Cómo hacer una factura proforma de alquiler: guía legal y plantilla descargable

Índice

Qué es exactamente una factura proforma y qué NO es
Como hacer una factura proforma alquiler guía plantilla: el contenido correcto
Cómo elgestionador.com genera la factura proforma automáticamente
Comparativa: gestión de la factura proforma sin sistema vs. con elgestionador.com
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma en el alquiler
Conclusión: saber cómo hacer una factura proforma correcta en el alquiler agiliza el proceso comercial con clientes corporativos y evita problemas fiscales por documentos mal etiquetados

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd">
<html><body><p dir="ltr">Saber c&oacute;mo hacer una factura proforma de alquiler es una competencia pr&aacute;ctica que muchos propietarios de empresas de alquiler necesitan cuando trabajan con clientes corporativos, con departamentos de compras que exigen aprobaci&oacute;n previa del gasto, o con organismos p&uacute;blicos que requieren un documento formal antes de autorizar el pago. La factura proforma de alquiler es un documento pre-comercial &mdash; no es una factura fiscal, no genera obligaci&oacute;n tributaria, no modifica la contabilidad de ninguna de las partes &mdash; que sirve para que el cliente conozca exactamente qu&eacute; se le va a cobrar, en qu&eacute; condiciones y con qu&eacute; IVA, antes de que se firme el contrato y antes de que el servicio se preste. Entender c&oacute;mo hacer una factura proforma correcta para el alquiler implica saber qu&eacute; elementos incluir, qu&eacute; menciones obligatorias debe llevar para que no se confunda con una factura fiscal, y c&oacute;mo integrar su emisi&oacute;n en el flujo comercial del ERP sin trabajo manual adicional.</p>
<p dir="ltr">Para los propietarios de empresas de alquiler de veh&iacute;culos, maquinaria, equipos de sonido, caravanas u otros activos, la factura proforma tiene un papel concreto en el ciclo comercial: es el documento que el cliente corporativo necesita para conseguir la aprobaci&oacute;n interna del gasto antes de firmar el contrato, y es la referencia que evita disputas sobre el precio acordado cuando llega la factura definitiva. En <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a>, la factura proforma se genera autom&aacute;ticamente desde el presupuesto del contrato &mdash; con todos los campos correctos y la menci&oacute;n obligatoria de "PROFORMA" que la distingue de la factura fiscal &mdash;, sin ning&uacute;n trabajo manual adicional. La referencia normativa es el<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> Real Decreto 1619/2012</a>. Si quieres entender c&oacute;mo hacer la factura definitiva que sustituye a la proforma una vez prestado el servicio, el art&iacute;culo de nuestro blog sobre<a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-facturacion/como-hacer-una-factura-de-alquiler-de-vehiculos-plantilla-campos-y-normativa-vigente"> c&oacute;mo hacer una factura de alquiler de veh&iacute;culos: plantilla, campos y normativa vigente</a> proporciona esa continuaci&oacute;n.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Qu&eacute; es exactamente una factura proforma y qu&eacute; NO es</h2>
<h3 dir="ltr">La definici&oacute;n que evita confusiones costosas</h3>
<p dir="ltr">La factura proforma es un documento comercial que tiene la apariencia visual de una factura &mdash; incluye los datos del emisor, los datos del receptor, la descripci&oacute;n del servicio, los importes y el IVA &mdash;, pero que no es una factura fiscal. No tiene n&uacute;mero de factura de la serie oficial, no genera deuda tributaria de IVA para ninguna de las partes, y no puede presentarse como justificante de gasto deducible ante Hacienda.</p>
<p dir="ltr">La menci&oacute;n de "FACTURA PROFORMA" &mdash; visible, en lugar destacado, que no admite confusi&oacute;n &mdash; es el elemento que distingue el documento de una factura fiscal y que protege a la empresa emisora de que el cliente la use como tal.</p>
<h3 dir="ltr">Lo que la factura proforma S&Iacute; puede hacer en el alquiler</h3>
<p dir="ltr">En el ciclo comercial de una empresa de alquiler, la factura proforma tiene cuatro funciones leg&iacute;timas:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Facilitar la aprobaci&oacute;n interna del gasto en clientes corporativos con departamentos de compras que necesitan un documento formal para autorizar el pago antes de que el servicio se preste.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Documentar las condiciones acordadas antes de firmar el contrato &mdash; precio por d&iacute;a, per&iacute;odo, condiciones de la tarifa, IVA aplicable, cargos adicionales previstos &mdash;, reduciendo el riesgo de disputas cuando llegue la factura definitiva.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Cumplir los requisitos de organismos p&uacute;blicos &mdash; ayuntamientos, universidades, organismos aut&oacute;nomos &mdash; que solicitan una proforma antes de tramitar la orden de pago o el expediente de contrataci&oacute;n.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Servir de presupuesto formal cuando el cliente solicita un formato m&aacute;s estructurado que un email con los precios.<br><br></p>
</li>
</ol>
<h3 dir="ltr">Lo que la factura proforma NO puede hacer</h3>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">No puede sustituir a la factura fiscal. El cliente que recibe una proforma y no recibe despu&eacute;s la factura definitiva no tiene justificante fiscal del gasto.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">No puede deducirse su IVA. La proforma no genera derecho a deducci&oacute;n del IVA para el cliente &mdash; ese derecho solo lo genera la factura fiscal.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">No puede registrarse en la contabilidad de ninguna de las partes como ingreso o gasto. La proforma no existe fiscalmente.<br><br></p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">No puede incluirse en la serie de numeraci&oacute;n de las facturas. Si se numerara como una factura m&aacute;s, Hacienda podr&iacute;a considerarla una factura real, con las correspondientes implicaciones fiscales.<br><br></p>
</li>
</ol>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Como hacer una factura proforma alquiler gu&iacute;a plantilla: el contenido correcto</h2>
<h3 dir="ltr">Los elementos que debe incluir la factura proforma de alquiler</h3>
<h4 dir="ltr">Elemento 1: la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" &mdash; el elemento m&aacute;s importante</h4>
<p dir="ltr">El primer requisito de c&oacute;mo hacer una factura proforma correctamente es que el documento incluya de forma visible e inequ&iacute;voca la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" o simplemente "PROFORMA". Esa menci&oacute;n debe aparecer:</p>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">En la parte superior del documento, en un tama&ntilde;o de letra que la haga claramente visible.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">O bien en el encabezado donde normalmente ir&iacute;a el t&iacute;tulo "FACTURA".</p>
</li>
</ul>
<p dir="ltr">Sin esa menci&oacute;n, el documento es indistinguible de una factura fiscal &mdash; con todos los riesgos que eso conlleva para el cliente que podr&iacute;a usarla incorrectamente en su contabilidad y para la empresa que podr&iacute;a ser requerida a declararla.</p>
<h4 dir="ltr">Elemento 2: los datos del emisor</h4>
<p dir="ltr">La factura proforma debe identificar a la empresa arrendadora con los mismos datos que una factura ordinaria:</p>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Raz&oacute;n social o nombre completo.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">NIF.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Domicilio fiscal.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Datos de contacto &mdash; email, tel&eacute;fono.</p>
</li>
</ul>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, esos datos se incorporan autom&aacute;ticamente desde el perfil de la empresa configurado en el sistema.</p>
<h4 dir="ltr">Elemento 3: los datos del destinatario</h4>
<p dir="ltr">La factura proforma debe identificar al cliente que la ha solicitado:</p>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Nombre o raz&oacute;n social.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">NIF o CIF.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Domicilio de facturaci&oacute;n.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Persona de contacto si aplica &mdash; el responsable del departamento de compras que la ha solicitado.</p>
</li>
</ul>
<h4 dir="ltr">Elemento 4: la descripci&oacute;n completa del servicio de alquiler</h4>
<p dir="ltr">La descripci&oacute;n del servicio en la factura proforma de alquiler debe ser tan detallada como la de la factura definitiva &mdash; porque el objetivo del documento es precisamente que el cliente sepa exactamente qu&eacute; se le va a cobrar:</p>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">El tipo de activo &mdash; la furgoneta, la excavadora, el patinete, la caravana.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">El per&iacute;odo de alquiler previsto &mdash; las fechas de inicio y fin.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">La tarifa &mdash; el precio por d&iacute;a, por semana o por el per&iacute;odo completo.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Los cargos adicionales previstos &mdash; el l&iacute;mite de kilometraje y el precio por kil&oacute;metro adicional, el cargo por combustible si aplica, el seguro si es un coste separado.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Cualquier condici&oacute;n especial acordada &mdash; descuentos por volumen, condiciones de cancelaci&oacute;n.</p>
</li>
</ol>
<h4 dir="ltr">Elemento 5: los importes con desglose de IVA</h4>
<p dir="ltr">Aunque la proforma no genera obligaci&oacute;n fiscal de IVA, debe incluir el desglose correcto de base imponible e IVA para que el cliente pueda hacer la aprobaci&oacute;n interna por el importe total que finalmente se le facturar&aacute;:</p>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Base imponible.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Tipo de IVA aplicable (21 % para el alquiler de veh&iacute;culos y equipos en Espa&ntilde;a).</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Cuota de IVA.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Total previsto &mdash; el importe que el cliente puede esperar recibir en la factura definitiva.</p>
</li>
</ul>
<h4 dir="ltr">Elemento 6: la validez temporal de la proforma</h4>
<p dir="ltr">La factura proforma puede incluir una fecha de validez &mdash; "esta proforma es v&aacute;lida hasta el DD/MM/AAAA" &mdash;, que es especialmente &uacute;til cuando los precios pueden cambiar o cuando la disponibilidad del activo es limitada. En el alquiler de veh&iacute;culos o equipos con alta rotaci&oacute;n, incluir una fecha de validez evita que el cliente presente la proforma meses despu&eacute;s exigiendo los precios de un presupuesto ya caducado.</p>
<h4 dir="ltr">Elemento 7: las condiciones de pago y el anticipo requerido</h4>
<p dir="ltr">Si la empresa exige un anticipo para confirmar la reserva, la factura proforma puede incluir las condiciones de pago &mdash; "anticipo del 30 % a la confirmaci&oacute;n del contrato, saldo restante antes de la entrega del veh&iacute;culo" &mdash;, para que el cliente conozca las condiciones completas al solicitar la aprobaci&oacute;n interna.</p>
<h3 dir="ltr">La estructura visual de la plantilla de factura proforma de alquiler</h3>
<p dir="ltr">Una plantilla de factura proforma de alquiler correctamente estructurada tiene este aspecto:</p>
<p dir="ltr">&nbsp;</p>
<hr>
<p>&nbsp;</p>
<p dir="ltr">FACTURA PROFORMA &larr; en lugar destacado, no confundible</p>
<p dir="ltr">Fecha de emisi&oacute;n: DD/MM/AAAA<br>V&aacute;lida hasta: DD/MM/AAAA</p>
<p dir="ltr">EMISOR:<br>Raz&oacute;n social | NIF | Domicilio | Contacto</p>
<p dir="ltr">DESTINATARIO:<br>Raz&oacute;n social | NIF | Domicilio | Contacto</p>
<p dir="ltr">DESCRIPCI&Oacute;N DEL SERVICIO:</p>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="208"><col width="147"><col width="117"><col width="71"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Concepto</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Per&iacute;odo</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Precio unitario</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Importe</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Alquiler furgoneta [matr&iacute;cula]</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">1 al 10 octubre 2026</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">85 &euro;/d&iacute;a</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">850,00 &euro;</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">L&iacute;mite 1.000 km incluidos</p>
</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>
<p dir="ltr">0,00 &euro;</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Exceso estimado 200 km</p>
</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>
<p dir="ltr">0,15 &euro;/km</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">30,00 &euro;</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<p dir="ltr">Base imponible: 880,00 &euro;<br>IVA 21 %: 184,80 &euro;<br>TOTAL ESTIMADO: 1.064,80 &euro;</p>
<p dir="ltr">Este documento es una factura proforma sin efectos fiscales. No constituye una factura. La factura definitiva se emitir&aacute; tras la prestaci&oacute;n del servicio.</p>
<p dir="ltr">&nbsp;</p>
<hr>
<p>&nbsp;</p>
<p dir="ltr">Esa nota final &mdash; "este documento es una factura proforma sin efectos fiscales" &mdash; es el complemento de la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" del encabezado y refuerza que el cliente no puede usar el documento como justificante fiscal.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">C&oacute;mo elgestionador.com genera la factura proforma autom&aacute;ticamente</h2>
<h3 dir="ltr">La proforma generada desde el presupuesto del contrato</h3>
<p dir="ltr">En elgestionador.com, cuando el responsable comercial prepara el presupuesto de un contrato de alquiler para un cliente corporativo, puede generar la factura proforma en un clic desde ese presupuesto: el sistema toma los datos del activo, el per&iacute;odo, la tarifa y los cargos adicionales configurados, y genera el documento con la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" en el encabezado, el desglose de base imponible e IVA, la nota de que no tiene efectos fiscales, y la fecha de validez configurable.</p>
<p dir="ltr">Ese proceso &mdash; que en la gesti&oacute;n manual requiere abrir una plantilla en Word, rellenar todos los campos, calcular el IVA y enviarlo por correo &mdash;, ocurre en elgestionador.com en menos de treinta segundos.</p>
<h3 dir="ltr">La conversi&oacute;n de la proforma en factura definitiva al cierre del contrato</h3>
<p dir="ltr">Cuando el servicio de alquiler ha sido prestado y el contrato se cierra en elgestionador.com, la factura definitiva se genera autom&aacute;ticamente &mdash; con los datos reales del per&iacute;odo de uso, el kilometraje real si difiere del estimado, y cualquier cargo adicional registrado en el protocolo de devoluci&oacute;n. Esa factura definitiva es la que sustituye a la proforma como documento fiscal, con su n&uacute;mero de la serie de facturas y todos los efectos tributarios correspondientes.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">Comparativa: gesti&oacute;n de la factura proforma sin sistema vs. con elgestionador.com</h2>
<div dir="ltr" align="left">
<table><colgroup><col width="182"><col width="180"><col width="240"></colgroup>
<tbody>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Proceso de la proforma</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin sistema</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Con elgestionador.com</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Generaci&oacute;n del documento</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Plantilla Word con campos rellenados a mano</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tica desde el presupuesto del contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" visible</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Dependiente de la plantilla usada</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Incluida autom&aacute;ticamente en todos los documentos proforma</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Desglose de base imponible e IVA</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Calculado manualmente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Calculado autom&aacute;ticamente desde la tarifa configurada</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Fecha de validez</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual o sin incluir</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Configurable en el sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Env&iacute;o al cliente</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Manual por correo electr&oacute;nico</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tico desde el sistema</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Conversi&oacute;n en factura definitiva al cierre</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Proceso manual separado</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Autom&aacute;tico al registrar el cierre del contrato</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p dir="ltr">Vinculaci&oacute;n al expediente del contrato</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">Sin vinculaci&oacute;n sistem&aacute;tica</p>
</td>
<td>
<p dir="ltr">En el expediente del contrato, junto a todos sus documentos</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Preguntas frecuentes sobre la factura proforma en el alquiler</h2>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede el cliente reclamar el precio de la proforma si la factura definitiva es diferente?</h3>
<p dir="ltr">El precio de la proforma es una estimaci&oacute;n de lo que se va a cobrar, no un precio fijo definitivo. Si hay diferencias entre la proforma y la factura definitiva &mdash; por ejemplo, porque el cliente us&oacute; m&aacute;s kil&oacute;metros de los estimados &mdash;, esas diferencias deben estar justificadas por los datos reales del contrato. La buena pr&aacute;ctica es explicitar en la proforma qu&eacute; elementos son estimados y qu&eacute; elementos son fijos, para que el cliente tenga expectativas correctas.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;La factura proforma tiene que tener n&uacute;mero?</h3>
<p dir="ltr">No. La factura proforma no debe numerarse con la serie de facturas fiscales. Puede tener una referencia interna de presupuesto &mdash; "PRO-2026-045" &mdash;, pero esa referencia nunca debe confundirse con la numeraci&oacute;n fiscal de las facturas ordinarias.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede Hacienda considerar una proforma como factura fiscal?</h3>
<p dir="ltr">Si la proforma incluye todos los elementos de una factura fiscal &mdash; numeraci&oacute;n de la serie de facturas, datos completos del emisor y receptor, desglose de IVA &mdash; pero no tiene la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA", Hacienda puede considerar que es una factura fiscal con todos sus efectos tributarios. Por eso la menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" es el elemento m&aacute;s cr&iacute;tico del documento.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;Puede la empresa de alquiler usar la proforma como anticipo de cobro?</h3>
<p dir="ltr">No. Si la empresa quiere cobrar un anticipo antes de prestar el servicio, debe emitir una factura de anticipo &mdash; que s&iacute; es un documento fiscal con todos sus efectos tributarios &mdash;, no una proforma. La proforma es solo un documento de informaci&oacute;n previo al cobro.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Conclusi&oacute;n: saber c&oacute;mo hacer una factura proforma correcta en el alquiler agiliza el proceso comercial con clientes corporativos y evita problemas fiscales por documentos mal etiquetados</h2>
<p dir="ltr">Saber c&oacute;mo hacer una factura proforma de alquiler con la menci&oacute;n correcta, el desglose de IVA y la nota de que no tiene efectos fiscales es la diferencia entre un documento que facilita la aprobaci&oacute;n interna del cliente sin fricciones y un documento que puede crear confusi&oacute;n fiscal. Con elgestionador.com, esa proforma se genera autom&aacute;ticamente desde el presupuesto del contrato, se env&iacute;a al cliente en segundos y se convierte en la factura definitiva al cierre del contrato sin ning&uacute;n trabajo manual adicional.</p>
<p dir="ltr">elgestionador.com proporciona esa gesti&oacute;n correcta de la factura proforma integrada en el ERP especializado en alquiler: generaci&oacute;n autom&aacute;tica desde el presupuesto, menci&oacute;n "FACTURA PROFORMA" incluida autom&aacute;ticamente, desglose de IVA calculado, fecha de validez configurable, env&iacute;o autom&aacute;tico al cliente, y conversi&oacute;n en factura definitiva al cierre del contrato conforme al<a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696"> RD 1619/2012</a>. Estamos aqu&iacute; para acompa&ntilde;arte en ese proceso.</p>
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