.
&nbsp;Sugerencia: Mant&eacute;n tus precios actualizados y homog&eacute;neos. Si actualizas una tarifa, revisa las de productos similares para mantener coherencia en el cat&aacute;logo.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-6">Paso 5: Agrega detalles t&eacute;cnicos y notas personalizadas</h2>
El campo de Descripci&oacute;n o notas te permite incluir informaci&oacute;n adicional que puede resultar &uacute;til tanto para ti como para tus empleados.
Por ejemplo:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Potencia o capacidad del equipo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Tipo de energ&iacute;a o combustible. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Accesorios incluidos (mangueras, brocas, extensiones). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Instrucciones b&aacute;sicas de uso o precauciones. 
</li>
</ul>
Este apartado ayuda a que cualquier usuario que acceda al sistema entienda qu&eacute; caracter&iacute;sticas tiene el producto sin necesidad de buscar manuales o fichas externas.
Adem&aacute;s, puedes incluir palabras clave internas (como &ldquo;el&eacute;ctrico&rdquo;, &ldquo;di&eacute;sel&rdquo;, &ldquo;obra ligera&rdquo;) para facilitar las b&uacute;squedas en el inventario.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-7">Paso 6: Guarda y verifica el registro</h2>
Antes de finalizar, revisa que todos los datos est&eacute;n correctos. Una vez que hagas clic en &ldquo;Guardar&rdquo;, el producto quedar&aacute; registrado en el inventario y visible en el panel principal.
Desde ah&iacute;, podr&aacute;s:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Filtrarlo por categor&iacute;a o ubicaci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Consultar su disponibilidad. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
A&ntilde;adirlo a contratos activos o presupuestos. 
</li>
</ul>
Cada producto que das de alta se convierte autom&aacute;ticamente en parte del sistema central del ERP, lo que significa que cualquier acci&oacute;n posterior &mdash;como un contrato o devoluci&oacute;n&mdash; actualizar&aacute; su estado en tiempo real.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-8">Paso 7: Comprueba el estado de los productos desde la vista general</h2>
En el panel de inventario, cada art&iacute;culo tiene asociado un estado visual para saber en qu&eacute; punto se encuentra entre otros:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Disponible: listo para alquilar. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Alquilado: actualmente en uso por un cliente. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Reservado: pendiente de entrega o con contrato futuro. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Fuera de servicio: bloqueado temporalmente (revisi&oacute;n, limpieza o aver&iacute;a). 
</li>
</ul>
Estos indicadores cambian autom&aacute;ticamente seg&uacute;n las operaciones registradas en otros m&oacute;dulos. As&iacute;, no tendr&aacute;s que actualizar el inventario manualmente cada vez que un equipo salga o regrese.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-9">Paso 8: Importa productos de forma masiva (opcional)</h2>
Si tu empresa maneja un gran n&uacute;mero de art&iacute;culos, puedes cargar el inventario de manera masiva.
Desde el men&uacute; superior del m&oacute;dulo, selecciona la opci&oacute;n &ldquo;Importar productos&rdquo; y descarga la plantilla en formato Excel o CSV. Completa los campos siguiendo las instrucciones incluidas (nombre, categor&iacute;a, cantidad, precio, ubicaci&oacute;n) y vuelve a subir el archivo al sistema.
El ERP procesar&aacute; la informaci&oacute;n autom&aacute;ticamente y crear&aacute; todos los registros en bloque, manteniendo el formato unificado.
&nbsp;Truco: Antes de importar, revisa que los nombres de las categor&iacute;as coincidan exactamente con los existentes en el sistema, para evitar errores durante la carga.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-10">Paso 9: Edita o elimina productos cuando sea necesario</h2>
En la gesti&oacute;n diaria, es normal que algunos productos se vendan, se sustituyan o dejen de formar parte del cat&aacute;logo.
Desde la vista general del inventario, puedes hacer clic en el icono de editar para modificar los datos de cualquier art&iacute;culo. Tambi&eacute;n puedes usar la opci&oacute;n eliminar si deseas retirarlo definitivamente del sistema.
Recuerda que al eliminar un producto se borrar&aacute;n sus datos hist&oacute;ricos, por lo que se recomienda hacerlo solo si el equipo ya no forma parte de tu operativa.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-11">Paso 10: Genera informes de tu inventario</h2>
El m&oacute;dulo de Inventario tambi&eacute;n permite generar informes detallados que te ayudan a analizar el rendimiento de tus productos.
Desde la opci&oacute;n &ldquo;Informes&rdquo;, podr&aacute;s consultar:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Total de art&iacute;culos activos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Equipos con m&aacute;s alquileres. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Productos con menos rotaci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Ingresos por categor&iacute;a. 
</li>
</ul>
Estos datos te permitir&aacute;n detectar qu&eacute; art&iacute;culos son m&aacute;s rentables, cu&aacute;les podr&iacute;as retirar y qu&eacute; &aacute;reas necesitan nuevas adquisiciones.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-12">Ventajas de usar el m&oacute;dulo Inventario de elgestionador.com</h2>
Dar de alta los productos correctamente es solo el primer paso para disfrutar de todas las ventajas que ofrece el sistema. Entre las m&aacute;s destacadas est&aacute;n:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Control total en tiempo real: cada movimiento se refleja autom&aacute;ticamente en todos los m&oacute;dulos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Reducci&oacute;n de errores: evita duplicidades y p&eacute;rdidas de informaci&oacute;n. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Centralizaci&oacute;n de datos: todo tu cat&aacute;logo se gestiona desde un mismo lugar. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Accesibilidad desde la nube: consulta el inventario desde cualquier dispositivo. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Escalabilidad: el sistema crece contigo a medida que ampl&iacute;as tu flota o cat&aacute;logo. 
</li>
</ul>
Adem&aacute;s, al estar completamente conectado con Operaciones, Compras y Facturaci&oacute;n, el inventario act&uacute;a como el eje central de toda la gesti&oacute;n, garantizando coherencia y eficiencia.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-13">Conclusi&oacute;n: tu inventario, tu punto de control</h2>
El inventario no es solo un registro: es la base sobre la que se construye la eficiencia operativa de una empresa de alquiler.
Saber c&oacute;mo dar de alta inventario ERP alquiler correctamente te permitir&aacute; mantener una visi&oacute;n clara y actualizada de tu negocio. Con las instrucciones detalladas para cargar productos y maquinaria en el m&oacute;dulo de inventario del ERP, podr&aacute;s registrar tu cat&aacute;logo en minutos y tenerlo siempre listo para trabajar de forma profesional.</body></html>