Cómo contabilizar el alquiler de una empresa paso a paso: guía práctica para registrar tus gastos correctamente

Índice

Por qué es importante contabilizar correctamente el alquiler de una empresa
Qué cuentas contables se usan para registrar el alquiler
Contabilizar alquiler de tu empresa: paso a paso
Cómo registrar contablemente el alquiler de una oficina o local en una empresa
Diferencias entre alquiler de inmuebles y alquiler de mobiliario o equipos
Qué ocurre con el IVA en los alquileres de empresa
Cómo automatizar la contabilización del alquiler con un ERP
Consejos para una contabilización del alquiler eficiente
Ejemplo de contabilización de varios alquileres en una empresa
Cómo registrar alquileres en diferentes cuentas contables
Qué hacer con los alquileres pagados por adelantado
Cómo reflejar el alquiler en los estados contables
Alquilar equipos con elgestionador.com
¿Necesitas un software de gestión?

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<html><body>Contabilizar el alquiler de una oficina, local o nave industrial es una de las operaciones m&aacute;s comunes dentro de la gesti&oacute;n contable de una empresa. Sin embargo, tambi&eacute;n es una de las que m&aacute;s dudas genera: &iquest;qu&eacute; cuenta contable se utiliza? &iquest;c&oacute;mo se registra el IVA? &iquest;qu&eacute; diferencias existen entre un alquiler de inmueble y un leasing?
Llevar correctamente la contabilidad de los alquileres no solo permite cumplir con las obligaciones fiscales, sino tambi&eacute;n mantener una imagen fiel de la situaci&oacute;n financiera del negocio. Un registro err&oacute;neo puede afectar al balance, a los resultados del ejercicio e incluso a la deducci&oacute;n del gasto.
En esta gu&iacute;a pr&aacute;ctica, te explicamos c&oacute;mo contabilizar el alquiler de una empresa paso a paso, qu&eacute; cuentas utilizar seg&uacute;n el tipo de contrato, c&oacute;mo registrar los pagos y qu&eacute; debes tener en cuenta en relaci&oacute;n con el IVA, la retenci&oacute;n del IRPF y la normativa vigente.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">Por qu&eacute; es importante contabilizar correctamente el alquiler de una empresa</h2>
Registrar adecuadamente el alquiler en la contabilidad es fundamental por varias razones. En primer lugar, porque representa un gasto habitual que afecta directamente al resultado del ejercicio. En segundo lugar, porque suele implicar impuestos y retenciones que deben declararse correctamente ante la Agencia Tributaria.
Una contabilizaci&oacute;n incorrecta puede tener consecuencias como errores en la presentaci&oacute;n de los modelos fiscales, deducciones indebidas o incluso sanciones. Adem&aacute;s, el registro contable del alquiler permite conocer el gasto real de la empresa y analizar su rentabilidad.
Tener un sistema automatizado, como un software ERP especializado en gesti&oacute;n para empresas de alquiler, facilita esta tarea. Programas como <a href="http://elgestionador.com">elgestionador.com</a> integran los m&oacute;dulos de facturaci&oacute;n, operaciones y contabilidad, asegurando que <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-elgestionadorcom/mejora-tus-margenes-con-una-solucion-que-optimiza-inventario-operaciones-compras">todos los movimientos se registren de manera autom&aacute;tica</a> y coherente con las normas contables vigentes.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">Qu&eacute; cuentas contables se usan para registrar el alquiler</h2>
En el <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19884">Plan General de Contabilidad (PGC)</a> espa&ntilde;ol, el alquiler de bienes inmuebles se contabiliza normalmente dentro del grupo 62, que agrupa los "Servicios exteriores". En concreto:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cuenta 621 &ndash; Arrendamientos y c&aacute;nones: se utiliza para registrar el importe del alquiler de locales, oficinas o naves. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cuenta 472 &ndash; Hacienda P&uacute;blica, IVA soportado: recoge el IVA deducible asociado al alquiler, siempre que este sea deducible seg&uacute;n la actividad. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cuenta 4751 &ndash; Hacienda P&uacute;blica, acreedora por retenciones practicadas: se usa si el arrendador es una persona f&iacute;sica a la que se le debe practicar una retenci&oacute;n de IRPF. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Cuenta 410 &ndash; Acreedores por prestaciones de servicios: refleja la deuda con el arrendador hasta que se paga el alquiler. 
</li>
</ul>
Estas son las principales cuentas involucradas, aunque en determinados casos pueden intervenir otras, como la 572 (Bancos) o la 629 (Otros servicios), dependiendo de la naturaleza del contrato y del m&eacute;todo de pago.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">Contabilizar alquiler de tu empresa: paso a paso</h2>
A continuaci&oacute;n, te explicamos c&oacute;mo registrar contablemente el alquiler de una empresa, paso a paso, siguiendo un ejemplo pr&aacute;ctico.
<h3 dir="ltr">Paso 1: Registrar la factura del alquiler</h3>
Supongamos que tu empresa alquila una oficina y recibe una factura mensual de 1.000 &euro; + 21 % de IVA (210 &euro;). Adem&aacute;s, se debe practicar una retenci&oacute;n del 19 % de IRPF (190 &euro;) porque el arrendador es una persona f&iacute;sica.
El asiento contable ser&iacute;a el siguiente:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(621) Arrendamientos y c&aacute;nones &rarr; 1.000 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(472) Hacienda P&uacute;blica, IVA soportado &rarr; 210 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(4751) Hacienda P&uacute;blica, acreedora por retenciones practicadas &rarr; 190 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(410) Acreedores por prestaciones de servicios &rarr; 1.020 &euro; 
</li>
</ul>
Este asiento refleja el gasto del alquiler (cuenta 621), el IVA deducible (472) y la retenci&oacute;n a practicar (4751). El importe pendiente de pago al arrendador (410) corresponde al total menos la retenci&oacute;n, es decir, 1.020 &euro;.
<h3 dir="ltr">Paso 2: Registrar el pago del alquiler</h3>
Cuando se realiza el pago al arrendador, se contabiliza de la siguiente forma:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(410) Acreedores por prestaciones de servicios &rarr; 1.020 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
a (572) Bancos &rarr; 1.020 &euro; 
</li>
</ul>
El pago al arrendador se efect&uacute;a por el importe neto, ya que la retenci&oacute;n debe ingresarse posteriormente a Hacienda.
<h3 dir="ltr">Paso 3: Ingreso de la retenci&oacute;n a Hacienda</h3>
La retenci&oacute;n practicada (190 &euro;) se debe ingresar trimestralmente mediante el modelo 115. Cuando se realiza este pago, el asiento ser&iacute;a:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(4751) Hacienda P&uacute;blica, acreedora por retenciones practicadas &rarr; 190 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
a (572) Bancos &rarr; 190 &euro; 
</li>
</ul>
De esta forma, la empresa cumple con su obligaci&oacute;n fiscal de ingresar la retenci&oacute;n del IRPF.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">C&oacute;mo registrar contablemente el alquiler de una oficina o local en una empresa</h2>
El procedimiento contable puede variar ligeramente dependiendo de la naturaleza del inmueble y del contrato.
Si el alquiler se destina a una oficina o local de negocio, el tratamiento contable es el mismo que en el ejemplo anterior. En cambio, si se trata de un leasing o arrendamiento financiero, el registro se hace de forma diferente, ya que este tipo de contrato implica una opci&oacute;n de compra.
En el caso del leasing, el bien se reconoce como un activo (cuenta 213, instalaciones t&eacute;cnicas o 217, equipos) y el gasto se distribuye a lo largo de la vida &uacute;til del bien mediante amortizaci&oacute;n.
Por otro lado, si el alquiler incluye gastos adicionales como mantenimiento o suministros, estos se contabilizan en cuentas separadas (por ejemplo, 629 &ndash; Otros servicios o 628 &ndash; Suministros) para mantener un registro m&aacute;s preciso.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">Diferencias entre alquiler de inmuebles y alquiler de mobiliario o equipos</h2>
Es importante distinguir entre el alquiler de inmuebles y el alquiler de mobiliario, maquinaria o equipos, ya que el tratamiento contable y fiscal puede variar.
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
En el alquiler de inmuebles, se aplica retenci&oacute;n de IRPF si el arrendador es persona f&iacute;sica. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
En el alquiler de mobiliario o maquinaria, normalmente no se aplica retenci&oacute;n, salvo en casos espec&iacute;ficos. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
El IVA suele ser deducible en ambos casos, siempre que el bien alquilado est&eacute; relacionado directamente con la actividad empresarial. 
</li>
</ul>
Un ERP de gesti&oacute;n contable como elgestionador.com permite configurar distintos tipos de contratos y aplicar autom&aacute;ticamente las reglas fiscales y contables correspondientes, evitando errores y facilitando las declaraciones peri&oacute;dicas.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">Qu&eacute; ocurre con el IVA en los alquileres de empresa</h2>
El IVA del alquiler depende del tipo de inmueble y del uso que se le d&eacute;.
En general, el alquiler de locales comerciales o de oficinas est&aacute; sujeto a IVA al 21 %, salvo que el arrendador est&eacute; exento (por ejemplo, en el alquiler de viviendas).
La empresa arrendataria puede deducir el IVA soportado en sus declaraciones si el inmueble se utiliza para desarrollar su actividad. Para ello, debe disponer de una factura legalmente v&aacute;lida y cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria.
En la contabilidad, el IVA soportado se registra en la cuenta 472, y posteriormente se compensa con el IVA repercutido en el modelo 303 trimestral.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-6">C&oacute;mo automatizar la contabilizaci&oacute;n del alquiler con un ERP</h2>
Registrar manualmente cada factura de alquiler puede ser una tarea tediosa y propensa a errores, sobre todo cuando una empresa gestiona m&uacute;ltiples contratos o sedes. Por eso, muchas compa&ntilde;&iacute;as est&aacute;n optando por automatizar la contabilidad mediante soluciones digitales como elgestionador.com.
Este software ERP para empresas de alquiler permite vincular autom&aacute;ticamente las facturas de proveedores y arrendadores con los m&oacute;dulos de compras y contabilidad. As&iacute;, cada vez que se sube una factura, el sistema la registra con los asientos correspondientes, aplica el IVA y las retenciones seg&uacute;n la normativa y actualiza el balance en tiempo real.
Adem&aacute;s, el sistema puede generar recordatorios autom&aacute;ticos para el pago de retenciones, integrar la facturaci&oacute;n electr&oacute;nica (VeriFactu) y simplificar la presentaci&oacute;n de impuestos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que garantiza el cumplimiento legal y una trazabilidad completa de cada movimiento.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-7">Consejos para una contabilizaci&oacute;n del alquiler eficiente</h2>
<ol>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Verifica siempre el tipo de arrendador. Si es persona f&iacute;sica, aplica la retenci&oacute;n de IRPF; si es sociedad, no. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Conserva todas las facturas y contratos. Son esenciales para justificar el gasto y deducir el IVA. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Clasifica correctamente los gastos. Diferencia entre alquiler, suministros y mantenimiento. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Automatiza el proceso. Usa un ERP que integre contabilidad y compras para evitar errores. 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Revisa mensualmente los asientos. Aseg&uacute;rate de que no haya duplicidades ni errores de registro. 
</li>
</ol>
Una buena pr&aacute;ctica es revisar cada trimestre los gastos de arrendamiento, comparar su evoluci&oacute;n y analizar su impacto en los resultados. Esto ayuda a tomar decisiones estrat&eacute;gicas, como renegociar contratos o reducir costes fijos.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-8">Ejemplo de contabilizaci&oacute;n de varios alquileres en una empresa</h2>
Imaginemos una empresa con dos oficinas alquiladas: una en Madrid y otra en Valencia. Cada una tiene un contrato con condiciones diferentes.
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Madrid: 1.500 &euro; mensuales + IVA 21 % (315 &euro;) + retenci&oacute;n IRPF 19 % (285 &euro;). 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
Valencia: 900 &euro; mensuales + IVA 21 % (189 &euro;) sin retenci&oacute;n (el arrendador es una sociedad). 
</li>
</ul>
El sistema de elgestionador.com registra autom&aacute;ticamente los siguientes asientos:
Para Madrid:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(621) Arrendamientos y c&aacute;nones &rarr; 1.500 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(472) IVA soportado &rarr; 315 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(4751) Retenci&oacute;n IRPF &rarr; 285 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(410) Acreedor &rarr; 1.530 &euro; 
</li>
</ul>
Para Valencia:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(621) Arrendamientos y c&aacute;nones &rarr; 900 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(472) IVA soportado &rarr; 189 &euro; 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
(410) Acreedor &rarr; 1.089 &euro; 
</li>
</ul>
Al final del mes, el sistema muestra el gasto total consolidado y genera los informes necesarios para los modelos 115 y 303.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-9">C&oacute;mo registrar alquileres en diferentes cuentas contables</h2>
En empresas con varios tipos de alquiler (naves, oficinas, equipos, veh&iacute;culos), es recomendable utilizar subcuentas espec&iacute;ficas para mejorar la trazabilidad.
Por ejemplo:
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
6210001 &ndash; Alquiler oficina central 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
6210002 &ndash; Alquiler delegaci&oacute;n norte 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
6210003 &ndash; Alquiler almac&eacute;n 
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
6210004 &ndash; Alquiler equipos inform&aacute;ticos 
</li>
</ul>
Esto permite generar informes m&aacute;s detallados y analizar los gastos por &aacute;rea o centro de coste, lo que mejora la gesti&oacute;n presupuestaria y el control interno.
El ERP de elgestionador.com permite crear y personalizar estas subcuentas f&aacute;cilmente, vincul&aacute;ndolas a cada contrato o factura de proveedor.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-10">Qu&eacute; hacer con los alquileres pagados por adelantado</h2>
Si se paga un alquiler por adelantado (por ejemplo, seis meses o un a&ntilde;o), no se debe registrar todo el gasto en el mes del pago. En este caso, el importe se considera un gasto anticipado, que se va imputando mensualmente al resultado.
Para ello, se utiliza la cuenta 480 &ndash; Gastos anticipados, y se reclasifica mes a mes la parte correspondiente. Esta pr&aacute;ctica garantiza una contabilidad m&aacute;s ajustada a la realidad y evita distorsiones en los estados financieros.
&nbsp;
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-11">C&oacute;mo reflejar el alquiler en los estados contables</h2>
El gasto por alquiler aparece reflejado en la cuenta de resultados dentro del ep&iacute;grafe &ldquo;Otros gastos de explotaci&oacute;n&rdquo;, mientras que el IVA soportado y las retenciones se reflejan en el balance como cuentas de activo y pasivo, respectivamente.
De este modo, la empresa mantiene una imagen fiel de su situaci&oacute;n econ&oacute;mica, cumpliendo con los principios contables de devengo y prudencia.
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-12">Alquilar equipos con elgestionador.com</h2>
Con elgestionador.com podr&aacute;s administrar todos los alquileres de tus equipos, garantizando los mejores resultados, eficientes y bien mantenidos. Adem&aacute;s, nuestro equipo de expertos est&aacute; listo para asesorarte, asegurando que tu trabajo se realice de manera &oacute;ptima y sin interrupciones.
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-13">&iquest;Necesitas un software de gesti&oacute;n?</h2>
Contabilizar el alquiler correctamente no tiene por qu&eacute; ser una tarea compleja. Conocer las cuentas adecuadas, entender las implicaciones fiscales y utilizar una herramienta digital que automatice los registros te permitir&aacute; mantener tus libros al d&iacute;a sin esfuerzo.
El ERP de elgestionador.com est&aacute; dise&ntilde;ado precisamente para eso: simplificar la contabilidad de las empresas de alquiler y automatizar los procesos contables, desde la emisi&oacute;n de facturas hasta el registro de gastos, IVA y retenciones.
Si quieres reducir errores, ganar tiempo y tener una visi&oacute;n clara de tus gastos mensuales, da el paso hacia una gesti&oacute;n contable m&aacute;s moderna y eficiente.
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